Surveillance Encours
DEFINITION ENCOURS
Brooclean permet de surveiller l'encours d'un client et de le bloquer en cas de dépassement d'encours autorisé.
Les principes sont les suivants :
Le suivi d'encours doit être activé dans la fiche client.
Le montant du plafond d'encours autorisé doit être fixé.
À chaque opération de consultation ou d'ajout d'opération, le solde d'encours est calculé et comparé au plafond autorisé.
Si le plafond est dépassé, une alerte apparaît et il est possible de "désactiver" la fiche client.
Il n'est alors plus possible de saisir de commande sur les postes atelier.
Il faut qu'un administrateur déverrouille le compte client ou modifie les règles de surveillance de l'encours.
ACTIVATION DE LA SURVEILLANCE DE L'ENCOURS
Depuis la fiche client (Administration > Clients > Liste et double clic sur le client choisi), dans l'onglet "Informations" et la cartouche CA à droite :
Report : récupération de l'encours au moment de la mise en production de Brooclean.
Cocher la case "Encours".
Renseigner le montant maximum autorisé.
L'encours intègre toutes les opérations suivantes :
+ BL en cours.
+ BL préparé.
+ BL livré.
+ Factures émises.
- Règlements effectués.
Les cartouches en bas indiquent les soldes courants du client :
Encours : Montant de l'encours sur l'exercice courant.
Solde Compte : Montant de l'encours incluant les reports des exercices précédents (incluant la zone report dans le code) - prend en compte :
+ Report.
+ BL en cours.
+ Factures émises.
- Règlements effectués.
C'est le Solde Compte qui est pris en compte pour le calcul de l'encours maximum autorisé.
Dans cet exemple, le client a un encours maximum autorisé de 3000 avec un solde de compte de 1156,02 ; donc le compte reste actif.
BLOCAGE DE COMPTE SUITE À DÉPASSEMENT
Dans le cas où le solde du compte dépasse l'encours maximum autorisé, le message suivant apparaît :
Si vous cliquez sur "Oui", le compte client va se désactiver automatiquement. La coche "Actif" en bas à gauche de la fiche client, va passer en "Inactif".
Note : Par défaut, la case est cochée et donc la fiche client est active.
Pour réactiver le compte, il suffit de rappuyer sur le bouton et modifier si besoin les paramètres d'encours (augmenter le plafond), dans le cas où le client n'a pas régularisé sa situation et où l'on souhaite malgré tout autoriser de nouvelles entrées. Sinon le compte sera de nouveau bloqué.
BLOCAGE DE COMPTE SUITE À DÉPASSEMENT
Il est possible de gérer un report historique de solde client, issu par exemple d’une application précédente.
Cette valeur ne peut pas être administrée directement via l’interface de l’application. La zone est désactivée à la saisie et/ou modification, la mise à jour se fait uniquement par importation.
La procédure d’importation est la suivante :
Il faut qu’il y ait au lancement de l’application, dans le sous dossier de l’application nommé “TMP” un fichier au format txt nommé “REPORT.TXT”.
Ce fichier texte doit contenir des lignes de deux valeurs séparées par une tabulation
Première valeur : Le code client
Deuxième valeur : Le montant du report client
Par exemple, pour les clients dont les codes sont “101”, “102”, “103”
101<TAB>1000.20<RC>
102<TAB>500.35<RC>
103<TAB>45.78<RC>
Au lancement de l’application sur le poste, le fichier sera lu, les reports des comptes client mis à jour et le fichier sera éffacé.
Un rapport d’importation sera généré dans le sous répertoire “JOURNAUX”
Si le report en question évolue avec le temps (mise à jour des soldes dans l’ancienne application), il suffira de générer un nouveau fichier “REPORT.TXT”.