Cette étape est importante, car elle va vous permettre de faire un état des lieux des cotisations en cours. Il vous faut donc contrôler : 

• L’état des paiements, c'est à dire vérifier si le paiement des cotisations passées est à jour,

• Qu'un appel n'est pas déjà établi pour l'année à venir en vérifiant qu'il n'y a pas déjà un appel de cotisation établi pour cette année, auquel cas l'appel de cotisation n'a pas besoin d'être généré mais il doit être modifié pour changer le type de cotisation, ajouter ou supprimer des accessoires ou des compléments de cotisation, modifier le prix... Retrouverez les différents options de cotisation en cliquant ici.

Il convient ensuite de vérifier si les éléments de base inscrits dans le profil du client correspondent bien à sa demande afin d'obtenir l'appel de cotisation souhaité. Pour cela : 

• Ouvrez Primagolf > Onglet "Membres"

• Accédez au fichiers des Membres > Recherchez le Membre et ouvrez sa fiche

• Onglet "Cotisations"

• Les éléments importants à vérifier sont : 

1. La Position

2. La Cotisation

3. Les Accessoires, Compléments et Conditions Spéciales

4. Les dates de la période de cotisation (en bas de la fenêtre) sont antérieures à la date du jour. 

1. Cliquez sur la flèche rouge à la gauche des dates
2. Cliquez sur la gomme rouge
3. Validez

Rappel : s'il s'agit d'une famille, vous devez effectuer les vérifications listées dans les éléments de base pour le conjoint et/ou les enfants d'abord avant de finir par le Chef de famille. La demande de calcul du Chef de Famille engendrera ainsi le calcul sur l'ensemble des fiches associées (sauf pour les fiches dont les dates sont toujours présentes dans la période de cotisation).

Depuis l'onglet "Cotisations" : 

• Cliquez sur "Établir la Cotisation"

• Choisissez une date d'appel (optionnel) et cliquez sur "Valider".

• L'appel est généré à l'écran pour vous permettre de l'imprimer.

Si vous souhaitez le recalculer, vous pouvez aller dans l'onglet "En-cours" > double clic sur l'appel > cliquez sur "Recalculer la Cotisation" > choisissez pour le Membre ou pour la Famille.

L'envoi par e-mail nécessite dans un premier temps que l'e-mail soit renseigné dans la fiche Membre.

• Ouvrez la fiche Membre

• Onglet "En-Cours"

• Cliquez (simple clic) sur la cotisation

• Cliquez sur "Imprimer ou Mail"

• Choisissez si vous souhaitez imprimer l'appel ou bien l'envoyer par e-mail

• Puis sélectionnez "L'Appel de Cotisation"

Dans le cas d'une impression : l'appel apparait directement à l'écran en aperçu avant impression

Dans le cas d'un e-mail : une fenêtre s'ouvre sur laquelle vous pouvez rédiger l'objet et le message de l'e-mail. En cliquant sur suivant l'e-mail est envoyé avec l'appel de cotisation en pièce jointe.

Dans un premier temps, il va falloir générer un rapport afin d'obtenir la liste des Membres qui doivent renouveler leur cotisation sur le mois prochain. Ce rapport vous servira de base de travail tout au long de votre processus. Il est donc impératif de l'enregistrer et/ou de l'imprimer dans votre support de suivi.

• Ouvrez Primagolf > Onglet "Cotisations" > "Calcul et Édition des Appels de Cotisation" > "Appel général"

• La date de "Renouvellement à compter du" se détermine ainsi : 

Si, par exemple, nous sommes en Mai, nous voulons l'ensemble des Membres qui doivent renouveler leur cotisation au mois de Juin, rentrez une date de fin au 01/07/20XX.

• !!! Attention NE PAS cliquer sur Valider !!!

• Cliquez sur "Lister"

Vous obtenez ainsi l'ensemble des Membres qui doivent renouveler leur cotisation au cours du mois de Juin. Nous vous invitons à imprimer et/ou enregistrer ce rapport pour la suite. 

