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Découvrir le planning
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Comment y accéder ?
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Ouvrir Caisse et Planning (PrimaCaisse) > Réservation Golf
Dans cette section, vous retrouverez, étage par étage, les différentes fonctionnalités proposées :
Barre Principale
Barre Principale
La touche Rafraîchir vous permet de mettre à jour votre planning en rechargeant les informations. Elle permet notamment de prendre en compte les réservations faites par Internet. À chaque action réalisée sur la caisse (par exemple un changement de date), le rafraichissement se fait automatiquement.
La touche "Membres, Visiteurs" vous permet d'accéder directement au fichier des Membres ou des Visiteurs.
La touche "Évènement, Groupes, etc..." (représentée par une coupe) regroupe plusieurs actions :
"Ouvrir plusieurs journées de réservation"
Cette entrée vous permet d'ouvrir directement plusieurs journées de réservation parcours par parcours. Elle est généralement utilisée en début d'année. Vous retrouverez la procédure détaillée dans l'aide à la fin d'année en cliquant ici.
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Ajouter un départ
Cette entrée vous permet d'ajouter un départ entre 2 départs connus. Exemple : ajouter un départ à 08h05 entre le départ de 08h00 et 08h10.
Modifier le délai entre les départs
Cette entrée vous permet de changer les délais entre des départs sur un créneau horaire défini. Exemple : choisir un départ toutes les 8 minutes, au lieu de 10 minutes, de 07h00 à 11h00.
Supprimer une journée de réservation
Cette entrée vous permet de supprimer la journée de réservation dans son intégralité pour le parcours sélectionné. Attention, cette action entraine la suppression de toutes les réservations du jour se trouvant sur ce parcours. Si vous faites cela pour corriger un problème d'ouverture, pensez à imprimer les réservations avant de supprimer la journée afin de pouvoir les recopier une fois la journée réouverte.
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Créer une réservation de Groupe
Vous retrouverez plus bas la procédure pour créer une réservation pour un évènement privé ou un groupe.
Lister les évènements
Cette entrée vous permet de retrouver directement la liste des groupes en choisissant les dates de début et de fin de la recherche.
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Créer un évènement
Retrouvez comment créer un évènement et le relayer sur le web en cliquant ici.
Lister les évènements
Cette entrée vous permet de retrouver directement la liste des évènements privés à venir en choisissant les dates de début et de fin de la recherche.
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Créer une allocation de départs
Cette entrée vous permet de bloquer plusieurs départs sous le nom d'un organisateur de façon simplifiée.
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Parties constituées
Cette entrée vous permet de créer des groupes de 2/3/4 personnes pour faciliter les réservations pour les personnes jouant régulièrement ensemble.
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Neutraliser une plage de réservations
Cette entrée vous permet de bloquer rapidement un ou plusieurs départs en d'indiquer la raison de ce "blocage".
Lister les plages de réservation neutralisées
Cette entrée vous permet de lister rapidement l'ensemble des plages ayant été neutralisées.
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Coloriser une plage de réservations
Cette entrée vous permet de changer la couleur du fond d'écran de l'horaire.
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Gestion Prim'Accès
Cette entrée vous permet de suivre l'état de votre Practice et de vos accès. Cliquez Ici pour découvrir les fonctionnalités disponibles.
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Guide Support Prima
Cette entrée ouvre une page Internet avec l'ensemble des tutoriels et des vidéos de formation support Prima.
Mémo sur cette journée
La touche "Mémo sur cette journée" vous permet de mettre une note sur la journée en question. Ce mémo s'affichera directement sur la page de réservation en fenêtre flottante.
Cette note peut être relayée sur les réservations en ligne en activant la touche "Relayer le mémo sur RESAWEB". Ainsi, vous pourrez avertir vos clients de circonstances particulières et ponctuelles sur votre Golf (Par exemple des carottages).
Conditions de Jeu
Retrouvez ici comment modifier les conditions de jeu disponibles sur l'interface des réservations en ligne.
