• Cliquez sur "Ajouter"

• Tapez le Nom du regroupement

• Vous pouvez modifier l'apparence de la touche en jouant avec les couleurs de fond et de police d'écriture

• Choisissez les produits à intégrer dans la famille en cliquant dessus puis en les faisant basculer dans la colonne de droite avec le bouton " >> "

• Validez la création

• Sélectionnez les produits et cliquez sur leur future position dans l'écran de Caisse du regroupement que vous créez

• Validez

• Cliquez sur le regroupement choisi

• Cliquez sur le/les produits à ajouter au regroupement et les faire basculer dans la colonne de droite avec " >> "

• Validez la création

• Sélectionnez les produits et cliquez sur leur future position dans l'écran de Caisse du regroupement que vous complétez

• Validez

• Cliquez sur le regroupement choisi

• Cliquez sur le symbole de "la grille" sous la colonne de droite

• Cliquez sur les produits pour les enlever de l'écran de Caisse. Ils réapparaissent dans la colonne de gauche

• Recliquer sur les produits dans la colonne de gauche pour les repositionner sur l'écran de Caisse

• Validez la fenêtre de l'écran de Caisse

• Validez la fenêtre du regroupement de produits

• Cliquez sur les familles pour les détailler ou directement sur les produits et cliquez sur leur future position sur l'écrande Caisse

• Cliquez sur la position que vous souhaitez pour votre produit/regroupement.

• Cliquez sur les produits pour les enlever de l'écran de Caisse. Ils réapparaissent dans la colonne de gauche

• Recliquer sur les produits dans la colonne de gauche pour les repositionner sur l'écran de Caisse

• Un produit peut être à la fois dans un regroupement et en accès direct sur l'écran de Caisse principal

• Une fois votre apparence terminée, cliquez sur "Valider" afin de la sauvegarder.

• Vous avez programmé votre écran de Caisse

Si vous souhaitez que l'ensemble des postes du golf reprennent la même apparence d'écran de Caisse, vous pouvez cocher "Duplique l'apparence sur tous les postes" avant de valider. Fermez et rouvrez PrimaCaisse sur chaque poste. L'ensemble des postes auront la l'apparence de Caisse que vous venez de programmer.

Pour valider leur passage sur le planning des réservations, les membres peuvent :

1. Confirmer leur présence à l'accueil. Il faut dès lors :

• Cliquer sur la réservation du Membre

• Un contrôle de la validité ou du solde du compte Client est alors effectué par PrimaCaisse

• Si le Membre n'a rien à régler pour son Green Fee, cliquez sur "Enregistrer le Passage" ou appuyez sur la touche F5 du clavier

2. Badger sur une borne de check-in (Prim'Accès)

Dans les deux cas, la case de la réservation sur le planning passera en vert. Le passage est validé.

Pour valider le passage d'un Visiteur sur PrimaCaisse il faut procéder à l'encaissement d'un produit Green Fee.

• Cliquez sur la réservation du Visiteur (pensez à vérifier si il fait 9 ou 18 trous)

• Cliquez sur "Encaisser le joueur"

• Sélectionnez le produit Green Fee souhaité

• Procédez à l'encaissement dans la caisse

• La passage est automatiquement validé sur le planning des réservations

La case de la réservation sur le planning passera en vert. Le passage est validé.

• En maintenant la touche CTRL du clavier enfoncée, cliquez sur tous les clients à encaisser puis relâchez la touche CTRL

• Cliquez sur "Encaisser le joueur". Les noms seront automatiquement chargés dans la caisse.

• Choisissez le Green Fee souhaité et d'autres prestations éventuelles pour le joueur surligné en jaune

• Cliquez sur un autre joueur (qui devient surligné en jaune) et choisissez ses prestations

• Faites l'opération autant de fois que nécessaire afin que les ventes soient nominatives et attribuées à chacun des profils.

• Faites le(s) encaissement(s) et quittez la caisse

• Les passages sont tous validés (dès lors que le ticket comprend un seul Green-Fee)

• Cliquez sur une des réservations de la ligne et cliquez sur "Encaisser la ligne" Les noms seront automatiquement chargés dans la caisse.