• Cliquez sur "Quitter" pour revenir sur Primagolf

(Pour toute la session d'exemple, les appels sont au nom de PICARD)

A l'aide de votre document support, vérifiez chaque cotisation qui va être appelée afin de contrôler le type de cotisation et les options qui y sont liées. Pour ce faire : 

• Dans Primagolf, Onglet "Membres"

• Accédez au fichier des Membres > Recherchez le Membre

• Ouvrez sa fiche et allez dans l'onglet "En-Cours"

• Vérifiez l'en-cours. Si une cotisation non réglée de l'an passé est présente, cela veut dire qu'il s'agit d'un Membre qui aurait du être passé "Démissionnaire" précédemment, lors de la phase de "nettoyage" de la base. Il peut également y avoir des reliquats qui seront reportés en complément de l'appel de cette année.

• Puis allez dans l'onglet "Cotisations" et vérifiez si le type de cotisation et les accessoires de cotisation, les compléments de cotisation et les conditions spéciales sont corrects. Si ce n'est pas le cas, modifiez les et sauvegardez.

• Passez ensuite au Nom suivant et ainsi de suite...

Maintenant que nous sommes sûrs des données qui vont être générées, nous pouvons lancer les appels de cotisation : 

• Ouvrez Primagolf > Onglet "Cotisations" > "Calcul et Édition des Appels de Cotisation" > "Appel général"

• Saisissez la date de fin du mois suivant dans le champs "Date de l'appel de cotisation" 

Si, par exemple, nous sommes en Mai, nous voulons l'ensemble des personnes qui doivent renouveler au mois de Juin. Je vais donc rentrer une date de fin au 01/07/20XX.

• Cliquez sur "Valider" et confirmez le calcul des appels de cotisation

• Reprenez votre liste

• Ouvrez Primagolf > Onglet "Cotisations"

• Cliquez sur "Liste des Cotisations appelées" > "Liste des Appels de Cotisations"

• Cliquez sur le titre de la colonne "N° de l'appel" pour classer le tableau par numéro

• Cochez les appels générés récemment

• Cliquez sur le bouton "Impressions" au dessus du tableau, puis "Imprimer l'appel"

• Reprenez votre liste

• Ouvrez PrimaGolf > Onglet "Mailings"

• Cliquez sur "Envoi des Appels de Cotisation par Mail"

• Sélectionnez les Membres de votre liste et cliquez sur le bouton "Suivant", puis "Envoyer"

• Ouvrez PrimaCaisse et rendez-vous sur la Caisse

• Cliquez sur le bouton jaune dans le coin supérieur gauche de l'écran de Caisse puis sélectionnez "Encaisser une Cotisation de Membre"

• Tapez le Nom du Membre

• Cliquez dans la case de la colonne "Montant réglé" sur la ligne de l'appel souhaité

• Cliquez sur "Valider"

• Choisissez le mode de règlement

• Cliquez sur "Valider"

Par exemple, le client souhaite retirer la licence de sa cotisation : 

• Allez sur la fiche du Membre > Onglet "En-Cours"

• Faites un simple clic sur le ligne de Cotisation concernée

• Cliquez sur le bouton "Facture/Avoir Complémentaire"

• Saisissez les dates de facturation

• Vérifiez que vous avez bien sélectionné "Avoir" et non  "Facture"

• Cliquez sur la flèche rouge et recherchez le produit que vous souhaitez rajouter

• Renouveler l'opération si vous souhaitez rajouter plusieurs produits

• Vous pouvez modifier le montant par défaut pour correspondre à votre prorata éventuel

• Une fois terminé, cliquez sur "Valider"

• L'appel complémentaire est automatiquement généré.

• Ouvrez PrimaCaisse et rendez-vous sur la Caisse

• Cliquez sur le bouton jaune dans le coin supérieur gauche de l'écran de Caisse puis sélectionnez "Encaisser une Cotisation de Membre"

• Recherchez le Membre concerné par l'avoir

• Sur la ligne de l'avoir, cliquez sur la case de la colonne "Montant réglé"

• Sur la ligne de l'appel de cotisation à compenser, cliquez sur la case de la colonne "Montant réglé" et modifiez le montant pour correspondre avec celui de l'avoir

