Préparation de l'année

Pour les golfs utilisant le planning de réservation Prima, il est important d'ouvrir les journées afin d'activer les plages de réservations qui seront ensuite relayé sur les plateformes de réservation en ligne selon les paramètres qui ont été définis.

Comment y accéder ? 

Ouvrir Caisse et Planning (PrimaCaisse) > Réservations Golf > Outils > Ouvrir une ou plusieurs journées de réservations

Sélectionnez le parcours et indiquez les dates que vous souhaitez ouvrir. 

Indiquez ensuite le début/fin de journée, l'intervalle et le nombre de place par départ. 

Il vous est possible d'indiquer une neutralisation de départ de façon systématique afin de bloquer par anticipation des départs. 

Attention, une fois la journée ouverte, il n'est possible de la modifier que sous certaines conditions.

L'ouverture devra se faire pour chacun de vos parcours. Lors de la validation, vous verrez en arrière plan l'ouverture se faire jour par jour. Cette procédure peut prendre du temps donc prévoyez de le faire au calme et dans l'idéal sur l'ordinateur principal. 

Rappel : Pensez à rentrer vos compétitions et neutralisation de plage avant le déclenchement automatique des ouvertures de réservations en ligne. 

Nous allons à présent vérifier les paramétrages des dates de saisons et des jours fériés. 

Comment y accéder ? 

Ouvrir Back Office (PrimaDesk) > Paramètres et Structures > Paramètres Généraux > Saisons 

L'important est que dans le premier tableau "Définition des Saison", l'ensemble des jours de l'année soit représenté. En effet, si une seule journée n'est pas présente dans le tableau, le logiciel sera incapable de définir quel est la grille tarifaire applicable sur le jour dit et vous serez bloqué.

Ici nous sommes dans un cas d'un golf à double saison.

Pensez à valider vos changements avant de passer à la suite. Nous allons à présent indiquer les jours fériés pour N+1

Comment y accéder ? 

Ouvrir Back Office (PrimaDesk) > Paramètres et Structures > Paramètres Généraux > Jours Fériés

Normalement vous devriez avoir un tableau avec les dates des jours fériés de l'année N. Dans ce cas précis, il vous suffit de cliquer que "Incrémenter l'année" pour automatiquement transformer N en N+1. 

Attention, les 3 dernières dates de la liste (Lundi de Pâques/Ascension/Lundi de Pentecôte) sont à rentrer manuellement comme ces dates changent chaque année. 

• Lundi de Pâques 

• Ascension

• Lundi de Pentecôte

Bien sur il est possible de rajouter des jours fériés comme par exemple le vendredi du pont de l'ascension (Ajout de ligne avec la touche F1) ou d'en supprimer si par exemple le lundi de pentecôte n'est plus considéré comme un jour férié pour vous (Sélectionner la ligne et F1 pour supprimer).

Si votre tableau n’était pas à jour en N, nous vous invitons à rentrer directement les dates de N+1. 

Pensez à valider vos changements avant de quitter. 

La première question à vous poser est de savoir si les tarifs vont fondamentalement changer ou non.

Si non, il vous suffira de changer directement les quelques tarifs directement sur la fiche des produits

Si oui, vous avez la possibilité de dupliquer l'ensemble de votre grille tarifaire afin de la retravailler et de créer éventuellement de nouveaux produits. 

Pour ce faire Ouvrir PrimaDesk> Produits et Prestations > Accéder au fichier des Produits > Cliquer sur le +1 à coté de la ligne "Actuel" > indiquer le nom de la nouvelle période

Le logiciel va automatiquement vous recréer l'ensemble des produits. Dans l'emplacement tarif la mention N+1 sera maintenant indiquée.

A tout moment vous pouvez mettre en pause vos modifications. En revenant sur la fenêtre, utilisez le menu déroulant pour venir chercher les tarifs N+1 .

Proceder à vos modifications/créations de produits et tarifs en vous assurant que vous êtes bien sur les tarifs N+1.

Une fois que vos tarifs seront rentrés, nous les activerons au 1er Janvier N+1 (ou ultérieur). Cette opération se fera dans lors du Changement d'année.

Vous retrouverez ci-dessous le lien vers la formation vous permettant de suivre la création et modification de produit de votre caisse :