L'outil de recherche se compose de plusieurs options :
Rechercher un Nom
Cette entrée vous permet d'effectuer une recherche par Nom sur les réservations. Cette option peut être utilisée pour rechercher le nombre de parcours effectués par un membre sur une période donnée mais également pour retrouver les réservations à venir d'une personne. Attention, il est conseillé d'utiliser la fonction "Entre 2 dates" afin de limiter la durée de la recherche.
Liste des réservations par ordre alphabétique
Cette entrée vous permet d'éditer une liste des réservations de la journée classée par ordre alphabétique.
Liste des No Shows
Liste des réservations limitées
La touche "Planning des Locations" vous permet de consulter un planning des locations des équipements afin d'optimiser leur utilisation et de suivre visuellement, en direct et à l'avenir, la location de vos équipements.
Récapitulatif des Réservation / Réalisations
Cette entrée vous permet de consulter un rapport comparant les réservations avec les validations de passage afin d'obtenir le taux de conversion des réservations.
Voir une Semaine de Réservations sur ce Parcours
Cette entrée vous permet d'afficher et d'imprimer la semaine de réservations sur ce parcours.
Voir la Journée de Réservation sur tous les parcours
Cette entrée vous permet d'afficher et d'imprimer les réservations de la journée sur l'ensemble des parcours.
Imprimer la feuille de Réservations
Cette entrée vous permet d'imprimer le planning des réservations du jour.
Imprimer la Liste des Post-it de la journée
Cette entrée vous permet d'imprimer l'ensemble des annotations renseignées sur les réservations du jour.
Envoi d'un Mail avec l'Heure de Départ
Fonctionnalité en cours de développement, À suivre...
Barre secondaire
Barre secondaire
Situé en haut à gauche de l'écran des réservations, le bouton "Administrateur" vous permet de changer d'utilisateur sans avoir à fermer votre logiciel. Le bouton porte généralement le nom du dernier utilisateur à s'être connecté.
En cliquant sur la date vous obtiendrez ces informations :
Résa en ligne
En la cochant, cette case vous permet de bloquer l'ensemble des réservations en ligne pour cette journée sur ce parcours.
Informations Diverses
Retrouvez l'éphéméride du jour avec les horaires de lever et de coucher du soleil.
Anniversaires du jour
Retrouvez les anniversaires de vos Membres. Vous serez également informé des anniversaires des Visiteurs en cochant la case 'Anniversaires Visiteurs".
Fréquentation
Un histogramme vous permet de consulter rapidement la fréquentation prévue pour la journée avec une distinction de couleur entre les Membres et Visiteurs.
Ce bouton vous ramène à la journée en cours, sur le départ de l'heure en cours.
Ce bouton vous ouvre la journée de réservation du lendemain (J+1).
Ce bouton vous permet de naviguer dans le calendrier par rapport à la journée affichée.
+1 => Journée suivante
-1 => Journée précédente
Le symbole du calendrier à feuille ouvre une fenêtre vous permettant d'ouvrir directement une journée précise de la semaine à venir ou de n'importe quelle date du calendrier.
Le dernier onglet ouvre un ascenseur vous permettant de passer d'un planning à l'autre (lorsque vous gérer plusieurs plannings).
Espace Réservation
Espace Réservation
La première colonne à gauche indique les heures de départ.
Les colonnes suivantes (Joueur 1, Joueur 2,...) indiquent les emplacements disponibles par créneau (créneaux vides) ainsi que les créneaux déjà réservés et qui renseignent le nom des joueurs ayant réservé ces créneaux.
De chaque coté de la case centrale où figure le nom, de fines colonnes servent à :
Colonne de gauche : créer ou lire un "Post-it" (annotation concernant le joueur et/ou sa réservation),
Colonne de droite : indiquer et suivre les locations qui auraient été prises pour cette réservation.
Post-it ->
<- Location d'équipement
Comprendre les couleurs
Comprendre les couleurs
Réservation Membre faite par Internet
Réservation Visiteur faite par Internet
L'index golfique figure entre parenthèses. Si ce dernier est égal à zero, cela signifie que la licence FFGolf n'est pas correctement renseignée sur la fiche Membre/Visiteur.
