En cliquant sur le bouton "Préférences", en haut à gauche de la fenêtre, vous pouvez personnaliser l'affichage de l'outil de recherche tel que :

• Afficher le Prénom + Nom au lieu de Nom + Prénom

• Afficher le numéro de téléphone,

• Afficher le clavier visuel de recherche

• Afficher la date de naissance

• Ouvrir le moteur de recherche sur les "Membres en activité" uniquement ou sur l'ensemble des Membres

Attention, on associe toujours la fiche d'un conjoint ou d'un enfant à celle du Chef de famille et non l'inverse.

• Ouvrez la fiche du Membre à associer à la fiche du Chef de famille (le conjoint ou l'enfant)

• Cliquez sur "Fonctions Diverses" et choisissez "Modifier le Lien Familial"

• Utilisez le moteur de recherche pour sélectionner le Chef de Famille

• Indiquez si la fiche que vous associez est celle du "Conjoint" ou d'un "Enfant"

Le rattachement est terminé. S'il existe, l'En-cours de la fiche du conjoint (ou de l'enfant) est transféré au Chef de Famille.

• Ouvrez la Fiche à modifier

• Cliquez sur le bouton "Fonctions Diverses" et choisissez "Modifier le Lien Familial"

• Deux options s'offrent à vous :

1. Devient Chef de Famille : la fiche du Membre repasse en fiche Individuelle et le Membre devient "Chef de famille"

2. Intègre une famille différente : transfère le Membre dans une autre famille. Avec cette option une fenêtre de recherche par Nom s'ouvre pour choisir le nouveau Chef de famille, sélectionnez le nouveau positionnement de la fiche (conjoint ou enfant)

• Définissez votre choix concernant l'En-cours du client (ne pas oublier de recalculer la cotisation si besoin)

Attention, on associe toujours la fiche d'un salarié/Membre à celle de la société (fiche mère), et non l'inverse.

• Ouvrez la fiche du salarié/Membre à associer à la fiche de la société

• Cliquez sur "Fonctions Diverses" et choisissez "Modifier le Lien Familial"

• Utilisez le moteur de recherche pour sélectionner la fiche de la société

Le rattachement est terminé. S'il existe, l'En-cours de la fiche du salarié/Membre est transféré au sur la fiche de la société.

• Ouvrez la Fiche à modifier

• Cliquez sur le bouton "Fonctions Diverses" et choisissez "Modifier le Lien Familial"

• Deux options s'offrent à vous :

1. Devient Chef de Famille : la fiche du salarié/Membre repasse en fiche Individuelle et le Membre devient "Chef de famille"

2. Intègre une famille différente : transfère le Membre dans une autre famille. Avec cette option une fenêtre de recherche par Nom s'ouvre pour choisir la nouvelle société ou le nouveau Chef de famille. Si le rattachement se fait sur un Chef de famille et non plus une société, sélectionnez le positionnement de la fiche (conjoint ou enfant)

• Définissez votre choix concernant l'En-cours du client (ne pas oublier de recalculer la cotisation si besoin)

• Ouvrez PrimaGolf > Onglet "Membres"

• Accédez au Fichier des Membres

• Recherchez le Membre et ouvrez sa fiche

• Cliquez sur l'onglet "Cotisations"

• Utilisez l’ascenseur pour passer de "En Activité" à "Démissionnaire"

• Cliquez sur "Sauvegarder" et enregistrez une date de changement de statut (impératif)

Le client sera automatiquement passé de "Membre" à "Visiteur".

• Ouvrez PrimaGolf > Onglet "Membres"

• Accédez au fichier des Membres

• Cliquez sur le bouton représentant 3 personnages (en haut à gauche de la fenêtre)

• Vérifiez que vous êtes sur le statut "Tous" afin de voir les Membres démissionnaires (leur nom est barré et surligné e rouge)

• Utilisez l'ascenseur pour faire défiler la liste des Membres et trouver la fiche du Membre démissionnaire qui reprend une cotisation.

Attention, il est impératif de respecter cette procédure car elle permet d'éviter plusieurs erreurs que nous constatons régulièrement (notamment le mauvais renseignement du Mot Directeur dans la barre de recherche et la création de doublons).

