TEKS SURAT

Perbedaan antara surat pribadi dan surat resmi terletak pada tujuan, isi, serta gaya penulisannya. Surat pribadi merupakan bentuk komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan maksud individu, seperti menanyakan kabar, menyampaikan perasaan, atau berbagi pengalaman dengan orang terdekat, seperti keluarga, sahabat, atau kenalan. Bahasa yang digunakan dalam surat pribadi cenderung lebih bebas, santai, dan ekspresif, tergantung pada kedekatan hubungan antara penulis dan penerima surat. Sementara itu, surat resmi ditulis atas nama lembaga atau organisasi, dan bertujuan untuk menyampaikan informasi atau permohonan yang berkaitan dengan kegiatan formal, seperti undangan rapat, pemberitahuan, atau pengajuan izin. Oleh karena itu, surat resmi harus menggunakan bahasa yang baku, sopan, dan mengikuti format penulisan yang sesuai dengan kaidah administrasi surat menyurat. Jika kamu ingin izin tidak masuk sekolah, menurutmu lebih tepat menulis surat kepada guru menggunakan gaya santai seperti ke teman atau dengan bahasa resmi? Mengapa?

Tujuan Pembelajaran:

1. Siswa diharapkan dapat pentingnya penggunaan bahasa yang santun dan sesuai dengan kaidah dan konteks dalam menulis surat.

2. Siswa diharapkan dapat menulis surat sesuai dengan struktur yang tepat, menggunakan kata sapaan yang sesuai, serta mematuhi kaidah bahasa baku dalam komunikasi tertulis yang formal maupun informal.

A. MENULIS PEMBUKA SURAT

Pembuka surat adalah bagian pertama dalam sebuah surat yang berfungsi untuk menyapa penerima surat dan memberikan pengantar tentang tujuan penulisan surat tersebut. Pembuka surat memberikan kesan pertama yang penting, karena dapat mempengaruhi bagaimana isi surat diterima oleh pembaca. Pembuka surat juga berfungsi untuk menciptakan suasana komunikasi yang ramah, sopan, dan sesuai dengan hubungan antara pengirim dan penerima surat. Dalam surat pribadi, pembuka surat biasanya lebih santai dan dekat, sedangkan dalam surat resmi, pembuka surat harus lebih formal dan mengikuti aturan yang berlaku.

Pembuka surat pribadi umumnya digunakan untuk menyapa dan menanyakan kabar penerima surat atau mengungkapkan perasaan pengirim. Pembuka surat pribadi biasanya lebih santai dan tidak terikat aturan yang ketat. Misalnya, jika seorang teman mengirim surat kepada temannya, ia bisa membuka suratnya dengan kalimat sapaan yang hangat dan penuh perhatian. Contohnya, "Hai, Ella, apa kabar? Sudah lama sekali aku tidak mendengar kabar darimu. Semoga kamu selalu bahagia dan mendapat banyak pengalaman di SMP barumu." Kalimat ini tidak hanya menyapa, tetapi juga menunjukkan perhatian terhadap keadaan penerima surat.

Berbeda dengan surat pribadi, pembuka surat resmi harus lebih formal dan sopan, sesuai dengan norma komunikasi dalam lingkup profesional atau administratif. Dalam surat resmi, pembuka surat umumnya diawali dengan kata sapaan yang menunjukkan rasa hormat dan sopan santun terhadap penerima surat, seperti "Yang Terhormat" atau "Bapak/Ibu". Misalnya, jika seorang siswa ingin menulis surat kepada kepala sekolah, pembuka suratnya bisa seperti ini: "Yang Terhormat, Bapak Kepala Sekolah SMP Bintang Indonesia, di tempat." Setelah pembuka ini, biasanya penulis surat akan memperkenalkan diri atau langsung menyatakan tujuan dari penulisan surat tersebut, seperti menyampaikan permohonan atau pemberitahuan.

Ada berbagai jenis pembuka surat yang bisa dipilih sesuai dengan tujuan surat tersebut. Beberapa jenis pembuka surat yang umum digunakan antara lain:

1. Menanyakan kabar. Contohnya; "Apa kabar? Semoga sehat selalu."

2. Mengungkapkan perasaan. Contoh: "Aku senang sekali mendengar kabar darimu."

3. Memperkenalkan diri. Misalnya: "Saya, Ganis, seorang siswa kelas tujuh di SMP Bintang Indonesia."

4. Menyatakan tujuan. Contoh: "Saya menulis surat ini untuk mengajukan permohonan izin."

5. Mengucapkan terima kasih. Contoh: "Terima kasih banyak atas perhatian dan waktu yang telah Bapak/Ibu berikan."

6. Meminta sesuatu atau membuat permohonan: Misalnya: "Dengan ini, saya ingin memohon izin untuk tidak mengikuti pelajaran olahraga karena kondisi kesehatan saya."