Chaque golf défini ensuite le code couleur des polices d’écriture afin d'identifier les différentes catégories de Membres/Visiteurs. Pour retrouver le paramétrage de votre Golf, ouvrez PrimaDesk > Paramètres et Structures > Paramètres Généraux > Réservations
Si vous souhaitez modifier ces couleurs, vous pouvez le faire en vous rendant :
Pour les Membres : PrimaGolf > Paramètres Généraux > Statuts et Catégories > Double Clic sur le Statut de Jeu choisi > Sélection de la couleur
Pour les Visiteurs : PrimaDesk > Paramètres et Structures > Paramètres Généraux > Catégorie de Visiteurs > Double Clic sur la Catégorie > Sélection de la couleur
Une fois les modifications effectuées, pensez à redémarrer PrimaCaisse afin de prendre en compte ces nouvelles couleurs.
Sur le planning des réservations, le "V" indique une location de Voiturette par ce joueur.
Sur le planning des réservations, le "C" indique une location de chariot par ce joueur.
D'autres symboles peuvent être utilisés à cet emplacement. Ils correspondent à des équipements spécifiques du Golf. Pour les découvrir, ouvrez PrimaDesk > Produits et Prestations > Location d'équipement > Choisir l'équipement. Cliquez sur Paramètres (coin gauche en haut), vous pourrez ainsi modifier le symbole de l'équipement (sauf ceux des voiturettes et des chariots).
Gérer les Réservations
Gérer les Réservations
Réservation Membre ou visiteurs connus
Réservation Membre ou visiteurs connus
Rendez vous sur le planning (PrimaCaisse > Réservation Plannings > Réservation)
Cliquez sur le créneau souhaité
Recherchez le nom de la personne
Sélectionnez le nombre de participants
Un filtre peut être appliqué pour ne voir que les Membres ou les Visiteurs
Cliquez sur le nom
- Si le client possède un compte client débiteur et que les options sont activées, le solde vous sera rappelé.
- Si le membre n'est pas à jour de sa cotisation, le logiciel vous le signalera.
La réservation est faite !
Réservation pour un Nouveau Visiteurs
Réservation pour un Nouveau Visiteurs
Rendez vous sur le planning (PrimaCaisse > Onglet "Réservations Plannings" > Réservations)
Cliquez sur le créneau souhaité
Recherchez le nom de la personne
Si le nom n'existe pas => cliquez sur "Ajouter" (si la fiche ne s'est pas ouverte automatiquement)
Vous pouvez utiliser le moteur de recherche FFGolf pour récupérer les infos (ou fermer la fenêtre si la personne n'a pas de licence)
Si vous avez utilisé la recherche FFGolf, vous pouvez utiliser le nom de Golf souscripteur pour identifier les doublons
Remplissez les informations de la fiche Client
Cliquez sur "Valider"
La réservation est faite
Réservations Récurrentes
Réservations Récurrentes
Créer les groupes "récurrents"
Créer les groupes "récurrents"
Depuis le planning, cliquez sur le symbole de la Coupe "Évènements, Groupes, etc"
Choisissez "Parties Pré-constituées"
Cliquez sur Création
Choisissez le nombre de joueurs de la partie
Utilisez le moteur de recherche pour choisir les joueurs
Validez pour enregistrer vos modifications
Utiliser le raccourci
Utiliser le raccourci
Dans le planning, cliquez sur l'emplacement de la réservation
Cliquez sur "Parties Pré-constituées"
Choisissez la partie pré-constituée souhaitée
L'ensemble de la partie est ajouté sur le planning
Les réservations peuvent toujours être modifiées ou annulées individuellement
Duplication de réservation
Duplication de réservation
Option 1 : Dupliquer une seule réservation
Option 1 : Dupliquer une seule réservation
Cliquez sur une réservation
Cliquez sur "A droite" ou "En bas"
Vous pouvez également utiliser les raccourcis clavier indiqués entre parenthèses (F6 ou F3)