• Choisissez le Green Fee souhaité et d'autres prestations éventuelles pour le joueur surligné en jaune

• Cliquez sur un autre joueur (qui devient surligné en jaune) et choisissez ses prestations

• Faites l'opération autant de fois que nécessaire afin que les ventes soient nominatives et attribuées à chacun des profils.

• Faites le(s) encaissement(s) et quittez la caisse

• Les passages sont tous validés (dès lors que le ticket comprend un seul Green-Fee)

Option 1 : Cliquez plusieurs fois sur la touche du produit concerné

À chaque clic, le produit s'ajoutera jusqu’à l'obtention de la quantité voulue

Option 2 : Cliquez sur le symbole "1234"

Indiquez la quantité voulue en positif ou négatif

• Cliquez sur le produit

Option 1 : Cliquez sur le symbole des "pièces" et entrez manuellement la modification de tarif

Option 2 : Cliquez sur le symbole "%" et entrez un montant de remise ou un pourcentage de réduction

Option 1 : Cliquez plusieurs fois sur la touche du produit concerné

À chaque clic, le produit s'ajoutera jusqu’à l'obtention de la quantité voulue

Option 2 : Cliquez sur le symbole "1234"

Indiquez la quantité voulue en positif ou négatif

• Cliquez sur le produit

Option 1 : Cliquez sur le symbole des "pièces" et entrez manuellement la modification de tarif

Option 2 : Cliquez sur le symbole "%" et entrez un montant de remise ou un pourcentage de réduction

• Cliquez sur la Caisse

• Cliquez sur Proshop

• Renseignez le nom (si paramètre activé)

• Recherchez le ou les produits dans les différents rayons

• Validez pour retourner sur la Caisse

• Procédez à l'encaissement

• Ouvrez la Caisse

• Bipez l'article

• Renseignez le nom du client (si paramètre activé)

• Procédez à l'encaissement

• Choisissez le produit "Practice"

• Renseignez le nom ou créez le Visiteur

• Procédez à l'encaissement

• Après validation, le logiciel vérifie si la personne possède un badge. S'il n'en possède pas, cliquez sur "Oui" pour en créer un.

• La page d'attribution de badge est chargée automatiquement. Passez un nouveau badge sur l'encodeur (lecteur bleu) puis quittez en validant les modifications.

• Le nouveau badge est chargé

Si un client possède déjà un badge, il n'a pas besoin de le présenter pour le recharger. Dans ce cas :

• Choisissez le produit "Practice"

• Renseignez le nom ou créez le visiteur

• Procédez à l'encaissement

• Le badge est directement chargé

Pour les visiteurs de passage et que vous ne souhaitez pas "suivre", vous avez la possibilité d'utiliser la fonctionnalité "Anonyme" disponible dans Prim'Accès. Le logiciel crée ainsi automatiquement une fiche Visiteur GUESTXXXXX qui s'incrémentera automatiquement au fur et à mesure des ventes. Voici la procédure à suivre :

• Choisissez le produit "Practice"

• Cliquez sur le bouton "Vente Anonyme"

• Procédez à l'encaissement

• Automatiquement, la page d'attribution de badge est chargée. Passez un nouveau badge sur l'encodeur (lecteur bleu) puis quittez en validant les modifications.

• Le badge est chargé

• Ouvrez la Caisse

• Sélectionnez le produit Carnet

• Renseignez le Nom du client

• Vérifiez si la date de validité du carnet est bonne pour, par exemple, ne pas vendre au mois de novembre qui ne sera valide que jusqu'au 31 décembre.

• Procédez à l'encaissement

Le Carnet est créé sur le compte du client

• Depuis le planning ou directement en Caisse, encaissez un produit Green Fee sous le nom du client

• Le logiciel indiquera que le client possède un carnet et passera automatiquement le tarif du Green Fee à 0€ en précisant le solde restant sur le carnet.

• Cliquez sur "Valider" pour enregistrer le passage du joueur et, par conséquent, la consommation d'un ticket du carnet.

Il est possible pour le client d'inviter quelqu'un d'autre avec son carnet. Pour ce faire :

• Sélectionnez nominativement le produit Green Fee

• Cliquez sur le bouton "Carnet"

• Recherchez le nom du client sur lequel le carnet sera débité d'un ticket

• Validez la vente

Le carnet de l'invitant sera ainsi imputé du ticket.

