Avant d'encaisser la cotisation du Membre, il est important de vérifier l'exactitude des éléments qui composent cette cotisation.

Dans l'onglet "En-cours" des fiches Membre, après avoir sélectionné la ligne de la cotisation, la transformation de l'appel de cotisation (Devis) en facture se fait soit en cliquant sur le bouton "Facturer", soit lorsque vous cliquez sur le bouton "Imprimer ou Mail" et que vous sélectionnez "Imprimer" > "La Facture", soit de façon automatique lors du premier règlement (total ou partiel).

Nous vous rappelons que depuis la mise en vigueur de la NF525, toute facture établie est automatiquement verrouillée.

Pour les factures au nom d'une société : attention, la NF525 à également pour vocation d'empêcher les fraudes à la TVA. Il vous est possible de faire une facturation à l'adresse d'une société en cochant "Facturation à une autre adresse" dans l'onglet "Cotisations" de la fiche Membre mais il est impossible d'éditer une note sans détail ou sur laquelle ne figure pas le Nom du bénéficiaire dans le cadre d'une cotisation classique.

Pour palier ce problème, certains Golfs ont mis en place des cotisations "Corporate" permettant au membre d'inviter une ou plusieurs personnes à venir jouer constamment avec lui. Ce type de formule de cotisation a l'avantage d'augmenter vos revenus (car il est généralement plus onéreux) et de pouvoir être justifié lors d'un contrôle.

Une fois l'appel de cotisation vérifié, vous pouvez procéder à l'encaissement total ou partiel via PrimaCaisse.

Rappel : seuls les encaissements "comptants" nécessitent l'utilisation de PrimaCaisse. Les encaissements par paiement échelonné peuvent être gérés directement dans PrimaGolf.

Comment y accéder ?

Ouvrez PrimaCaisse > Onglet "Caisse" > Encaisser une Cotisation

Ou

Depuis votre écran de Caisse (avec les touches et mode de règlement) > Bouton jaune dans la coin supérieur gauche de la Caisse > Encaisser une Cotisation

Attention, si plusieurs appels de cotisations restaient impayés, vous pourriez avoir l’écran suivant :

Il convient donc de choisir ce qui va être réglé. Si le Membre souhaite s'acquitter de la globalité, il vous suffit de cliquer en bout de chaque ligne dans la colonne "Montant réglé", ce qui aura pour conséquence d'additionner les montants. S'il fait un règlement partiel, indiquez simplement le(s) montant(s) sur une ou les deux lignes afin d'arriver à la somme du règlement. Vous arrivez ensuite sur l'écran d'encaissement habituel :

Comment y accéder ?

Ouvrez PrimaGolf > Onglet "Membres" > Accéder au Fichier des Membres > Recherchez le Membre (Chef de famille) > Onglet "En-cours"

Avant de mettre en place le paiement, assurez-vous que les champs "Adresse", "E-mail" et "Téléphone" sont renseignés.

Ces éléments sont obligatoires afin de pouvoir communiquer avec le client (notamment en cas de péremption de la carte bancaire en cours d'année).

Comment y accéder ?

Ouvrez PrimaGolf > Onglet "Membres" > Accéder au Fichier des Membres > Recherchez le Membre (Chef de famille) > Onglet "En-cours" > Cliquez sur la cotisation (simple clic) > Bouton "Plan de prélèvement" > Bouton "Changer de CB"

Comment y accéder ?

Ouvrez PrimaGolf > Onglet "Membres" > Accéder au Fichier des Membres > Rechercher le Membre (Chef de famille) > Onglet "En-cours" > Cliquez sur la cotisation (simple clic) > Bouton "Plan de prélèvement"

Avant cette étape pensez à vérifier si :

• Le changement d'année a été opéré (ici 2020)

• Les appels de cotisation ont bien été générés

Comment y accéder ?

Ouvrez PrimaGolf > onglet "Cotisations" > Liste des Cotisations Appelées > Liste des Appels de Cotisations

Sélectionnez l'exercice précédent (ici 2019) et ne cochez que les Membres ayant un "Echéancier TPE-v"

Cochez les appels dont vous souhaitez reconduire le plan de prélèvement et s'il n'y a pas de prélèvement existant pour cet exercice (ici 2019) et qu'une carte bancaire en cours de validité est trouvée pour chacun

> Alors on crée l'échéancier

Directement en ligne, depuis son interface client, le Membre peut retrouver sa cotisation et procéder au paiement.

