Приступая к реализации общего плана логистического проекта целесообразно упорядочить основные рабочие моменты:
утвердить организационную структуру
распределить функциональные области в корпоративном проекте
определить полномочия и обязанности участников проекта
обеспечить участников проекта необходимыми ресурсами
регламентировать проектную деятельность
определить формы проектной документации
разработать систему отчетности (контрольных точек)
регламентацию дополнительных работ
систему мотивации проектной команды и т.п.
Все организационные вопросы по логистическому проекту целесообразно объединить в одном документе (включая цели, задачи, этапы и общий план логистического проекта).
Если логистический проект рассчитан на период более 3 месяцев, то целесообразно осуществлять контроль ежемесячно. Дату ежемесячного отчета по проекту желательно устанавливать за 3-5 дней до окончания отчетного периода. Как правило, это дает возможность ликвидировать «хвосты» и выровнять проект по функциональным областям. Нельзя забывать, что логистика любого предприятия в той или иной степени носит интегрированный характер, и уровень профессиональной подготовки участников проекта довольно таки не однородный. В день отчета, как правило, ставятся задачи на следующий месяц в соответствии с общим планом логистического проекта. У руководителей функциональных областей проекта будет достаточно времени осмыслить организацию работ в следующем месяце.
Для контроля текущей работы в структурных подразделениях службы логистики, как правило, «контрольные точки» разбиваются по неделям. В логистическом проекте, так или иначе, будет задействовано до 20-30% наиболее квалифицированного персонала. Руководитель направления логистического проекта (например, распределительная логистика) для решения основных задач на месяц, будет вынужден детализировать каждую задачу до необходимой степени, и дифференцировано ставить задачи персоналу как по основной деятельности, так и по решению задач логистического проекта. Общий план не детализируется до мелочей, поэтому очень важно уметь грамотно ставить задачи персоналу, а при необходимости проводить инструктажи. Планы работ на неделю желательно иметь (хотя бы в Outlook) , но, к сожалению, большинство участников проекта ведут оперативный учет работ в рабочих тетрадях.
Важно, чтобы проектные разработки фиксировались на бумажных и электронных носителях не зависимо от того, будет ли данная разработка реализована на предприятии или нет. Все наработки это интеллектуальное достояние предприятия и знания не должны уходить с предприятия с уходом какого-либо сотрудника, да и в случае ухода старого сотрудника, новому, по имеющимся материалам, будет легче включиться в проектную работу, да и пригодится для обучения персонала.
Проектная документация должна носить шаблонный характер для обеспечения возможности объединения материалов. Формы шаблонов – дело творческое, главное, чтобы было удобно с ними работать.
В ходе любого проекта, в том числе и логистического, логистические менеджеры будут получать новые знания, это хорошо, но главное не пугать персонал фразами, вводящими работников логистических подразделений в шок. Перепуганный персонал может стать на путь "ожидания" окончания проекта, что может существенно тормозить проектные работы. Все должно быть просто и понятно.
Мотивация проектной команды должна быть пусть не «шоколадной», но реальной и понятной персоналу. Во многом это будет зависеть и от «экономического эффекта».
В ниже приведенной таблице, как вариант, приведен шаблон отчетности по выполнению общего плана проекта.