Il est possible de consulter l'état et de modifier un carnet depuis la fiche du client. Pour ce faire :

• Chargez la fiche Membre/Visiteur

• Cliquez sur l'onglet Carnet/Abonnement

• Double Cliquez sur le Carnet souhaité

• Vous pouvez directement modifier la date de validité et les restrictions si vous le souhaitez

• L'onglet "Détail des Bons Utilisés" recense l'historique de la consommation carnet avec la possibilité de l'imprimer pour votre client

• Il est également possible de modifier la quantité de tickets restants en utilisant le mot de passe Administrateur

• Enfin, il est également possible de supprimer un carnet qui aurait été vendu par erreur

• Après toute modification, n'oubliez pas de Valider afin de sauvegarder ces changements

• Ouvrez la Caisse

• Cliquez sur "Avoir Retour Bon d'Achat"

• Cliquez sur "Établir un Avoir"

• Renseignez le nom du client

• Cliquez sur "Produits" pour choisir le type de produit à rembourser

• Saisissez les quantités et le montant à "créditer"

3 Options s'offrent à vous :

1. Création d'un Avoir (dès lors que l'avoir sera créé, un nouveau mode de règlement sera ajouter à la caisse afin de pouvoir l'utiliser comme Mode de règlement)

2. Remboursement en Espèces : une sortie d'espèce sera alors enregistrée

3. Inscription au compte : le remboursement sera mis sur le compte client de votre choix

Exemple : Vous souhaitez rembourser un Green Fee à Monsieur BEGUE en espèces

• Ouvrez la Caisse

• Saisissez le produit en saisissant le nom du client (si besoin)

• Cliquez sur le bouton "1234" pour modifier la quantité en -X (ici -1)

• Cliquez sur le bouton "Espèces" pour enregistrer la sortie d'espèces

• Ouvrez la Caisse

• Cliquez sur "Avoir Retour Bon d'Achat"

• Cliquez sur "Enregistrer un Retour de Marchandise"

• Renseignez le Nom du client. Les ventes de proshop enregistrées sous son nom se chargent automatiquement

• Double cliquez sur le ticket ou utiliser la flèche rouge pour sélectionner le(s) produit(s)

• Saisissez les quantités

3 Options s'offrent à vous :

1. Création d'un Avoir (dès lors que l'avoir sera créé, un nouveau mode de règlement sera ajouter à la caisse afin de pouvoir l'utiliser comme Mode de règlement)

2. Remboursement en Espèces : une sortie d'espèce sera alors enregistrée

3. Inscription au compte : le remboursement sera mis sur le compte client de votre choix

• Ouvrez la Caisse

• Saisissez le produit et, si besoin, le Nom du client

• Choisissez le Mode de règlement "Avoirs"

• Cochez l'avoir à imputer

• Validez ou complétez avec le complément de règlement

• Dans PrimaCaisse, allez sur la Caisse

• Cliquez sur "Encaisser un client en Compte" ou directement sur "Compte"

• Cliquez sur "Créer"

• Sélectionnez le type de fiche (Membre, Visiteur ou Organisateur) à laquelle ce compte sera rattaché

• Complétez les informations nécessaires

• Validez => Le compte est créé

• Allez sur PrimaCaisse > Réservations et Plannings

• Allez sur la date de l'évènement

• Cliquez sur le symbole de la Coupe "Évènements, Groupes, etc"

• Allez sur "Créer une réservation de Groupe"

• Saisissez l'Organisateur et complétez les informations du groupe

• Validez

La réservation de groupe est à présent disponible sur votre planning.

• Si vous souhaitez encaisser un acompte, dans PrimaCaisse, allez sur la Caisse

• Cliquez sur "Encaisser un Client en Compte" ou directement sur "Compte"

• Recherchez le Nom du client

• Vous arriverez sur la page "Enregistrement d'un acompte"

• Saisissez le montant, la date et le mode de règlement

• Validez

• Vous pouvez imprimer un reçu en passant par la Main courante et/ou vérifier le bon encaissement en retournant sur le compte Client

• Si vous souhaitez encaisser un acompte, dans PrimaCaisse, allez sur la Caisse

• Cliquez sur l'icone de boîte à outils jaune en haut à gauche de la fenêtre, puis "Encaisser un client en Compte" ou directement sur "Compte" dans les modes de règlement en bas à droite