Le client a le choix entre :

1. Consulter uniquement sa cotisation

2. Consulter sa cotisation + les possibilités de paiement comptant

3. Consulter sa cotisation + les possibilités de paiement comptant ou paiement échelonné selon un échéancier préétabli

Pour étudier les paramètres et autorisations, rendez vous dans PrimaGolf > Onglet "Paramètres" > Prélèvements des Cotisations en ligne

Comprendre les paramètres :

Autoriser les échéanciers par Internet et App mobile => Permet d'activer la fonctionnalité TPE-V à condition d'avoir été mise en place par les équipes Prima.

Activer code activation => c'est un paramètre en lien avec votre version des réservations web.

Plan de prélèvement en XX mensualités => Permet de définir le rythme des échéances qui sera proposé par défaut aux clients et lors de la création d'un plan de prélèvement.

Prélevé le XX du mois => Choix du jour ou vous souhaitez prélever les cotisations

Autorisé jusqu'au XX/XX/XXXX => permet de choisir une date jusqu'à laquelle la création des plans de prélèvement en ligne est autorisée.

Autoriser le règlement individuel des cotisations => permet d'activer la fonctionnalité autorisant le paiement séparé de chaque cotisation (dans le cas d'une personne ayant plusieurs appels de cotisations pour la même année).

Vous gérez des Cotisation ou Abonnement => Permet une personnalisation entre Abonnement/Abonnés et Cotisation/Membres.

Règle de réservation => ce paramètre permet de définir si vous souhaitez ou non tenir compte du paiement de la cotisation pour activer (ou non) le paiement du Green Fee.

Les Cotisations/Abonnements peuvent être créés en ligne => permet au client de modifier et créer directement les abonnements depuis sa page en ligne.

Actuellement, nous avons 2 types de gestion des prélèvements SEPA :

1. La gestion intégrale via Prima avec génération des fichiers pour envoi à la banque dont les étapes sont les suivantes :

• Création du plan de prélèvement pour chaque client

• Renseignement des coordonnées bancaires (première fois)

• Génération et envoi du fichier à la banque (tous les mois)

• Encaissement selon le retour de la banque (tous les mois)

• (Intégration des majorations pour frais de rejet)

• (Représentation d'un fichier ou encaissement comptant des restants dus)

Il faut bien entendu que toute la partie paramétrage des fichiers d'export et des RCS et ICS soit déjà renseignée dans PRIMA.

2. La gestion avec un établissement tiers ou vous ne procédez qu'à l'encaissement dans Prima dont les étapes sont les suivantes :

• Création du plan de prélèvement pour chaque client

• Encaissement selon le retour de votre banque (ou logiciel tiers) (tous les mois)

• (Intégration des majorations pour frais de rejet)

Comment y accéder ?

Ouvrez Primagolf > onglet "Encaissements" > Paiements Échelonnés > bouton "Paramètres" (en haute à gauche de la fenêtre) > Format de transfert des prélèvements

Si en revanche vous accordez à un Membre des facilités de paiement mais sans connaitre à l'avance son mode de règlement pour chaque paiement, vous pouvez créer un plan de prélèvement "libre". Le plan de prélèvement libre permet de dire au logiciel que vous savez que le Membre vous doit de l'argent et de lui indiquer les dates auxquelles il viendra vous régler. Il pourra ainsi réserver en ligne si Prima est paramétré pour ne permettre la réservation en ligne seulement pour les Membres à jour de leur cotisation. De plus, vous pourrez suivre les paiements en attente dans PrimaGolf > onglet "Encaissements" > Paiements échelonnés.

Pour établir un plan de prélèvement libre. Établissez la cotisation puis, dans l'onglet "En-cours" de la fiche du Membre, cliquez sur la cotisation, cliquez sur le bouton "Plan de prélèvement". Cochez l'option "libre" et éditez votre plan de prélèvement avec les dates et les montants souhaités.