Gestion des Devis

Créer les Produits

Dans un premier temps, vous allez devoir déclarer quels sont les produits que vous avez créé dans votre Desk et que vous souhaitez voir apparaitre dans la création des devis. Pour ce faire :

Ouvrez PrimaCaisse et cliquez sur l'onglet "Devis"
Cliquez sur "Paramètres des Prestations"
Cliquez sur "+1 Création"
Utilisez l'ascenseur pour sélectionner le produit désiré
Indiquez un tarif par défaut (qui sera modifiable ultérieurement)
Vous pouvez aussi changer les paramètres d'imputation comptable, de TVA... Mais comme ceux-ci sont dupliqués depuis PrimaDesk, il est également nécessaire de faire ces modifications dans PrimaDesk
Validez et passez au produit suivant

Créer un Devis

Ouvrez PrimaCaisse et cliquez sur l'onglet "Devis"
Choisissez s'il s'agit d'un Visiteur ou d'un Organisateur
Rentrez les premières lettres du nom et cliquez sur la bonne fiche
Utilisez le bouton "+1" pour ajouter les prestations
Vous pouvez modifier la quantité, le prix et les remises éventuelles
Remplissez les zones de note et de règlement selon votre souhait
Cliquez sur "Valider" quand vous souhaitez voir l'aperçu du devis

Rappel : si certaines mentions n'apparaissent pas dans votre devis, il se peut qu'elles ne soient pas correctement paramétrées. Pour renseigner le paramétrage, cliquez sur le lien ci-dessous :

Accès aux paramétrages d'impression

Retrouver les Devis Établis

Ouvrez PrimaCaisse et cliquez sur l'onglet "Devis"
Cliquez sur "Liste des Devis Établis"
Cliquez sur le devis souhaité
Vous pouvez modifier l'ensemble des informations
Cliquez sur "Imprimer" pour valider vos changements et imprimer (aperçu écran) le nouveau devis
Ou cliquez simplement sur "Valider" pour enregistrer les modifications
Le bouton "Quitter" vous permettra de sortir du devis sans le modifier

Enregistrer un Acompte

Création d'un compte Client

Dans PrimaCaisse, allez sur la Caisse
Cliquez sur "Encaisser un client en Compte" ou directement sur "Comptes"
Cliquez sur "Créer"
Sélectionnez le type de fiche (Membre, Visiteur ou Organisateur) à laquelle ce compte sera rattaché
Complétez les informations nécessaires
Validez => Le compte est créé

Enregistrement de l’acompte - Compte Vide

Dans PrimaCaisse, allez sur la Caisse
Cliquez sur "Encaisser un client en Compte" ou directement sur "Comptes"
Recherchez le Nom du client
La page "Enregistrement d'un acompte" s'ouvre automatiquement
Saisissez le montant, la date et le mode de règlement
Validez
Vous pouvez imprimer un reçu en passant par la Main Courante et/ou vérifier le bon encaissement de l'acompte en passant par "Comptes" et en renseignant le Nom du client

Enregistrement de l’acompte - Compte possédant des écritures

Dans PrimaCaisse, allez sur la Caisse
Cliquez sur "Encaisser un client en Compte" ou directement sur "Comptes"
Recherchez le Nom du client
Vous arriverez sur la page de consultation du compte
Cliquez sur "Arrhes ou Acompte"
Saisissez le montant, la date et le mode de règlement
Validez
Vous pouvez imprimer un reçu en passant par la Main Courante et/ou vérifier le bon encaissement de l'acompte en passant par "Comptes" et en renseignant le Nom du client

Facturer un Devis

Dans PrimaCaisse, cliquez sur l'onglet "Devis"
Cliquez sur "Établissement d'une Facture"
Cliquez sur le devis choisi
Recherchez le compte à facturer
Les champs sont préremplis automatiquement
Vous pouvez remodifier le devis avant de le facturer
Cliquez sur "Valider" pour le facturer
Vous pouvez vérifier qu'il a bien été facturé en allant consulter le compte Client

Imprimer un devis avec acompte ou réimprimer un devis facturé

Le devis ayant été intégré sur un compte Client, nous passons sur une opération de gestion de compte Client. Il vous faut donc changer de logiciel et aller dans PrimaDesk (Bleu).

Ouvrir PrimaDesk et cliquez sur "Clients - Encours"
Cliquez sur "Fichiers de Clients en Compte"
Recherchez le Nom du client et ouvrez la fiche Client
Allez sur l'onglet "En-Cours"
Cliquez sur la facture souhaitée (simple clic)
Cliquez sur "Imprimer la Récap"
Saisissez le montant de l’acompte (s'il n'est pas déjà saisi automatiquement)
Validez

Vous obtiendrez ainsi une facture du solde restant

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