• Recherchez le Nom du client

• Vous arriverez sur la page des "Factures en cours"

• Cliquez sur le bouton "Arrhes ou Acompte"

• Saisissez le montant, la date et le mode de règlement

• Validez

• Vous pouvez imprimer un reçu en passant par la Main courante et/ou vérifier le bon encaissement en retournant sur le compte Client

• Dans PrimaCaisse, ouvrez la Caisse

• Saisissez les éléments qui composeront votre facture

• Cliquez sur "Compte"

• Recherchez et sélectionnez le Nom du client

• Validez la mise en compte en cliquant sur "OK" (la facture est mise en créance sur le compte Client)

• Ouvrir PrimaDesk > Clients - Encours > Accédez au fichier des clients en compte

• Recherchez le Nom du client

• Vérifiez que les coordonnées sont bien renseignées sur la fiche du compte Client

• Allez sur l'onglet "En-Cours"

• Cliquez sur le ticket et cliquez sur "Facturer"

• Complétez les informations et validez

Vous aurez ainsi la facture prête à imprimer.

Rappel : Vous pouvez utiliser la fonction "Annoter > Texte" afin de dessiner une zone de texte dans laquelle vous pourrez ajouter des éléments complémentaires.

• Dans PrimaCaisse, allez sur la Caisse

• Cliquez sur "Comptes"

• Recherchez le Nom du client

• Sélectionnez la/les factures en cliquant dans la première colonne (lorsque la facture est bien sélectionnée, un carré vert apparait dans la colonne, à droite de la ligne de la facture)

• Cliquez sur "OK"

• Saisissez le mode de règlement et validez

• Allez sur PrimaDesk > Paramètres et Structures > Paramètres Généraux > Modes de règlement

• Cliquez sur l'onglet "Divers propriétés"

• Activer "Le paiement échelonné est possible" + "Création du plan de prélèvement à l'encaissement"

• Redémarrez vos logiciels Prima

• Dans PrimaCaisse, allez sur la Caisse

• Cliquez sur "Encaisser un client en Compte" ou directement sur "Compte"

• Cliquez sur "Créer"

• Sélectionnez le type de fiche (Membre, Visiteur ou Organisateur) à laquelle ce compte sera rattaché

• Complétez les informations nécessaires

• Validez => Le compte est créé

• Dans PrimaCaisse, allez sur la Caisse

• Saisissez les éléments composant votre facture

• Choisissez "En compte" comme mode de règlement

• Validez l'encaissement (vérifiez que "Plan de prélèvement" est coché)

• Complétez l’échéancier

• Validez

Attention, cette opération doit toujours être effectuée depuis le même ordinateur (celui ayant le dossier de réception des fichiers générés)

• Allez sur Primadesk > Clients- Encours > Paiements échelonnés

• Choisissez le mode de règlement

• Choisissez le mois et cocher les prélèvements à envoyer en banque (attention à l'année)

• Indiquez la date d'opération

• Cliquez sur "Transfert Banque"

Le fichier sera généré automatiquement dans le dossier prévu. Il ne restera plus qu'à transférer le fichier à la banque.

• Allez sur Primadesk > Clients- Encours > Paiements échelonnés

• Choisissez le mode de règlement

• Choisissez le mois et cochez les prélèvements à encaisser

• Cliquez sur "Valider" pour procéder à l'encaissement

• Indiquez la date d'encaissement et validez

Le paiement est mis sur la date choisie. Attention, s'il s'agit d'une date antérieure, pensez à ressortir votre rapport de caisse du/des jour(s) en question.

• Dans PrimaCaisse, allez sur la Caisse

• Cliquez sur "Compte"

• Recherchez le Nom du client

• Sélectionnez chaque ligne de facturation sur la première colonne (sélection indiquée par un carré vert) jusqu'à arriver à l'équilibre

• Cliquez sur "OK" et validez la compensation des écritures

• Dans PrimaCaisse, allez sur la Caisse

• Cliquez sur "Encaisser un client en Compte" ou directement sur "Compte"

• Cliquez sur "Créer"

• Sélectionnez le type de fiche (Membre, Visiteur ou Organisateur) à laquelle ce compte sera rattaché

• Complétez les informations nécessaires

• Validez => Le compte est créé

Si vous le souhaitez, vous pouvez choisir un découvert autorisé afin d'autoriser un client à consommer pour régler sa facture par la suite. Pour ce faire :

• Dans PrimaDesk > Cliquez sur "Clients - Encours"

• Allez sur "Fichiers des Clients En Compte"

• Recherchez le compte Client et ouvrez la fiche Client

• Dans l'onglet "Coordonnées", vous trouverez la mention "Plafond" qui par défaut est à 0.00 €.

