Envoi des Appels de Cotisation

Comment y accéder ? 

Ouvrir Cotisation et Abonnement (PrimaGolf) > Liste des Cotisations appelées > Liste des Appels de Cotisations

Vous retrouverez l'ensemble des appels de cotisations qui ont été appelés.

Plusieurs options, s'offrent à vous : 

• 1. Double Cliquer sur chaque ligne pour analyse l'ensemble des appels un à un

  2. Lancer l'impression à l'écran des appels en cochant l'ensemble de la première colonne et en cliquant sur Impressions > Imprimer l'appel. Il lancera ainsi la prévisualisation des appels qui seront ensuite envoyés pas courrier ou par e-mail.

Vous pouvez effectuer un tri par colonne en triant sur le nom de la colonne. Lorsque vous cliquerez sur "Impressions", il conservera l'ordre d'affichage effectué à l'écran. 

En cas de besoin, vous pouvez modifier l'appel en pensant à impacter la fiche du client sur les options que vous enlèveriez ou rajouteriez. 

Depuis le même écran, soit Cotisation et Abonnement (PrimaGolf) > Liste des Cotisations appelées > Liste des Appels de Cotisations > Sélectionnez les appels que vous souhaitez imprimer et cliquez sur Impression > Impression de l'Appel. 

L'ordinateur génèrera automatiquement une prévisualisation que vous pourrez ensuite Imprimer pour l'envoi.

Rappel : Vous pouvez modifiez l'emplacement de l'adresse dans l'appel de cotisation afin de correspondre à vos enveloppes à fenêtre. 

Vous pouvez bien sur effectuer les impressions par "paquet" ou par lettre de l'alphabet en cochant au fur et à mesure les appels que vous souhaitez imprimer. 

Avant cette étape, nous vous rappelons que vous devez avoir paramétré les appels de cotisation et le corps du mail qui sera envoyé. Vous pouvez retrouver cette étape en suivant le lien suivant : 

Préparation des Appels de Cotisation

Dans un premier temps, nous vous invitons à faire un point sur les membres n'ayant pas encore d'adresse e-mail connues.

Pour ce faire, Ouvrez Cotisation et Abonnement (PrimaGolf) > Liste Multicritère > dans la liste cliquez sur le + de adresse e-mail et sélectionnez "non connues" ET cliquer sur le + de Lien  familial et choisissez en "Chef de famille" ET cliquez sur le + de Position et choisissez "en Activité" > Suivant > Sélectionnez les champs souhaité (Nom + Prénom au minimum) > Suivant

Vous obtiendrez ainsi la liste de tout les chefs de famille dont il manque l'adresse e-mail pour l'envoi. Deux options s'offrent à vous : 

1. Les contacter afin d'obtenir leur adresse e-mail

2. Ou prévoir l'envoi ou la remise en main propre du courrier d'appel de cotisation

Bon à savoir :  l'envoi des e-mails est inclus dans votre forfait PrimaGolf et ne se décompte pas de votre compte e-mails Newsletter. 

Comment y accéder ? 

Ouvrir Cotisation et Abonnement (PrimaGolf) > Envoi des Appels de Cotisation par Mail

Nous vous recommandons de faire cette étape depuis l'ordinateur principale et de ne utiliser l'ordinateur dès qu'il commence le processus car il nécessite une grande capacité de mémoire. 

Sélectionnez les personnes à qui vous souhaitez faire parvenir le mail et cliquer sur suivant.  

Dans la fenêtre suivante, vous trouverez les liens d'accès au rapport d'envoi qui seront générés afin de confirmer l'envoi et de vous indiquer les éventuelles erreurs d'envoi. 

Rappel : Nous vous recommandons de faire cette étape depuis l'ordinateur principale et de ne utiliser l'ordinateur dès qu'il commence le processus car il nécessite une grande capacité de mémoire. 

Directement en ligne, depuis son interface client, le membre va pouvoir retrouver sa cotisation et procéder au paiement.

Le golf choisi si il souhaite autoriser les paiements en ligne et si ils le sont, le golf peut choisir d'activer le paiement comptant uniquement ou comptant/échelonnement (selon un cadencier fixé par le golf avec ou sans frais complémentaires).

Pour étudier les paramètres et autorisation, rendez vous dans Cotisation et Abonnement (PrimaGolf) >  Paramètres et structures > Paramètres des Cotisations en ligne

Comprendre les paramètres : 

Interdire les paiements par internet et App Mobile => Permet de bloquer la fonctionnalité TPE-V.

Cliquer sur le + ou le - pour ajouter ou retirer des échéancier. Par défaut, si aucune option n'est présente, seul le paiement comptant est activé.

Choisit le nombre de mensualités => Permet de définir le rythme d’échéance qui sera proposé par défaut aux clients et lors de la création d'un plan de prélèvement. 

Prélevé le XX du mois => Choix du jour ou vous souhaitez prélever les cotisations

Autorisé jusqu'au XX/XX/XXXX => permet de choisir une date jusqu'à laquelle la création des plans de prélèvement en ligne est autorisée. 

Autoriser le règlement individuel des cotisations => permet d'activer la fonctionnalité autorisant le paiement séparé de chaque cotisation. 

Frais de paiement => Permet de définir les frais à appliquer sur chaque formule pour chaque type de paiement.

Pour toutes questions, n’hésitez pas à contacter l'assistance Prima qui pourra vous accompagner dans vos démarches et vous recommandez un paramétrage personnalisé.

Vous trouverez ci-dessous le lien vers le guide de paiement de cotisation en ligne depuis un interface client