Cette option permet de définir une adresse particulière qui figurera sur les documents de cotisation (appels, factures...). Cette solution est notamment utilisée lorsque qu'un client vous demande d'établir sa cotisation au nom de sa société ou, pour les écoles de golf, lorsqu'un parent est "Non Membre". Pour ce faire :

• Activez l'option "Facturation à une autre adresse"

• Remplissez l'adresse et validez

• Sauvegardez la fiche

• Les appels, factures et autres documents utiliseront à présent ces nouvelles données.

Cette manipulation est valable aussi bien pour les accessoires que pour les compléments de cotisation

• Ouvrez la fiche du Membre sur l'onglet "Cotisations"

• Dans les encadrés "Cotisations accessoires" et/ou "Compléments de cotisation", cliquez sur "Clic pour créer"

• Choisissez le(s) produit(s)

• Sauvegardez puis cliquez sur "Recalculer la Cotisation"

Rappel : Le recalcul de la cotisation n'est possible que si la cotisation est à l'état d'appel (c'est à dire non facturée et sans aucun paiement)

Cette manipulation est valable aussi bien pour les accessoires que pour les compléments de cotisation

• Ouvrez la fiche du Membre sur l'onglet "Cotisations"

• Dans les encadrés "Cotisations accessoires" et/ou "Compléments de cotisation", cochez le(s) produit(s) à retirer

• Sauvegardez puis cliquez sur "Recalculer la Cotisation"

Rappel : Le recalcul de la cotisation n'est possible que si la cotisation est à l'état d'appel (c'est à dire non facturée et sans aucun paiement)

• Ouvrez la fiche du Membre sur l'onglet "Cotisations"

• Dans l'encadré "Conditions spéciales permanentes" cliquez sur "Clic pour créer"

• Choisissez le(s) remise(s) à imputer

• Validez les paramètres

• Sauvegardez puis cliquez sur "Recalculer la Cotisation"

Rappel : Le recalcul de la cotisation n'est possible que si la cotisation est à l'état d'appel (c'est à dire non facturée et sans aucun paiement)

• Ouvrez la fiche du Membre sur l'onglet "Cotisations"

• Dans l'encadré "Conditions spéciales permanentes" cliquez sur "Clic pour créer"

• Choisissez le(s) majoration(s) à imputer

• Validez les paramètres.

• Sauvegardez puis cliquez sur "Recalculer la Cotisation"

Rappel : Le recalcul de la cotisation n'est possible que si la cotisation est à l'état d'appel (c'est à dire non facturée et sans aucun paiement)

• Ouvrez la fiche du Membre sur l'onglet "Cotisations"

• Dans l'encadré "Conditions spéciales permanentes" cochez la(les) remise(s) et/ou la(les) majoration(s) à retirer

• Cliquez sur le bouton "Supprimer"

• Sauvegardez puis cliquez sur "Recalculer la Cotisation"

Rappel : Le recalcul de la cotisation n'est possible que si la cotisation est à l'état d'appel (c'est à dire non facturée et sans aucun paiement)

Le bouton "Simuler le calcul" vous permet de simuler les appels de cotisations en fonction des paramètres enregistrés précédemment.

Il est possible de faire un suivi d'année en année en sélectionnant l'année grâce à l'ascenseur "Tarif".

Cela peut être utile, notamment lors d'un conflit avec un client, pour constater l’évolution de ses cotisations dans le temps.

• Ouvrez la fiche Membre > Onglet "Divers"

• Vérifiez que le champs "Numéro de licence" est vide (sinon effacez le)

• Cliquez sur l'icône de la FFGolf

Le logiciel effectue une recherche automatique par Nom et Prénom

• Cliquez sur le licencié correspondant à votre client (attention aux homonymes)

Le numéro de licence et l'index du licencié sont enregistrés et affichés sur la Fiche du Client

• Vérifiez que le numéro de licence renseigné dans la fiche du client est le bon

• Cliquez sur l'icône FFGolf

Le logiciel télécharge le nouvel index automatiquement

• Si une fenêtre d'erreur apparait, effacez le numéro de licence déjà renseigné dans la fiche et faite la manipulation décrite ci-dessus (Rechercher le numéro de licence du client)

• Pour les non licenciés : renseignez manuellement NON dans l'encart du numéro de licence. L'index est toujours 54,0 pour les non licenciés.

• Pour les étrangers : renseignez manuellement le numéro de licence et l'index signalé par le client.

• Ouvrez la fiche du Membre

• Cliquez sur l'onglet "Accès"

• Cliquez sur "Attribuer un Badge"

• Passez une badge sur l'encodeur (le lecteur bleu connecté à l'ordinateur). Le Badge est attribué.