• Modifiez ce montant pour autoriser un découvert et validez pour sauvegarder

• Dans PrimaCaisse, allez sur la Caisse

• Cliquez sur badge (dans les encaissements)

• Passez le badge sur l'encodeur

• Vous arriverez directement sur le compte du client

• Cliquez sur "Arrhes ou Acompte"

• Choisissez le mode de règlement

• Saisissez le montant (et le bonus)

• Cliquez sur "Valider"

• Dans PrimaCaisse, allez sur la Caisse

• Cliquez sur Comptes > Recherchez le Nom du client

• Cliquez sur "Arrhes ou Acompte"

• Choisissez le mode de règlement

• Saisissez le montant (et le bonus)

• Cliquez sur "Valider"

• Dans PrimaCaisse, allez sur la Caisse

• Choisissez les prestations

• Cliques sur "Comptes"

• Recherchez le Nom du client

• Validez

• Dans PrimaCaisse, allez sur la Caisse

• Choisissez les prestations

• Cliquez sur "Badge"

Avant de procéder à l'encaissement il est conseillé de demander la confirmation du nom du compte Client auquel appartient le badge afin d’éviter les fraudes.

• Validez

• Dans PrimaCaisse, allez sur la Caisse

• Cliquez sur "Comptes" > Recherchez le Nom du client

• Sélectionnez chaque ligne de facturation concernée sur la première colonne (sélection indiquée par un carré vert)

• Une fois tout sectionné :

Si le montant est égal à 0 > Cliquez sur "OK" > Confirmez la compensation

Si le montant est différent de 0 > Cliquez sur "OK"

• Si le montant est différent de 0, choisissez le mode de règlement de l'écart

• Changez le montant si le client ne règle pas tout l'écart

• Cliquez sur "Valider"

Rappel, les encaissements sur compte Client commencent par un R-XXXXX

les administrateurs ont les autorisations nécessaires à la suppression des règlements. Ce type d’opération est généralement utilisé si il y a eu une erreur d'encaissement. Pour ce faire :

• Dans PrimaCaisse, allez sur la Caisse

• Cliquez sur la Main Courante

• Recherchez et cliquez (simple clic) sur le règlement

• Cliquez sur "Supprimer" pour annuler le règlement

Vous pourrez ensuite réenregistrer le bon règlement.

Rappel, les encaissements sur compte Clients commencent par un R-XXXXX

Depuis un compte limité, il est possible d'accéder à ces fonctionnalités avec le code Administrateur, pour ce faire :

• Dans PrimaCaisse, allez sur la Caisse

• Cliquez sur la Main Courante

• Recherchez et cliquez (simple clic) sur le règlement

• Composez "ALT" + "D" sur le clavier

• Saisissez le mot de passe Administrateur (vous le retrouverez dans la gestion des utilisateurs ici)

• Cliquez sur "Supprimer" pour annuler le règlement

Vous pourrez ensuite réenregistrer le bon règlement.

Rappel, les encaissements de Cotisation commencent par un C-XXXXX

les administrateurs ont les autorisations nécessaires à la suppression des règlements. Ce type d’opération est généralement utilisé si il y a eu une erreur d'encaissement. Pour ce faire :

• Dans PrimaCaisse, allez sur la Caisse

• Cliquez sur la Main Courante

• Recherchez et cliquez (simple clic) sur le règlement

• Cliquez sur "Supprimer" pour annuler le règlement

Vous pourrez ensuite réenregistrer le bon règlement.

Rappel, les encaissements de Cotisation commencent par un C-XXXXX

Depuis un compte limité, il est possible d'accéder à ces fonctionnalités avec le code Administrateur, pour ce faire :

• Dans PrimaCaisse, allez sur la Caisse

• Cliquez sur la Main Courante

• Recherchez et cliquez (simple clic) sur le règlement

• Composez "ALT" + "D" sur le clavier

• Saisissez le mot de passe Administrateur (vous le retrouverez dans la gestion des utilisateurs ici)

• Cliquez sur "Supprimer" pour annuler le règlement

Vous pourrez ensuite réenregistrer le bon règlement.

