Organisation de la fiche client

ORGANISATION DE LA FICHE CLIENT

La fiche client regorge d'informations concernant la gestion du client.

Elle est organisée en onglets, qui répertorient des paramètres propres au client :

Informations
Sous-comptes (uniquement pour les comptes établissements)
Contrats
Contacts
Porteurs
Tarifs négociés
Devis/Cmd
Lots / BL
Factures
Frais facturation
Forfaits (uniquement pour les comptes en contrat "forfait")
Tournées
Suivi
Paramètres
Champs suppl.

Elle permet une multitude d'options et de paramétrages en fonction de la fiche client sélectionnée (établissement, sous-compte, stock, client)

ONGLET INFORMATIONS

Sont regroupées ici les informations générales de type identification du client.

Le code client.

La zone adresse.

Zone communication.

Permet d'activer l'accès à l'Extranet pour le client avec définition du mot de passe. Son login étant son code client.

Code Interne complémentaire pour divers affichages.
La catégorie de client.
Le mode de règlement.
Le barème tarifaire de base à appliquer parmi 10 disponibles.
Permet de faire de la vente export sans TVA pour le client.

Facturation :
Adresse de facturation : choix de l'adresse de facturation.
Référence imprimable : Permet de compléter la facture avec une référence de son choix (en dessous du titre FACTURE en haut à droite).
Nombre d'exemplaires de facture si cette valeur est à 0 alors c'est le nombre de la catégorie de client associé qui est pris en compte.
Code comptable.
Numéro de TVA intracommunautaire.

Informations bancaires du client et possibilité de prélèvement SEPA.

Cartouche de suivi de l'Encours client :

Report : permet de report d'une somme avant la mise en production de Brooclean.

La case à cocher permet d'activer le contrôle et le blocage automatique du compte en cas de dépassement de l'encours autorisé saisi dans la zone "Encours".
Les zones CA et règlements mettent en avant la situation du compte client en temps réel dans la production et au niveau comptable.
- CA bl en cours représente les lots saisis en cours de traitement atelier.
- CA bl préparé représente les lots prêts à être livrés.
- CA bl livré représente les lots livrés au client (BL imprimé).
- CA facturé représente les lots facturés.
- Règlements représente le montant des règlements enregistrés.
- L'Encours représente l'encours courant avec les données d'activité pour la période en cours.
- Le Solde Compte tient compte d'un éventuel report de la période précédente.

ONGLET SOUS-COMPTES

Les comptes établissements ou "comptes chapeau" ont un onglet "sous-comptes" qui permet de gérer les sous-comptes liés au compte établissement. Diverses informations sont disponibles : noms, codes, catégorie, tarif, type de livraison, adresse, mode de règlement...

Il est possible d'ajouter, de modifier ou retirer un sous-compte. Le bouton "existant" permet d'ajouter un sous-compte présent sur un autre client ou une fiche client existante.

À noter également que lorsque l'on clique sur une fiche client avec sous-comptes, ceux-ci apparaissent dans un nouveau tableau en dessous des fiches clients.

ONGLET CONTRATS

Cet onglet permet de piloter les contrats associés à la fiche client sélectionnée.

Il est possible de créer, modifier ou supprimer un ou plusieurs contrats associés à la fiche client choisie.

Depuis cet écran de contrôle, il est possible de rechercher des contrats, et de trier également en fonction des contrats bientôt à échéance et des contrats inactifs, grâce aux coches.

Pour la création d'un contrat, vous pouvez renseigner :

Un numéro de contrat défini ou cliquer sur la roue dentée pour incrémenter un nouveau numéro de contrat.
Un type de contrat (ici : Entretien, Location ou forfait).
Une date de début et de fin.
Cocher la case "Tarif bloqué" pour ce contrat.
Laisser un commentaire.
Rendre le contrat Actif ou Inactif.

Note : cet icône permet de changer l'affectation client au contrat.

ONGLET CONTACTS

Cet onglet permet de gérer les différents contacts associés à une fiche client.

Il est possible d'ajouter, modifier ou supprimer un ou plusieurs contacts associés à la fiche client choisie.

Pour la création d'une fiche contact, différentes informations peuvent être enregistrées :

La civilité, le nom, le prénom et la photo du contact.
Le téléphone, le mobile et l'e-mail.
La fonction du contact.
Ajouter un commentaire si besoin.
Avec les coches à droite, le contact peut recevoir les factures et/ou les bons de livraison par mail en automatique.

