Paiement des Cotisations

Avant d'encaisser le client, il est important de vérifier l'exactitude des éléments qui composent sa cotisation.

Au niveau des cotisations, la transformation de l'appel de cotisation (Devis) en facture se fait soit en cliquant sur Facturer/Imprimer la Facture, soit automatiquement lors du premier règlement. 

Nous vous rappelons que depuis la mise en vigueur de la NF525, toutes factures établies est automatiquement verrouillées.

Pour les sociétés :  Attention, la NF525 à également pour vocation de mettre en exergue les fraudes à la TVA. Pour les entreprises il vous est possible de faire une facturation sur société en utilisant la touche "Facturation à une autre adresse" mais il est impossible d'avoir une note sans détail ou sur laquelle ne figure pas le nom du bénéficiaire dans le cadre d'une cotisation classique.

Pour palier à ce problème, un certain nombre de golf ont mis en place des cotisations "Corporate" permettant au membre d'inviter une ou plusieurs personnes à venir jouer constamment avec lui. Ce type de formule à l'avantage d'augmenter vos revenus (car plus onéreuse) et de pouvoir être justifié lors de contrôles.

Dans la vidéo ci-dessous, vous retrouverez comment depuis la fiche du membre, vous pouvez vérifier les éléments de facturation et mettre à jour sa cotisation en fonction de ses besoins SI aucun règlement n'a encore été fait. 

Dans cette vidéo, vous pourrez voir comment "modifier" un appel de cotisation si l'appel avait déjà partiellement ou intégralement payé avec l'utilisation d'une facturation/avoir complémentaire.

Une fois l'appel de cotisation vérifié, vous pouvez procéder à l'encaissement total ou partiel via PrimaCaisse. 

Rappel : Seuls les encaissements "Comptant" nécessite l'utilisation de PrimaCaisse. Les encaissements par paiement échelonné peuvent être gérés directement dans PrimaGolf.

Comment y accéder ? 

Ouvrir PrimaCaisse > Ouvrir la Caisse > Cotisation 

Ou

Depuis la fiche membre dans Cotisation et Abonnement > Encaisser Cotisation > Rechercher le Membre > Encaisser Cotisation

Entrez le nom du client et cliquer sur son nom. 

Attention, si plusieurs appels de cotisations restaient impayés, vous pourriez avoir l’écran suivant : 

Il convient donc de choisir ce qui va être réglé. Si le membre souhaite s'acquitter de la globalité, il vous suffit de cliquer en bout de chaque ligne dans la colonne "Montant réglé" pour choisir le montant. Si il fait un règlement partiel, indiquez simplement le montant sur l'une ou les deux lignes afin d'arriver à la somme escomptée. Vous arriverez ensuite sur l'écran d'encaissement habituel : 

Rappel : si le membre souhaite régler en plusieurs mode de règlement, il vous faudra refaire l'opération pour chaque mode de règlement. 

Comment y accéder ? 

Ouvrir Cotisation et Abonnement (PrimaGolf) > Accéder au Fichier des Membres > Rechercher le membre (Chef de famille) > Onglet En cours 

Avant de mettre en place le paiement, assurez vous que les champs adresse, e-mail et téléphone soient renseignés. 

• Cliquez sur "Paiement échelonnée" si ce n'est pas déjà fait.

• Sélectionner l'appel de cotisation en vous positionnant dessus (simple clic). La ligne apparaitra en surbrillance jaune.

• Cliquez sur "Plan de prélèvement".

• Sélectionner le type d'encaissement "TPE-V"

• Rédigez le plan de prélèvement en accord avec le client. 

• Cliquez sur valider. Une fenêtre de la banque Crédit Agricole va s'ouvrir.

• Compléter les coordonnées bancaires avec le client et soumettez la demande.

Si elle est validée, le plan de prélèvement est en place et le client sera prélevé selon la cadence définie dans le plan de prélèvement.

Directement en ligne, depuis son interface client, le membre va pouvoir retrouver sa cotisation et procéder au paiement.

Le golf choisi si il souhaite autoriser les paiements en ligne et si ils le sont, le golf peut choisir d'activer le paiement comptant uniquement ou comptant/échelonnement (selon un cadencier fixé par le golf avec ou sans frais complémentaires).

Pour étudier les paramètres et autorisation, rendez vous dans PrimaGolf >  Paramètres et structure > Paramètres des Cotisations en ligne

Comprendre les paramètres : 

Interdire les paiements par internet et App Mobile => Permet de bloquer la fonctionnalité TPE-V.

Cliquer sur le + ou le - pour ajouter ou retirer des échéancier. Par défaut, si aucune option n'est présente, seul le paiement comptant est activé.

Choisit le nombre de mensualités => Permet de définir le rythme d’échéance qui sera proposé par défaut aux clients et lors de la création d'un plan de prélèvement. 

Prélevé le XX du mois => Choix du jour ou vous souhaitez prélever les cotisations

Autorisé jusqu'au XX/XX/XXXX => permet de choisir une date jusqu'à laquelle la création des plans de prélèvement en ligne est autorisée. 

Autoriser le règlement individuel des cotisations => permet d'activer la fonctionnalité autorisant le paiement séparé de chaque cotisation. 

Frais de paiement => Permet de définir les frais à appliquer sur chaque formule pour chaque type de paiement.

Pour toutes questions, n’hésitez pas à contacter l'assistance Prima qui pourra vous accompagner dans vos démarches et vous recommandez un paramétrage personnalisé.

Vous trouverez ci-dessous le lien vers le guide de paiement de cotisation en ligne depuis un interface client