Передусім – це розробник, який створює схему даних, визначає особливості предметної області і їхнє відображення у структурі бази даних; якщо порівняти з будівництвом – то це людина, котра проектує майбутню будівлю.
Адміністратор визначає обмеження цілісності, та права доступу до даних (наприклад, касирові супермаркета немає потреби мати доступ до бази постачальників, або вчителю хімії до оцінок з інформатики); це будівельник, котрий зводить стіни та дах, забезпечує комунікації будинку. Оператор – вводить дані; це працівник, котрий наповнює порожні кімнати оздобленням та меблями.
Користувач – оперує даними, використовуючи їх для розв’язання задач; це мешканець, котрий із задоволенням п’є каву на балконі збудованого будинку.
Дані зберігаються у базі у формі певної моделі, або системи правил, за якими створюється структура даних та здійснюється доступ до них. Історично першою була ієрархічна модель даних, за якою існує чітке підпорядкування елементів даних. Далі – мережева модель, за якої існують не лише вертикальні зв’язки, але й горизонтальні, структура є менш чіткою, що краще відповідає реальним особливостям. Наступна модель – реляційна, вона відображає об’єкти у вигляді таблиць. Принципи та основні складові реляційної моделі у 1970 році сформулював Едгар Кодд. В даний час ця модель є фактичним стандартом, на який орієнтуються практично всі сучасні комерційні системи керування базами даних. Останній тип моделі даних – об’єктно-орієнтована, у ній дані моделюються у вигляді об’єктів, їх атрибутів та класів.