ONGLET PORTEURS

Cet onglet permet une vision globale des différents porteurs et leurs lots enregistrés à une fiche client.

Il est possible d'ajouter, modifier ou supprimer (suite à un départ par exemple) un ou plusieurs porteurs associés à la fiche client choisie.

Il est également possible de :

Transférer un porteur d'un client à un autre.
Fusionner 2 porteurs.
Affecter des pièces d'occasions disponibles à un porteur.
Imprimer des étiquettes nominatives (si elles ont été paramétrées au préalable).
Importer un fichier de porteurs :
- Fichier Excel avec une ligne d'entête.
- Colonnes :
  - 1 : Matricule unique (obligatoire)
  - 2 : Nom
  - 3 : Prénom
  - 4 : Métier
  - 5 : Taille
  - 6 : Service
  - 7 : Divers
  - 8 : Email
  - 9 : Genre (1 : Femme / 2 : Homme)
  - 10 : Date d'entrée
  - 11 : Date de sortie
  - 12 : Numéros de casiers autorisés (séparés par "-")
  - 13 : Commentaire

Dans le tableau du bas, onglet Trousseau, 2 vues sont paramétrées : "Trousseau" (la dotation complète de ce porteur) et "Vestiaire" (dotation type du porteur, si paramétrée).

Les pièces peuvent être réaffectées, réformées, modifiées ou importées sous format Excel.

Imprimer permet l'impression d'une dotation pour un porteur ou un client complet et Etiquette permet de réimprimer une étiquette pièce.

Note : il est également possible de double-cliquer sur un article et d'accéder à ses attributs, les dates d'entrée/dernier passage et réforme, les prix d'achat de vente de la pièce, les étiquettes associées, l'historique des affectations et l'historique général de la pièce (création, affectation, réformes...).

Cf : fenêtres ci-dessous.

ONGLET TARIFS NEGOCIÉS

Cet onglet permet une vision globale des tarifs négociés et remises pour ce client :

Tableau de gauche : remise en fonction des familles pour ce client (attention, le tarif négocié prime sur les remises).
Tableau de droite : tarifs négociés au client.

Il est possible d'ajouter, modifier ou supprimer un ou plusieurs tarifs négociés associés à la fiche client choisie.

Il est également possible :

D'importer tous les tarifs depuis un autre client (même tarif que le client choisi).
Exporter tous les tarifs vers un autre client : permet de dupliquer les tarifs sur les clients de la même catégorie (les articles existants sont conservés) ou les sous-comptes associés (les articles existants sont mis à jour).
Tarif général : Impression des tarifs généraux des articles.
Imprimer permet l'impression des tarifs négociés du client (avec ou sans tarif de base en fonction de la coche au dessus).

Double-cliquer sur l'article souhaité afin de changer :

La Référence.
Les libellés.
Le Type (entretien, travaux, hygiène ou divers).
Article identifié (et son amortissement) ou banalisé.
Le prix net et le prix TTC au client final.
Les remarques.
Le type de location associé au tarif.

ONGLET DEVIS / COMMANDE

Cet onglet permet une vision globale des devis et commandes pour ce client.

Il est possible d'ajouter, modifier ou supprimer une commande dans la liste. La case à cocher "voir tout" permet également d'afficher toutes les commandes, qu'elles soient en cours ou déjà traitées.

Il est également possible :

D'imprimer le devis ou la commande sélectionné/e.
De transformer une commande en BL (penser à cocher la/les commande/s concernée/s dans la colonne "Select").

À noter : lorsque vous sélectionnez une commande dans le tableau supérieur, le tableau inférieur répertorie les articles, la quantité et le prix de la commande sélectionnée plus haut.

ONGLET LOTS / BL

Cet onglet permet une vision globale des états des lots et bons de livraison réalisés pour ce client.

Dans la première cartouche à droite, il est possible de filtrer en fonction d'une période.

Dans la cartouche à droite "Action", il est possible d'ajouter, modifier, ajuster le statut, supprimer, transférer le lot sur un autre compte client ou facturer le lot. Recalcule des prix permets de recalculer les prix d'un BL si un tarif a été modifié.

Note : le contenu de la commande sélectionnée est dans le tableau du bas.

On peut également imprimer et/ou envoyer par mail le bon de livraison, le devis ou le bon de commande.