Pembuka surat memainkan peran penting dalam membentuk komunikasi yang efektif dan sopan, baik dalam surat pribadi maupun surat resmi. Dalam surat pribadi, pembuka surat cenderung lebih santai dan akrab, dengan menggunakan kalimat sapaan yang hangat untuk menanyakan kabar atau mengungkapkan perasaan. Sebaliknya, dalam surat resmi, pembuka surat harus lebih formal dan terstruktur, menggunakan kata sapaan yang menunjukkan rasa hormat seperti "Yang Terhormat" atau "Bapak/Ibu". Pemilihan jenis pembuka surat yang tepat, baik untuk menanyakan kabar, mengungkapkan perasaan, atau menyatakan tujuan, sangat penting untuk menciptakan komunikasi yang sesuai dengan konteks hubungan antara pengirim dan penerima surat.

B. PENGGUNAAN KATA SAPAAN

Kata sapaan adalah elemen penting dalam komunikasi tertulis, khususnya dalam surat-menyurat, karena dapat mencerminkan hubungan antara pengirim dan penerima surat. Dalam konteks komunikasi yang santun, pemilihan kata sapaan yang tepat sangat diperlukan agar pesan yang disampaikan tidak hanya jelas, tetapi juga mencerminkan rasa hormat dan kesopanan. Menyapa orang dengan cara yang sopan dan menggunakan kata sapaan yang sesuai dengan hubungan antara pembicara dan pendengar atau penerima surat adalah kunci untuk menciptakan komunikasi yang efektif. Misalnya, dalam surat pribadi, kata sapaan seperti "Hai", "Halo", atau "Selamat pagi" digunakan untuk menyapa teman atau orang yang akrab. Kalimat sapaan ini memberikan kesan yang lebih hangat dan informal, menyesuaikan dengan kedekatan hubungan antar pribadi.

Namun, dalam surat resmi, penggunaan kata sapaan harus lebih formal dan terstruktur. Untuk menyapa seseorang yang lebih dihormati atau dalam konteks yang lebih serius, kata sapaan seperti "Yang Terhormat", "Bapak/Ibu", atau "Saudara/Saudari" lebih umum digunakan. Kata sapaan ini menunjukkan rasa hormat terhadap posisi atau jabatan penerima surat, terutama jika surat tersebut ditujukan untuk pihak-pihak dalam lingkungan formal, seperti pejabat pemerintah, guru, atau atasan. Pemilihan kata sapaan ini sangat bergantung pada hubungan antara pengirim dan penerima surat, serta konteks komunikasi yang sedang berlangsung.

Pentingnya memilih kata sapaan yang tepat juga terkait dengan norma budaya dan etika komunikasi. Dalam masyarakat yang mengutamakan kesopanan, penggunaan kata sapaan yang sesuai tidak hanya memperlancar komunikasi, tetapi juga membangun citra positif bagi pengirim surat. Oleh karena itu, setiap surat harus mempertimbangkan siapa penerimanya dan bagaimana hubungan antara pengirim dengan penerima surat tersebut. Dengan memahami ragam kata sapaan yang tepat, komunikasi dapat berjalan dengan lebih baik, baik itu dalam komunikasi pribadi yang lebih santai maupun dalam komunikasi resmi yang membutuhkan keseriusan dan formalitas.

C. PRONOMINA (KATA GANTI)

Pronomina, atau yang lebih dikenal dengan sebutan kata ganti, adalah kata yang digunakan untuk menggantikan nomina atau kata benda dalam kalimat. Fungsi utama dari pronomina adalah untuk menghindari pengulangan kata benda yang sama secara terus-menerus dalam satu wacana, sehingga kalimat menjadi lebih efisien dan enak dibaca. Dalam komunikasi tertulis, termasuk surat-menyurat, penggunaan pronomina sangat penting agar pesan yang disampaikan tetap jelas namun tidak bertele-tele. Ada beberapa jenis pronomina yang digunakan dalam bahasa Indonesia, antara lain pronomina persona, pronomina penunjuk, dan pronomina penanya.

