Embedded Files
前回まででGoogle spreadsheet(以下GS)とはどんなものか・代表的な表計算ソフトのエクセルとの違いを取り上げたりしました。 今回は日常の業務での具体的な使用方法をご紹介します。
GSは表計算単独の使い方よりも、フォームなどの機能と合わせることで、可能性が大きく広がります。 今回は当社で実践的に使っている方法を紹介します 。
どんな会社でもタイムカードを使っていると思います。当社も例にもれず、従業員と研修生の勤怠管理にはタイムカードを使っています。でも大半の会社さんは紙のタイムカードを打刻しているのではないでしょうか?当社ではオンラインでタイムカードを打刻しています。具体的にはIpadが会社に置いてあり、従業員は出退勤時それをつかって打刻します。
Google フォームを使えばとんでもなく簡単に作れてしまいます。それでは作り方を解説します。
フォームというのはデータ入力をする機能の事です。 表にデータを直接すると行や列を間違えて入力したり、項目が多くて表として見づらかったりした経験ありませんか? フォームを使えば入力項目が整理されて、データごとに入力規則を設定する事も簡単なんです。
Google spreadsheetの場合、まずタイムカードデータ記録用のシートを作ります。題名をタイムカードとでもしておきましょう。
上のメニューのツールを開き「フォームを作成」を選択します。
表題やメニューの題名をお好きな様に変更します。そして右のドロップダウンリストの中から「ラジオボタン」を選択します。
オプション1となっているところを「出勤」に。その下の「選択肢を追加」となっているところをクリック。「退勤」とでもしましょう。
これだけで完成です。
右上の送信ボタンを押すと、このフォームを誰に送りたいか聞かれます。ここで使ってほしい相手先のメールアドレスを入力し送信ボタンを押します。
来たメールからフォームに打刻できるようになっています。
試しに幾つか打刻してみましょう。出勤を選択して左下の送信ボタンを押すだけです。
Google driveから先程作った「タイムカード」に行き、フォームの回答というシートをみてみると・・・
あなたが送信した時刻がキチンと記録されています!!
この手順で従業員の数だけシートを作ればタイムカードの出来上がりです。
このシステムの最大の利点は、色々な端末から打刻できる事でしょう。
極端な話スマホからでも打刻出来ます。
1日中遠隔地で仕事している時も、スマホで打刻出来るのは、使いようによっては大変便利です。
欠点があるとしたら、手軽な分、不正打刻が簡単に出来てしまう事ぐらいでしょうか。
これらに関しては入力する端末を会社の端末に絞ったりするなどルール決めが必要になってくるでしょう。ただ、紙のタイムカードだって不正打刻しようと思えばやり方はあると思います。でもそれを補って余りあるメリットがあります。
このシステムなら従業員がその都度データ入力もしているようなものですから、その手間がなくなります。
このメリットは大きい!!
労働の管理は経営側・労働者側双方にとって厳密・適切でなければなりません。
当社ではこれで随分と労務管理が楽になりました。
皆さんも工夫して使ってみてはいかがですか?
(浅野正慶)
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