• Dans PrimaCaisse, allez sur la Caisse

• Cliquez sur "Main Courante"

• Cliquez sur "Tous" et sélectionnez l'utilisateur souhaité

• Les cases n'ayant pas de nom dans la colonne "Par" sont les opérations effectuées par l'Administrateur ou par les techniciens de Prima

• Dans PrimaCaisse, allez sur la Caisse

• Cliquez sur Main Courante

• En cliquant sur le montant encadré en rouge en bas de chaque colonne, vous pouvez obtenir le détail pour pointer les règlements

Vous pouvez imprimer ces éléments en cas de besoin.

• Dans PrimaCaisse, allez sur la Caisse

• Cliquez sur Main Courante

• 2 Analyses sont possibles :

1. Cliquez sur "Détail du CA" pour analyser les ventes pouvant être classées par produit vendu ou par famille de produit

2. Cliquez sur "Fréquentation" pour voir les ventes classées par nom de client

• Dans PrimaCaisse, allez sur la Caisse

• Cliquez sur la Main Courante

• Cliquez sur le bouton de l'imprimante

Il est possible d'imprimer le rapport de caisse journalier à tout moment.

Pour ce faire :

• Dans PrimaCaisse, allez sur la Caisse

• Cliquez sur Main Courante

• Cliquez sur "Imprimer État de Clôture"

• Choisissez "Édition de la Journée"

Lors de la clôture de Caisse, le rapport journalier est affiché et pourra être imprimé. Attention, une fois clôturée, la caisse n'est plus modifiable, vous retrouverez plus bas la procédure à suivre pour la clôture de Caisse.

La clôture complète reprend la main courante du 1er jour du mois jusqu'au jour actuel de la main courante. Exemple : si vous êtes sur la journée du 28/XX, alors l'édition complète vous sortira le chiffre d'affaires du 1er au 28 XX.

Pour ce faire :

• Dans PrimaCaisse, allez sur la Caisse

• Cliquez sur Main Courante

• Cliquez sur "Imprimer État de Clôture"

• Choisissez "Édition Complète"

La clôture entre 2 dates vous sortira le chiffre d'affaires et les encaissements sur la période sélectionnée.

Pour ce faire :

• Dans PrimaCaisse, allez sur la Caisse

• Cliquez sur Main Courante

• Cliquez sur "Imprimer État de Clôture"

• Choisissez "Édition Entre 2 Dates"

• Sélectionnez les dates souhaitées

Lors du processus d'encaissement, après avoir sélectionné le mode de règlement, vous pouvez choisir d'imprimer ou non le ticket dans la fenêtre ou l'on saisie le montant encaissé.

Pour ressortir un ticket d'encaissement :

• Dans PrimaCaisse, allez sur la Caisse

• Cliquez sur la Main Courante

• Cherchez le ticket souhaité et cliquez dessus (simple clic)

• Cliquez sur "Ré-imprimer le ticket"

Rappel : La NF525 trace et enregistre l'ensemble des réimpressions de ticket

• Ouvrir la Caisse

• Cliquer sur la Main Courante

• Rechercher le ticket souhaité

• Cliquer sur Établir une Facture

• Renseigner les champs obligatoire (Nom ou Nom de Société + Adresse + Code Postal + Ville)

Attention a ne pas faire d'erreur lors de la saisie, car toute facture créée est DEFINITIVE

• Cliquer sur Valider.

La facture sera générée à l'écran. Vous pourrez ainsi l'imprimer, l'enregistrer ou l'envoyer par e-mail.

• Dans PrimaCaisse, allez sur la Caisse

• Sélectionnez le produit

• Sélectionnez le mode de règlement

• Cliquez sur le bouton "Pas de Facture" afin qu'il soit remplacé par "Créer une Facture"

• Renseignez les champs obligatoire (Nom ou Nom de Société + Adresse + Code Postal + Ville)

Attention à ne pas faire d'erreur lors de la saisie, car toute facture créée est DEFINITIVE

• Cliquez sur "Valider"

Le ticket sera enregistré et la facture sera générée à l'écran. Vous pourrez ainsi l'imprimer, l'enregistrer ou l'envoyer par e-mail.