Il est également possible de visualiser les BL en regroupement journalier ou en unitaire.

Toutes les commandes sont répertoriées avec diverses informations, notamment leurs numéros, tarifications, date de saisie et état.

Prép. = Commande propre et pliée.

Impr. = Bon de livraison imprimé.

Livré = Tournée effectuée.

Fact. = Facture éditée.

Attention : pour qu'un lot puisse être facturé, il doit être en statut "Imprimé". Donc soit imprimé physiquement, soit dans Administration > Bons / Factures > Imprimer avec "0" en nombre de copie pour générer le statut sans impression physique du BL.

ONGLET FACTURES

Cet onglet permet de facturer un lot pour ce client.

Les factures sont présentes sur le tableau supérieur, et leurs détails sont explicités dans le tableau inférieur.

Cartouche Action :

Il est possible de consulter les factures sur une plage de date, de les imprimer, enregistrer ou envoyer par mail (en cochant "Avec aperçu", on peut également consulter les factures avant de les imprimer) mais aussi de générer des avoirs, par facture ou libre.

Cartouche Relance :

Il est possible d'imprimer ou d'envoyer une relance par mail au client, directement depuis Brooclean (en cliquant sur Configurer pour ajouter une trame de mail).

Relevé > générer un document A4 "Relevé de facture" avec les factures sélectionnées dans la liste haute.
Relevé de 1 à 3 > 3 niveaux de relances paramétrables.

Cartouche Règlements :

Permet l'encaissement des factures et l'enregistrement du mode de paiement.

Modifier le montant à payer (uniquement pour une facture pointée) pour enregistrer un paiement partiel.
Modifier le mode de règlement qui est par défaut celui de la fiche client.
Modifier la date d'encaissement (pour par exemple enregistrer des virements à venir ou des étalements d'encaissement).

Note : on peut également pointer les factures enregistrées.

ONGLET FRAIS FACTURATION

Cet onglet permet de gérer les divers frais de facturation la fiche client choisie.

Des frais de facturation peuvent être ajoutés à une fiche client en fonction de divers paramètres.

Plusieurs modes de gestion sont disponibles en fonction des besoins :

Si total facture ou BL inférieur au seuil.
Montant minimum de facture ou BL.
À chaque facture ou BL.
Inactif.

Plusieurs frais peuvent être paramétrés et la TVA peut être incrémentée également dans cet encart.

ONGLET FORFAIT

Cet onglet permet de gérer les forfaits d'un client.

Plusieurs forfaits peuvent être associés à une fiche client.

Ils peuvent être en fonction du nombre de porteurs, du nombre de pièces dans la dotation, du nombre de pièces de même référence. Si la colonne "multiplié par" n'est pas renseignée, cela sera par défaut à l'édition de la facture.

Si il y a une facture par mois, cela serait donc un forfait mensuel.

ONGLET TOURNÉES

Cet onglet permet de gérer les divers frais de facturation la fiche client choisie.

Les tournées peuvent être planifiées directement via ce module sur Brooclean. Il est possible ici de définir les fréquences de livraison par demi-journée et d'affecter le client à un type de livraison.

La cartouche Configuration des tournées permet de visualiser les tournées mises en place sur la semaine en cours. Et d'en rajouter en cliquant sur la demi-journée concernée par l'ajout puis en sélectionnant le type de tournée.

La cartouche Consultation permet de visualiser les villes et clients concernés par la tournée.

ONGLET SUIVI

Cet onglet permet de planifier et suivre les actions à mener ou menées sur le compte client.

Pour plus d'explication, voir la page : Suivi de dossier

Les actions sont répertoriées dans un tableau et la coche "Réalisé" permet de mettre à jour le suivi des actions. Il est également possible d'ajouter des remarques sur les actions à réaliser/réalisées.

Les actions sont ajoutées directement avec le bouton "Nouveau" :

ONGLET PARAMÈTRES

Les paramètres de base de la fiche client sont répertoriés dans cet onglet.

Cette fenêtre permet de paramétrer quelques généralités, mais aussi gérer les types de flux de la fiche client : location, petits paquets, pré identifiés.

Également, elle permet de choisir les tarifs négociés en fonction du compte chapeau ou non, et les articles à livrer en automatique si besoin.

CHAMPS SUPPL.

Permet de stocker plusieurs types d'informations sur un client dans la fiche client directement :

Pour plus d'informations, se référer à l'onglet Clients dans Paramètres

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