1. Pronomina Persona

Pronomina persona adalah jenis kata ganti yang mengacu pada orang, baik itu orang pertama, orang kedua, maupun orang ketiga. Pronomina orang pertama mengacu pada diri sendiri, seperti "saya", "aku", "kami", dan "kita". Misalnya, dalam surat pribadi seorang siswa kepada temannya, bisa digunakan kalimat, “Aku senang sekali mendapat kabar darimu.” Untuk orang kedua, digunakan kata seperti "kamu", "engkau", "Anda", dan "kalian", misalnya, “Apakah kamu sudah mengerjakan tugas itu?” Sedangkan pronomina orang ketiga mengacu pada orang yang dibicarakan, seperti "dia", "ia", "beliau", atau "mereka". Contohnya adalah, “Dia akan datang mewakili sekolah dalam lomba tersebut.” Penggunaan pronomina persona sangat penting dalam membangun hubungan antara penulis dan pembaca surat, serta menunjukkan tingkat keformalan komunikasi.

2. Pronomina Penunjuk

Jenis pronomina berikutnya adalah pronomina penunjuk, yaitu kata ganti yang digunakan untuk menunjuk tempat, benda, atau suatu keadaan. Pronomina ini dibagi menjadi beberapa bentuk, antara lain penunjuk umum seperti "ini" dan "itu", penunjuk tempat seperti "sini", "situ", dan "sana", serta penunjuk ihwal seperti "begini" dan "begitu". Misalnya, dalam sebuah surat resmi dapat ditulis, “Bersama surat ini kami lampirkan dokumen itu sebagai syarat administrasi.” Atau dalam surat pribadi, “Apakah kamu masih ingat tempat kita duduk waktu itu? Di sana sangat menyenangkan.” Penggunaan pronomina penunjuk membantu pembaca memahami objek atau konteks yang sedang dibicarakan tanpa perlu menyebutkan kata benda tersebut berulang kali.

3. Pronomina Penanya

Pronomina penanya adalah kata ganti yang digunakan untuk mengajukan pertanyaan. Pronomina ini umumnya digunakan dalam kalimat tanya dan mencakup kata-kata seperti "siapa", "apa", dan "mana". Pronomina penanya sangat berguna dalam surat yang berisi permintaan informasi atau klarifikasi. Contohnya, dalam pesan kepada guru, seorang siswa mungkin menulis, “Bu, siapa yang akan memimpin presentasi kelompok besok?” atau “Apa tugas yang harus kami kumpulkan minggu depan?” Pronomina ini berfungsi untuk menggali informasi yang spesifik dan membantu penulis surat menyampaikan maksudnya dengan jelas.

D. PENGGUNAAN BAHASA BAKU DAN TIDAK BAKU

Penggunaan bahasa baku, baik dalam komunikasi tertulis maupun lisan sangat penting, terutama dalam konteks formal seperti surat resmi, pidato, atau laporan. Bahasa baku adalah bentuk bahasa Indonesia yang sesuai dengan kaidah tata bahasa, ejaan, dan kosakata yang telah ditetapkan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) serta Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI). Bahasa baku digunakan untuk menjaga keseragaman, kejelasan, dan kesantunan dalam komunikasi, terutama dalam lingkungan pendidikan, pemerintahan, dan dunia profesional. Penggunaan bahasa yang tepat akan menunjukkan sikap hormat, cermat, dan berpendidikan dari si penutur atau penulis.

Sebaliknya, bahasa tidak baku sering digunakan dalam percakapan sehari-hari yang bersifat santai atau informal. Bahasa tidak baku biasanya muncul karena pengaruh kebiasaan bertutur, logat daerah, atau gaya bahasa remaja. Contoh penggunaan kata tidak baku antara lain "dibikin" (baku: dibuat), "dikurangin" (baku: dikurangi), atau "belom" (baku: belum). Kata-kata seperti ini memang dapat diterima dalam situasi informal, misalnya dalam obrolan bersama teman sebaya atau dalam surat pribadi yang santai. Namun, dalam surat resmi atau komunikasi yang memerlukan kesopanan tinggi, penggunaan bentuk baku sangat dianjurkan agar pesan yang disampaikan terdengar profesional dan tidak menimbulkan kesalahpahaman.