• Dans PrimaCaisse, allez sur la Caisse

• Cliquez sur la Main Courante

• Recherchez le Ticket

• Cliquez sur "Imprimer une Facture"

• La facture établie apparait immédiatement à l'écran. Vous pourrez ainsi l'imprimer, l'enregistrer ou l'envoyer par e-mail.

Toute facture créée étant définitive, pour modifier une facture, nous sommes obligés d'annuler la facture et de la recréer.

• Dans PrimaCaisse, allez sur la Caisse

• Cliquez sur la Main Courante

• Recherchez le ticket ayant généré la facture initiale

• Cliquez sur "Modifier le Ticket"

• Annulez et recréez le ticket (attention, les dates seront obligatoirement au Jour J)

Dans l'exemple vidéo, le montant de la facture n'est pas de 3600€ mais de 3500 €. Le ticket initial est donc modifié (annulation + création). Pour le comptabilité, la première facture est compensée par un avoir, puis la nouvelle facture est recréée.

• Dans PrimaCaisse, allez sur la Caisse

• Cliquez sur la Main Courante

• Recherchez le ticket souhaité (montant négatif)

• Cliquez sur "Établir une Facture"

• Renseignez les champs obligatoires (Nom ou Nom de Société + Adresse + Code Postal + Ville)

Attention a ne pas faire d'erreur lors de la saisie, car toute facture créée est DEFINITIVE

• Cliquez sur "Valider".

Si le logiciel détecte que le montant du ticket est négatif, il créera automatiquement un avoir en lieu et place de la facture. L'avoir sera donc généré à l'écran. Vous pourrez ainsi l'imprimer, l'enregistrer ou l'envoyer par e-mail.

• Dans PrimaCaisse, allez sur la Caisse

• Ouvrez la Main Courante

• Recherchez le ticket à modifier et cliquez dessus (simple clic)

• Cliquez sur "Annuler le Ticket"

• Recliquez sur "Annuler"

• Renseignez le motif de l'annulation. Attention cette étape est cruciale car en cas de contrôle par les autorités, ce motif sera le premier élément vérifié

Le ticket annulé apparaitra en grisé dans la main courante avec les informations de traçabilité.

• Dans PrimaCaisse, allez sur la Caisse

• Ouvrez la Main Courante

• Recherchez le ticket à modifier et cliquez dessus (simple clic)

• Composez "ALT" + "D" sur le clavier

• Saisissez le mot de passe Administrateur (vous le retrouverez dans la gestion des utilisateurs ici)

• Cliquez sur "Annuler le Ticket"

• Recliquez sur Annuler

• Renseignez le motif de l'annulation. Attention cette étape est cruciale car en cas de contrôle par les autorités, ce motif sera le premier élément vérifié

Le ticket annulé apparaitra en grisé dans la main courante avec les informations de traçabilité.

• Dans PrimaCaisse, allez sur la Caisse

• Ouvrez la Main Courante

• Utilisez le calendrier ou les boutons "<" ou ">" pour accéder à la journée souhaitée

• Recherchez le ticket à modifier et cliquez dessus (simple clic)

• Cliquez sur "Annuler le Ticket"

• Saisissez le mot de passe Administrateur (vous le retrouverez dans la gestion des utilisateurs ici)

• Recliquez sur Annuler

• Renseignez le motif de l'annulation. Attention cette étape est cruciale car en cas de contrôle par les autorités, ce motif sera le premier élément vérifié

Le ticket annulé apparaitra dans la main courante de la Caisse du jour en grisé avec les informations de traçabilité. Pensez à avertir vos collègues car cela créera un écart dans la Caisse du jour pour compenser l'erreur de la caisse précédente.

• Dans PrimaCaisse, allez sur la Caisse

• Ouvrez la Main Courante

• Recherchez le ticket à modifier et cliquez dessus (simple clic)

• Cliquez sur "Modifier le Ticket"

• Le ticket initial sera annulé avec la compensation en négatif. Cliquez sur "Annuler"

• Renseignez le motif de l'annulation. Attention cette étape est cruciale car en cas de contrôle par les autorités, ce motif sera le premier élément vérifié

• Cliquez sur "Recréer un Ticket". L'écran de caisse chargera les produits du ticket initial

• Vous pouvez modifier les lignes du ticket (si besoin)

• Cliquez sur le (bon) mode de règlement

Le ticket annulé apparaitra en grisé dans la main courante avec les informations de traçabilité.