• Ouvrez la fiche du Membre

• Cliquez sur l'onglet "Accès"

• Cliquer sur le bouton rouge "Actions" du badge à remplacer et choisissez "Remplacer"

• Passez un badge sur l'encodeur (le lecteur bleu connecté à l'ordinateur). Le nouveau badge est attribué.

• Ouvrez la fiche du Membre

• Cliquez sur l'onglet "Accès"

• Cliquez sur "Attribuer un nouveau Badge"

• Passez un badge sur l'encodeur (le lecteur bleu connecté à l'ordinateur). Le badge supplémentaire est attribué

• Ouvrez la fiche du Membre

• Cliquez sur l'onglet "Accès"

• Cliquer sur le bouton rouge "Actions" du badge à remplacer et choisissez "Supprimer". Le badge est supprimé.

• Ouvrez la fiche du Membre

• Cliquez sur l'onglet "Accès"

• Dans l'espace "Accès", cliquez sur le bouton bleu "Assigner un profil par défaut"

• Choisissez le profil d'accès désiré

• Cliquez sur "Confirmer" pour Sauvegarder

• Ouvrez la fiche du Membre

• Cliquez sur l'onglet "Accès"

• Dans l'espace "Accès", cliquez sur le bouton bleu "Modifier le profil par défaut"

• Choisissez le nouveau profil d'accès désiré

• Cliquez sur "Confirmer" pour Sauvegarder

Il est possible de personnaliser l'accès d'une personne, c'est à dire de définir une autorisation d'accès spécifique à une personne sans qu'elle soit affiliée à un profil d'accès prédéfini.

L’inconvénient de ce paramétrage est que lorsque vous souhaitez modifier les horaires d'accès/d'ouverture, il vous faudra aller sur chaque personne ayant un profil d'accès spécifique afin de modifier ces horaires manuellement. Avec les profils d'accès prédéfini, la modification d'un profil modifie directement l'ensemble des personnes qui sont affiliées à ce profil. C'est pourquoi nous vous conseillons de n'utiliser la personnalisation du profil d'accès d'un Membre que de façon exceptionnelle. Pour ce faire :

• Ouvrez la fiche du Membre

• Cliquez sur l'onglet "Accès"

• Dans l'espace "Accès", en dessous de Profil d'accès, cliquer sur "Personnaliser les Accès"

• Définissez les jours/horaires d'accès pour chaque lecteur d'accès

• Cliquez sur "Confirmer" pour sauvegarder

Vous pouvez directement consulter le nombre de crédits restants et les historiques des consommations/chargements sur les fiches Membre. Pour ce faire :

• Ouvrez la fiche Membre

• Cliquez sur l'onglet "Accès"

• Dans l'espace "Historiques" sélectionnez l'onglet "Transactions"

• Vous pouvez consulter le solde du client actuellement sur son badge

• Un moteur de recherche vous permet de suivre les consommations du client, sur une période donnée si nécessaire, et de les exporter sur un fichier Excel le cas échéant

Vous pouvez également retrouver les passages, c'est à dire les historiques d'utilisation du badge, sur les lecteurs d'accès. Pour ce faire :

• Ouvrez la fiche Membre

• Cliquez sur l'onglet "Accès"

• Dans l'espace "Historiques" sélectionnez l'onglet "Passages"

• Vous pouvez consulter l'ensemble des passages. En vert les passages qui ont été autorisés et en rouge les passages qui ont été refusés avec le motif de refus

• Un moteur de recherche vous permet de voir les passages sur un période donnée, pour l'ensemble des lecteurs ou sur un lecteur spécifique et de les exporter sur un fichier Excel le cas échéant

Il est également possible de retracer l'historique des attributions de badge. Pour ce faire :

• Ouvrez la fiche Membre

• Cliquez sur l'onglet "Accès"

• Dans l'espace "Historiques" choisissez l'onglet "Attributions"

• Vous pouvez consulter l'ensemble des badges qui sont et ont été attribués au client. En vert les badges actifs et en rouge les badges désactivés

Le bouton "Modifier" permet d'accéder aux compléments d'informations de l'appel de cotisation et de pouvoir modifier certains éléments tels que :

• Les dates d'exercice ou de facturation (après avoir cliqué sur la flèche rouge)

• Les lignes de l'appel (après avoir cliqué sur "Modifier")

Après avoir fait vos modifications, rendez-vous dans l'onglet "Cotisations" et cliquez sur le bouton "Recalculer la Cotisation" pour générer un nouvel appel de cotisation.