Penerapan bahasa baku juga mencerminkan kemampuan seseorang dalam berbahasa dengan baik dan benar. Misalnya, dalam surat resmi kepada kepala sekolah, siswa sebaiknya menulis, “Saya memohon izin tidak dapat mengikuti pelajaran karena ada keperluan keluarga,” bukan “Aku minta izin nggak bisa ikut pelajaran soalnya ada urusan keluarga.” Penggunaan kalimat dengan struktur baku dan kosakata yang tepat akan memberikan kesan sopan dan menunjukkan rasa hormat kepada penerima surat. Hal ini penting karena dalam komunikasi tertulis, tidak ada intonasi suara atau ekspresi wajah yang bisa memperkuat makna, sehingga pilihan kata menjadi sangat menentukan.

Contoh 1: Meminta izin tidak masuk sekolah

Kalimat Baku:

Saya memohon izin tidak dapat mengikuti pelajaran hari ini karena sedang sakit.

Kalimat Tidak Baku:

Aku minta izin nggak masuk sekolah hari ini soalnya lagi sakit.

Contoh 2: Menyampaikan ucapan terima kasih

Kalimat Baku:

Kami mengucapkan terima kasih atas bantuan yang telah diberikan kepada kami.

Kalimat Tidak Baku:

Makasih banget ya udah bantuin kami kemarin.

Contoh 3: Menyampaikan tujuan kegiatan

Kalimat Baku:

Kegiatan ini diselenggarakan dalam rangka memperingati Hari Kemerdekaan Republik Indonesia.

Kalimat Tidak Baku:

Acara ini diadain buat ngerayain hari kemerdekaan RI.

Contoh 4: Memberikan informasi kepada guru

Kalimat Baku:

Dengan hormat, saya ingin menanyakan apakah tugas tersebut dikumpulkan hari ini.

Kalimat Tidak Baku:

Pak, tugasnya dikumpulin hari ini nggak sih?

Contoh 5: Menyampaikan permohonan maaf

Kalimat Baku:

Kami mohon maaf atas ketidakhadiran kami dalam rapat tersebut.

Kalimat Tidak Baku:

Maaf ya, kami nggak bisa dateng ke rapat itu.

Kalimat-kalimat baku digunakan dalam surat resmi dan situasi formal, sedangkan kalimat tidak baku lebih sesuai untuk surat pribadi atau komunikasi santai. Pemilihan ragam bahasa harus disesuaikan dengan hubungan antara pengirim dan penerima surat, serta konteks situasi penulisannya. Dengan demikian, penting bagi kita untuk bisa membedakan kapan harus menggunakan bahasa baku dan kapan boleh memakai bahasa tidak baku. Penguasaan terhadap kedua ragam bahasa ini akan memudahkan kita dalam menyesuaikan cara berkomunikasi dengan lawan bicara atau pembaca surat, sesuai dengan konteks dan hubungan yang terjalin.

Selain itu, dalam menulis surat pribadi tetap memerlukan etika, meskipun gaya bahasa yang digunakan cenderung santai dan akrab. Umumnya, surat ini ditujukan kepada teman, saudara, atau orang tua, sehingga ekspresi perasaan bisa lebih bebas. Namun, menjaga kesantunan dalam pemilihan kata tetap menjadi keharusan. Misalnya, menghindari kata-kata kasar atau menyinggung perasaan penerima. Salam pembuka, isi yang hangat, serta salam penutup yang sopan perlu disusun dengan rapi agar kesan baik dapat tersampaikan. Mengungkapkan perhatian seperti menanyakan kabar atau mendoakan kebaikan menunjukkan sikap sopan yang patut diteladani.

Sementara dalam penulisan surat resmi juga menuntut penerapan etika yang lebih formal karena mewakili institusi atau organisasi tertentu. Bahasa baku, pilihan kata yang tepat, serta susunan kalimat yang sistematis menjadi hal yang sangat penting. Sapaan formal seperti “Yang Terhormat”, “Bapak/Ibu”, atau “Saudara/i” mencerminkan penghormatan kepada penerima surat. Struktur surat harus dibuat rapi, terdiri atas salam pembuka, pengenalan singkat, isi pokok, serta penutup yang sopan. Menghindari bahasa tidak baku dan singkatan tidak resmi menunjukkan profesionalisme serta menjunjung tinggi tata krama dalam komunikasi tertulis.