Kommunikation och lagring
i digitala tjänster läsåret 2021/2022
Göteborgs Stad Utbildningsförvaltningen
Kommunikation och lagring läsåret 21/22
Fokus inför hösten 2021 har varit bytet från kursgruppsaktiviteter i Hjärntorget till Google Classroom för det pedagogiska arbetet med elever. Övrig kommunikation och lagring av skolintern information (APT, personalrum, PIM mm) hanteras som tidigare – i det system som hittills använts på respektive enhet. Har enheten exempelvis personalrum och APT-anteckningar i Hjärntorget och/eller använt I: för gemensamma dokument är rådet att fortsätta med det under läsåret 2021/2022 för att få tid att förbereda ny digital hemvist inför hösten 2022.
Anledningen till detta är dels att skolenheterna ska få fokusera på att övergången till Classroom blir så bra som möjligt för lärare och elever, utan att samtidigt flytta övrig kommunikation och lagring till nya system - dels för att ge tid att utröna hur den kommande lärplattformen, det kommande nya intranätet och Office 365 kan samverka på bästa sätt för den kommunikation och lagring som inte rör det pedagogiska arbetet med eleverna. Enkelhet, tydlighet och effektivitet för medarbetaren ska samverka med vad som är säkert och lagligt.
Gemensam lagring
För den enhet som vill förändra lagring av gemensamma dokument redan nu är rådet att använda Sharepoint. En Sharepoint kan sedan kopplas till ett Teams – och förhoppningsvis i ett senare skede till den nya lärplattformen eller stadens nya intranät. Det finns alltså fördelar med att lagra skolintern information i en Sharepoint även om den skolinterna kommunikationen sedan sker i ett annat system. Sharepoint är förberett för att kunna hantera känslig/sekretessbelagd information, men de problem som finns med internationella avtal för personuppgiftshantering har ännu inte lösts. Därför får inte känsliga personuppgifter eller sekretessbelagd information i nuläget hanteras i Sharepoint.
Kommunikation
I Office 365 finns Teams som binder samman Microsofts tjänster genom kommunikationsmöjligheter i form av meddelandefunktioner, chat, samtal och anslagstavlor. Men att i nuläget börja använda Teams för all personal på en skola kan riskera att röra till det när sedan lärplattform kommer med ytterligare verktyg för kommunikation. Däremot kan grupper med administrativ personal, ledningsgrupper, arbetsgrupper över enhets- och skolgränser m.fl. med fördel använda Teams för kommunikation kopplad till en lagringsyta i Sharepoint.
Allmänna handlingar
Oavsett var du lagrar din information så är nästan all text, bild, film och ljud som du skapar och tar emot i ditt arbete Allmänna handlingar och kan komma att begäras ut. Handlingarna ska hanteras och lagras på ett säkert sätt. Allmänna handlingar ska bevaras enligt arkivlagen och gallras i enlighet med gallringsbeslut.
Läs mer om kommunikation och lagring i våra digitala tjänster >>