We zien allerlei adviezen en methoden om onze inbox op te ruimen, van het gebruik van zoekmappen tot sorteren en prioriteren. Maar bekijk de ingebouwde opschoontools in Microsoft Outlook voor een supersnelle opschoning van uw inbox. U kunt gesprekken, mappen en submappen met weinig moeite opschonen.
Instellingen voor het opschonen van gesprekken in Outlook
Voordat u de opties van de tool Opschonen doorloopt, is het belangrijk om op te merken dat de e-mails die u "opruimt" standaard naar uw map Verwijderde items worden verplaatst. Bovendien worden bepaalde e-mails niet verplaatst, zoals gemarkeerde of gecategoriseerde e-mails. Gelukkig kun je deze instellingen aanpassen, en het is misschien het beste om dit te doen voordat je de tool gebruikt.
1. Open Outlook en klik op Bestand > Opties.
2. Selecteer Mail aan de linkerkant.
3. Blader naar het gedeelte Gesprek opruimen aan de rechterkant. Je ziet dan de opties die je kunt aanpassen.
4. Als u een map wilt selecteren om uw opschoonitems naartoe te sturen in plaats van Verwijderde items, klikt u op Bladeren en kiest u de map.
5. Vink voor de overige instellingen de vakjes aan of uit volgens uw voorkeuren.
6. Klik op OK als u klaar bent.
Nu u de instellingen heeft die u wilt gebruiken voor de tool Opschonen, gaan we aan de slag!
Gesprekken, mappen en submappen opschonen in Outlook
Conversation Clean Up in Outlook werkt door overtollige e-mails te verplaatsen naar Verwijderde items of de map die u selecteert. Deze omvatten die heen en weer e-mails die u hebt met behulp van antwoorden. Zoals je al weet, kun je van veel mensen 10 e-mails over hetzelfde onderwerp krijgen. Meestal omvatten die antwoorden de andere antwoorden in de berichten. Conversation Clean Up kan de berichten verwijderen die allemaal in het laatste antwoord zijn opgenomen.
Om een bepaald gesprek op te ruimen, selecteert u het en gaat u naar het tabblad Start. Klik op Opschonen > Gesprek opschonen. U ziet een pop-upbericht waarin u wordt geïnformeerd dat de berichten worden verplaatst. Klik op Opschonen om door te gaan.
Om een map op te ruimen, gaat u ernaar toe en klikt u op Opruimen > Map opschonen op het tabblad Start. Bevestig dat u wilt doorgaan door in dat pop-upvenster op Map opruimen te klikken.
Om een map en zijn submappen op te schonen, gaat u naar de map en klikt u op Opruimen > Mappen en submappen opschonen op het tabblad Start. Klik nogmaals op Map opruimen om te bevestigen en door te gaan.
U ziet in elk van de bovenstaande bevestigingsberichten een optie voor Instellingen. Als je de beschreven instellingen niet hebt aangepast voordat je met opschonen begon, klik dan op deze knop om op elk gewenst moment wijzigingen aan te brengen.
En als u van gedachten verandert over het opruimen, klikt u op Annuleren om terug te keren naar uw inbox zonder items te verplaatsen.
Houd het schoon, ruim uw Outlook-inbox op
De tool Conversation Clean Up in Outlook biedt u een snelle en gemakkelijke manier om onnodige berichten te wissen. De enige handmatige stappen zijn het selecteren van een opruimoptie en bevestigen. Dus probeer het eens en kijk of uw Outlook-inbox tevreden is!
De functie Opschonen is momenteel niet beschikbaar in Outlook op de Mac. Daar voor hulp bij het organiseren van uw inbox, leer hoe u berichten kunt vastzetten als een optie in Outlook voor Mac, en voor meer informatie Bellen Outlook-ondersteuningsteam.