La réservation est ainsi recopiée sur la case demandée
Option 2 : Dupliquer toutes les réservations d'une ligne (en une seule fois)
Option 2 : Dupliquer toutes les réservations d'une ligne (en une seule fois)
Cliquez sur n'importe quelle réservation de la ligne
Cliquz sur "Dupliquer toute la ligne"
Recherchez la date et l'heure souhaitées
Cliquez sur le nouveau créneau de réservation
La ligne est dupliquée à l'emplacement indiqué
Option 3 : Dupliquer une ou plusieurs réservations sur une ou plusieurs journées
Option 3 : Dupliquer une ou plusieurs réservations sur une ou plusieurs journées
Cliquez sur n'importe quelle réservation de la ligne
Cliquez sur "Dupliquer sur une ou plusieurs journées"
Sélectionnez les joueurs concernés
Indiquez le nombre de duplications souhaité
Renseignez la date et le parcours souhaités
Clique" sur "Valider"
Les réservations sont dupliquées aux emplacements indiqués
Modification de Réservation
Modification de Réservation
Changer le joueur sur un créneau de réservation
Changer le joueur sur un créneau de réservation
Cliquez sur la réservation
Cliquez sur "Modifier la réservation"
Cherchez le joueur "remplaçant" et cliquez dessus
Déplacer une réservation
Déplacer une réservation
Cliquez sur la réservation en question
Cliquez sur "Déplacer la réservation"
Cherchez le nouveau créneau et cliquez dessus
Il vous sera demander si vous souhaitez prévoir le retour (9T ou 18T)
Déplacer toute une ligne de réservations
Déplacer toute une ligne de réservations
Cliquez sur une des réservations de la ligne
Cliquez sur "Déplacer toute la ligne"
Cherchez le nouveau créneau et cliquez dessus
Il vous sera demander si vous souhaitez prévoir le retour (9T ou 18T) pour chacune des réservations
Annulation de Réservation
Annulation de Réservation
Annuler une réservation
Annuler une réservation
Cliquez sur la réservation
Cliquez sur la touche "La résa", en haut à gauche de l'écran" ou appuyer sur la touche F7 du clavier
Attention cette action est irréversible. Il vous faudra rentrer une nouvelle réservation si vous avez annulé la mauvaise réservation.
Annuler une ligne entière de réservations
Annuler une ligne entière de réservations
Cliquez sur une des réservations de la ligne
Cliquez sur le bouton "Toute la ligne" en haut à gauche de l'écran
Attention cette action est irrémédiable. Il vous faudra rentrer de nouvelles réservations si vous avez annulé la mauvaise ligne de réservations.
Réservation de Groupe
Réservation de Groupe
Créer une compétition (liée à RMS) :
Créer une compétition (liée à RMS) :
Bloquer des départs pour un Groupe (Rapide) : neutraliser une plage
Bloquer des départs pour un Groupe (Rapide) : neutraliser une plage
Dans le Planning, allez sur la journée de la compétition
Cliquez sur le symbole de la Coupe "Évènements, Groupes, etc"
Choisissez "Neutraliser une Plage de Réservation"
Indiquez les horaires de blocage
Choisissez une couleur
Indiquez la raison du blocage et validez
Confirmez (ou non) le blocage du retour
Créer une réservation de Groupe (avec possibilité de paiement) : créer une réservation Groupe
Créer une réservation de Groupe (avec possibilité de paiement) : créer une réservation Groupe
Allez sur PrimaCaisse > Réservations et Plannings
Allez sur la date de l'évènement
Cliquez sur le symbole de la Coupe "Évènements, Groupes, etc"
Allez sur "Créer une réservation de Groupe"
Saisissez l'organisateur et complétez les informations du groupe
Validez
La réservation de groupe est à présent disponible sur votre planning.
Gestion des Locations de Matériels
Gestion des Locations de Matériels
Comment accéder aux Paramétrages ?
Comment accéder aux Paramétrages ?