Rappel : la modification d'un appel de cotisation ne peut avoir lieu que si cet appel n'a pas été facturé. Si ce dernier a été facturé, il vous faudra faire un avoir ou une facture complémentaire afin d'apporter les modifications souhaitées à la facture.

Depuis l'onglet "En-cours" de la fiche Membre, après avoir cliqué (simple clic) sur la cotisation en question, vous pouvez envoyer l'appel de cotisation, le rappel de règlement ou la facture en utilisant le bouton "Imprimer ou Mail" et en sélectionnant le document de votre choix.

Rappel : l'impression de la facture transforme votre appel de cotisation en facture, ce qui a pour conséquence de le rendre définitif. Il ne pourra donc plus être modifié ou recalculé après cette étape.

La fonction "Régulariser" n'est à utiliser uniquement dans le cadre d'enregistrement d'une perte ou d'un profit, c'est à dire d'une créance irrécouvrable. Ce type d'opération crée une écriture dites "d'OD" (Opération Diverses) qui devra être justifiée en comptabilité. Cette fonction ne doit donc pas être utilisée à la légère.

Pour ce faire :

• Ouvrez la fiche Membre dans Primagolf

• Allez dans l'onglet "En-cours"

• Sélectionnez la ligne de cotisation pour laquelle une somme reste due

• Cliquez sur le bouton "Régulariser"

• Choisissez la date de régularisation et la raison

• Validez

Rappel : vous pouvez choisir les types de régularisation et leurs imputations comptables dans Primagolf > Paramètres > Paramètres Généraux > Écarts de Règlement > Encart du bas "Écritures de Régularisation".

Ce bouton permet d'avoir les détails de l'opération tels que le numéro d'encaissement et les sommes couvertes par l'encaissement.

Cette option n'est valable que pour les chèques de Banques et pour les Golf ayant activé la fonctionnalité de remise en banque des chèques et/ou du transfert comptable. Elle permet de modifier ou consulter les informations relatives à la remise en banque du chèque telles que le numéro de la remise, le nom de la banque du client ou la date de la remise du chèque en banque.

Plutôt destinée à l'assistance technique, cette fonctionnalité nous permet de consulter l'ensemble des règlements et leur transformation en chiffre d'affaires. Elle nous permet également de vérifier si les encaissements sont équilibrés.

Les sommes totales présentes dans le Détail des Règlement doivent correspondre au Total des Règlements (sauf si un appel compensatoire a été émis en compensé). Lorsque le montant dû est à zéro, la cotisation apparaitra comme réglée.

Ne jamais rentrer de valeurs manuellement sans l'aval de l'assistance technique car cela pourrait avoir un impact négatif sur votre système.

Rappel : cette fonction est utilise lorsque pour rattacher une fiche Membre existante à une autre fiche Membre ou une famille déjà existante

Attention, on associe toujours la fiche d'un conjoint ou d'un enfant à celle du Chef de famille et non l'inverse.

• Ouvrez la fiche du Membre à associer à la fiche du Chef de famille (le conjoint ou l'enfant)

• Cliquez sur "Fonctions Diverses" et choisissez "Modifier le Lien Familial"

• Utilisez le moteur de recherche pour sélectionner le Chef de Famille

• Indiquez si la fiche que vous associez est celle du "Conjoint" ou d'un "Enfant"

Le rattachement est terminé. S'il existe, l'En-cours de la fiche du conjoint (ou de l'enfant) est transféré au Chef de Famille.

Ce module vous permet de créer une enveloppe, une étiquette ou un courrier en reprenant les éléments de la fiche Membre tels que les nom, prénom, adresse, code postal, ville... selon le modèle établi dans les impressions.

Rappel : ces paramétrages se font dans Primagolf > Paramètres > Impressions

Ce module vous permet d'obtenir la fiche Membre sur papier.

Sélectionnez les champs que vous souhaitez voir sur la fiche et cliquez sur "Imprimer".

Un aperçu avant impression sera généré.

Cette fonctionnalité est utile lorsque vous avec un soucis de couleur de police du Membre sur PrimaCaisse. Elle permet de refaire la liaison entre les différents logiciels et de mettre à jour les polices d'écriture.