• Dans PrimaCaisse, allez sur la Caisse

• Ouvrez la Main Courante

• Recherchez le ticket à modifier et cliquez dessus (simple clic)

• Composez "ALT" + "D" sur le clavier

• Saisir le mot de passe Administrateur (vous le retrouverez dans la gestion des utilisateurs ici)

• Cliquez sur "Modifier le Ticket"

• Le ticket initial sera annulé avec la compensation en négatif. Cliquez sur "Annuler"

• Renseignez le motif de l'annulation. Attention cette étape est cruciale car en cas de contrôle par les autorités, ce motif sera le premier élément vérifié

• Cliquez sur "Recréer un Ticket". L'écran de caisse chargera les produits du ticket initial

• Vous pouvez modifier les lignes du ticket (si besoin)

• Cliquez sur le (bon) mode de règlement

Le ticket annulé apparaitra en grisé dans la main courante avec les informations de traçabilité.

• Dans PrimaCaisse, allez sur la Caisse

• Ouvrez la Main Courante

• Utilisez le calendrier ou les boutons "<" ou ">" pour accéder à la journée souhaitée

• Recherchez le ticket à modifier et cliquez dessus (simple clic)

• Cliquez sur "Modifier le Ticket"

• Saisissez le mot de passe Administrateur (vous le retrouverez dans la gestion des utilisateurs ici)

• Le ticket initial sera annulé avec la compensation en négatif. Cliquez sur "Annuler"

• Renseignez le motif de l'annulation. Attention cette étape est cruciale car en cas de contrôle par les autorités, ce motif sera le premier élément vérifié

• Cliquer sur "Recréer un Ticket" > l'écran de caisse chargera les produits du ticket initial

• Vous pouvez modifier les lignes du ticket (si besoin)

• Cliquez sur le (bon) mode de règlement

Le ticket annulé apparaitra dans la main courante de la caisse du jour en grisé avec les informations de traçabilité. Pensez à avertir vos collègues car cela créera un écart dans la Caisse du jour pour compenser l'erreur de la caisse précédente.

• Dans PrimaCaisse, allez sur la Caisse

• Ouvrez la Main Courante

• Imprimez le rapport de caisse de la journée

• Vérifiez si les montants d'encaissement de la journée correspondent

• Si une erreur se présente, revenez sur l'écran de la Main Courante

• Dans PrimaCaisse, allez sur la Caisse

• Ouvrez la Main Courante

• En cliquant sur le bas de chaque colonne, vous pouvez obtenir le détail des règlements pour pointage

Vous pouvez imprimer ces éléments en cas de besoin.

• Dans PrimaCaisse, allez sur la Caisse

• Ouvrez la Main Courante

• Cliquez sur "Fond de Caisse"

• Remplissez les champs en correspondance avec votre fond de caisse

• Une fois terminé, vous pouvez imprimer ce rapport

Enregistrer une entrée d'espèces

L'entrée d'espèces est l'ajout d'une somme d'argent en espèces dans la caisse. Par exemple, l'ajout de 50€ pour compenser des dépenses diverses.

Enregistrer une sortie d'espèces

La sortie d'espèces permet de tracer les dépenses qui auraient pu être faites (achat de timbre, de produits divers, de journaux...) et également de tracer les sommes remises au coffre ou en banque.

Cette opération doit être faite UNIQUEMENT après la vérification des encaissements.

• Dans PrimaCaisse, allez sur la Caisse

• Ouvrez la Main Courante

• Cliquez sur "Clôturer la Caisse"

• Si vous êtes en fond de caisse constant : le logiciel vous proposera de faire la sortie d'espèces de votre caisse

• Si le paramètre est activé : vous devrez effectuer votre remise de chèque

• Le rapport de caisse se chargera. Il est impératif d'attendre la fin du chargement du rapport

• Vous pouvez imprimer ou exporter le rapport ou directement fermer l’écran de visualisation

Lors de cette opération, une copie de votre clôture sera uploadée sur le serveur sécurisé de Prima pour répondre aux obligations de la NF525. Il faut donc que vous ayez Internet pour effectuer ce type d'opération.