Enregistrer une location
Enregistrer une location
Une fois la réservation effectuée, cliquez sur la petite case de la fine colonne à droite du nom du joueur
Sélectionnez le produit loué par le joueur
Choisissez le temps de blocage (9T, 18T ou journée)
Choisissez le numéro du produit que vous aller donner au joueur
La location est enregistrée et s'affiche sur la case par un symbole correspondant au produit loué.
Modifier une location
Modifier une location
Cliquez sur le symbole indiquant la location, à droite du nom du joueur
Cliquez sur la gomme pour supprimer la location
Cliquez de nouveau sur la case de la location pour enregistrer une nouvelle location
Supprimer une location
Supprimer une location
Cliquez sur le symbole indiquant la location, à droite du nom du joueur
Utiliser la gomme pour supprimer la location
Suivre le planning des locations
Suivre le planning des locations
Cliquez sur l'onglet "Planning des Locations"
Choisir produit pour lequel vous souhaitez voir le planning des locations
Le planning s'affiche à l'écran
Gestion Web
Gestion Web
Retrouvez l'aide aux Web Services qui vous guidera dans différents points incluant :
Validation et Encaissement des Réservations
Validation et Encaissement des Réservations
Afin de pouvoir suivre les confirmations de présence des membres et de paiement des Green Fee Visiteurs, le planning indique les réservations payées ou confirmées à l'accueil par les membres par un fond vert.
Validation des passages pour les Membres
Validation des passages pour les Membres
Pour valider leur passage sur le planning des réservations, les membres peuvent :
Confirmer leur présence à l'accueil. Il faut dès lors :
Cliquer sur la réservation du Membre
Un contrôle de la validité ou du solde du compte Client est alors effectué par PrimaCaisse
Si le Membre n'a rien à régler pour son Green Fee, cliquez sur "Enregistrer le Passage" ou appuyez sur la touche F5 du clavier
Badger sur une borne de check-in (Prim'Accès)
Dans les deux cas, la case de la réservation sur le planning passera en vert. Le passage est validé.
Encaissement d'un Visiteur
Encaissement d'un Visiteur
Pour valider le passage d'un Visiteur sur PrimaCaisse il faut procéder à l'encaissement d'un produit Green Fee.
Cliquez sur la réservation du Visiteur (pensez à vérifier si il fait 9 ou 18 trous)
Cliquez sur "Encaisser le joueur"
Sélectionnez le produit Green Fee souhaité
Procédez à l'encaissement dans la caisse
La passage est automatiquement validé sur le planning des réservations
La case de la réservation sur le planning passera en vert. Le passage est validé.
Encaissement de plusieurs Visiteurs
Encaissement de plusieurs Visiteurs
En maintenant la touche CTRL du clavier enfoncée, cliquez sur tous les clients à encaisser puis relâchez la touche CTRL
Cliquez sur "Encaisser le joueur". Les noms seront automatiquement chargés dans la caisse.
Choisissez le Green Fee souhaité et d'autres prestations éventuelles pour le joueur surligné en jaune
Cliquez sur un autre joueur (qui devient surligné en jaune) et choisissez ses prestations
Refaire l'opération autant de fois que nécessaire afin que les ventes soient nominatives et attribuées à chacun des profils.
Faites le(s) encaissement(s) et quittez la caisse
Les passages sont tous validés (dès lors que le ticket comprend un seul Green-Fee)
Encaissement d'une ligne complète
Encaissement d'une ligne complète
Cliquez sur une des réservations de la ligne et cliquez sur "Encaisser la ligne" Les noms seront automatiquement chargés dans la caisse.
Choisissez le Green Fee souhaité et d'autres prestations éventuelles pour le joueur surligné en jaune
Cliquez sur un autre joueur (qui devient surligné en jaune) et choisissez ses prestations
Refaire l'opération autant de fois que nécessaire afin que les ventes soient nominatives et attribuées à chacun des profils.
Faites le(s) encaissement(s) et quittez la caisse
Les passages sont tous validés (dès lors que le ticket comprend un seul Green-Fee)
Gestion de la Caisse
Gestion de la Caisse
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