• Cliquez sur "Valider" et confirmez la compensation

Cas : Un membre ne souhaite finalement plus un accessoire ou un complément de cotisation mais il avait déjà réglé sa cotisation dans son intégralité, il faut dès lors procéder au remboursement d'une partie de la cotisation. Pour ce faire : 

• Dans un premier temps, retirez l'accessoire de cotisation sur la fiche Membre

  • Dans la fiche du Membre, sur l'onglet "Cotisations"

  • Dans l'encadré "Cotisations accessoires" ou "Compléments de cotisation", cochez le produit à retirer puis sauvegardez

• Dans un second temps, générez l'avoir de Cotisation comme indiqué ci-dessus

• Enfin, ouvrez PrimaCaisse et rendez-vous sur la Caisse

• Cliquez sur le bouton jaune dans le coin supérieur gauche de l'écran de Caisse puis sélectionnez "Encaisser une Cotisation de Membre"

• Recherchez le Membre à rembourser, une fenêtre d'enregistrement du règlement des Cotisation s'ouvre qui indique le solde de la cotisation du Membre

• Renseignez le montant de l'avoir en négatif dans le champs "Montant réglé" et le mode de remboursement puis validez

• Vous retrouverez le remboursement dans la main courante de la Caisse à la date du jour

• Ouvrez Primagolf  et rendez-vous sur la fiche Membre

• Allez dans l'onglet "En-Cours"

• Cliquez sur la cotisation

• Cliquez sur le bouton "Avoir/Facture Complémentaire"

• Vérifiez que vous avez bien sélectionné "Avoir" et non  "Facture"

• Cliquez sur la flèche rouge et cliquez sur "Cotisation de Base"

• Renseignez le montant de l'avoir (2100 - 525 = 1575 €)

• Pour faciliter le traitement sélectionnez également les accessoires et/ou compléments à leur valeur initiale (ici 54 € pour la licence)

Vous devez arriver à un solde négatif ou égal à zéro

• Dans Primagolf, créez le membre comme indiqué ici

• Mettez à jour la fiche du Membre en la passant de "Individuel" à "Couple"

• Ouvrez la fiche Membre

• Allez dans l'onglet "En-cours"

• Double cliquez sur le nouvel appel de cotisation

• Faites un clic droit sur le bouton "Recalculer la Cotisation" et choisissez Recalculer la cotisation de toute la famille". Une fenêtre qui détaille les cotisations pour chaque Membre apparait.

• Cliquez sur la ligne du Chef de famille puis cliquez sur le bouton "Modifier"

• Cliquez sur la case du montant de la cotisation pour modifier le montant de la cotisation avec le tarif calculé précédemment (2038.50 €)

• Validez et sauvegardez

• Ouvrez PrimaCaisse et rendez-vous sur la Caisse

• Cliquez sur le bouton jaune dans le coin supérieur gauche de l'écran de Caisse puis sélectionnez "Encaisser une Cotisation de Membre"

• Recherchez le Membre concerné par l'avoir

• Sur la ligne de l'avoir, cliquez sur la case de la colonne "Montant réglé"

• Sur la ligne de l'appel de cotisation à compenser, cliquez sur la case de la colonne "Montant réglé"

• Si le solde n'est pas égal à 0€ mais négatif, sur la ligne du nouvel appel de cotisation, cliquez sur la case de la colonne "Montant réglé" et renseignez le montant à compenser pour obtenir un solde à 0€. Il reste donc 2133 € à encaisser pour la fin de l'année.

• Validez et confirmez

Attention, si le Membre possédait déjà un plan de prélèvement, vous devez l'annuler pour le refaire sur le nouvel appel de cotisation.

• Sur la fiche du Membre, dans l'onglet "En-cours", cliquez sur la cotisation initiale (simple clic) et cliquez sur le bouton "Plan de Prélèvement"

• Retirez toutes les mensualités qui n'ont pas encore été prélevées (non grisées)

• Validez ce plan (sans échéances à venir) et retournez dans l'En-cours

• Cliquez sur le nouvel appel de cotisation (simple clic)

• Cliquez sur le bouton "Plan de Prélèvement" et refaites votre plan de prélèvement

• Vous pouvez utiliser la fonction F2 pour recopier rapidement le plan de prélèvement

• Le cas échéant, saisissez les coordonnées bancaires du client