Tri et conservation des archives

Extrait de l'Instruction n°2005-003 concernant le tri et la conservation des archives reçues et produites par les services et établissements concourant à l'éducation nationale :

L’augmentation du nombre des élèves et des étudiants a conduit à un accroissement incontestable de la masse des documents produits par les services et établissements concourant à l’éducation nationale.

Par ailleurs l’évolution législative, réglementaire et administrative a abouti à certains transferts de compétences.

Pour faciliter le fonctionnement quotidien des services dans la gestion de leurs archives courantes (1) et intermédiaires (2) et dans le but d’assurer dans les meilleures conditions la conservation des archives définitives (3) nécessaires à la recherche historique et scientifique, le ministère de l’éducation nationale de l’enseignement supérieur et de la recherche et le ministère de la culture et de la communication ont décidé d’entreprendre la refonte des dispositions relatives au traitement des archives des services de l’éducation nationale qui s’appuient actuellement sur les circulaires et notes citées en référence, datant, pour les plus importantes, de 1970.

(1) Archives courantes :

Dans le cycle de vie des archives, documents qui sont d’utilisation habituelle et fréquente pour l’activité des services, établissements et organismes qui les ont produits et reçus, et qui sont conservés pour le traitement des affaires.

(2) Archives intermédiaires :

Dans le cycle de vie des archives, documents qui, n’étant plus d’usage courant, doivent être conservés temporairement, pour des besoins administratifs ou juridiques (y compris les documents qui après tri seront conservés comme des archives définitives).

(3) Archives définitives :

Dans le cycle de vie des archives, documents qui, ayant subi des tris, ne sont plus susceptibles d’élimination, par opposition aux archives courantes ou intermédiaires, et qui sont conservés pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, et pour la documentation historique de la recherche.

(4) Durée d’utilité administrative (DUA) :

Durée légale ou pratique pendant laquelle un document est susceptible d’être utilisé par le service producteur ou son successeur, au terme de laquelle est appliquée la décision concernant son traitement final. Le document ne peut être détruit pendant cette période qui constitue sa durée minimale de conservation.

(5) Producteur (d’archives) :

Personne physique ou morale, publique ou privée, qui a produit, reçu et conservé des archives dans l’exercice de son activité.

Le sort final peut être :

- la destruction, indiquée par la lettre D.

La liste des documents arrivés au terme de leur DUA et dont le sort final est la destruction doit être reprise brièvement dans un bordereau d’élimination qu’il convient de faire viser par le directeur des archives départementales territorialement compétent avant de procéder à la destruction matérielle des pièces (décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979, article 16) ;

- le versement aux archives départementales, indiqué par la lettre C.

Les typologies documentaires concernées ont été identifiées comme la part historique de la production d’archives de l’établissement ou service concerné et sont conservées pour la documentation historique de la recherche. Celles-ci doivent être versées à l’issue de la DUA aux archives départementales territorialement compétentes. Le responsable des archives courantes et intermédiaires de l’établissement ou du service coordonnera, après avoir pris l’attache des archives départementales, l’élaboration d’un bordereau de versement récapitulant les documents qui seront alors pris en charge par les archives départementales (décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979, article 18) ;

- le tri, indiqué par la lettre T.

Il signifie que les documents doivent être triés avant versement, en fonction des remarques figurant dans la colonne Observations. Il est rappelé que les tris suggérés sont des minima de conservation ; le directeur d’archives compétent peut choisir de conserver plus de documents à l’issue des délais d’utilité administrative et au moment des versements pour tenir compte, par exemple, d’un déficit de versements antérieurs de l’établissement ou du service concerné.

Exemples de Durée d'Utilité Administrative (DUA) :

• Registre des matricules dans les écoles primaires : 50 ans

• Procès-verbal d'un conseil de discipline : 10 ans

• Registre d'appel journalier : 10 ans

• Dossier scolaire : 50 ans

• Emploi du temps des classes : 1 an

Textes officiels :