7.1. Kuluarvestus. Kulude struktuur

Kuluarvestus aitab välja selgitada toote ja / või teenusega seotud kulud, et hinnata nende kasumlikkust ning teha hinnastamiseks ja ettevõtte edukaks tegutsemiseks vajalikke otsuseid. Kuluarvestus tootmis- ja kaubandusettevõttes on kohustuslik. Teenusettevõtte kuluarvestus on vabatahtlik, kuid siiski väga soovitatav, eriti, kui ettevõttel on plaanis kontrollitult kasvada.

Mis on kuluarvestus?

Korrektne kuluarvestus eeldab, et:

• tulud ja kulud on kajastatud korrektselt ning asuvad samas perioodis (kuus), see tähendab, et kuude lõikes on arvele võetud arvestuslikud kulud ning pikemaajaliste teenuslepingute tulud

• kauba tulu ja kulu on raamatupidamisprogrammis detailselt kajastatud

• kaubakulu on kajastatud kaubamüügiga samas kuus

• laosaldo (arvestuslik, programmis) klapib tegeliku laosaldoga ning seda kontrollitakse reaalsete inventuuridega regulaarselt

Kuluarvestusega seotud mõisteid

Kululiik – millise kuluga on tegemist. Näiteks tööjõukulu, seadmete hooldus, ruumide rent jms. Kõiki kululiike kajastatakse raamatupidamises eraldi kulukontodel.

Kulukoht – millega kulu on seotud, kus see tekkis. Näiteks tootmine, turundus, kontor. Kulukohta on vaja teada/määratleda kaudkulude kogumiseks ja jagamiseks kuluobjektidele.

Kuluobjekt – millega seoses kulutus on tehtud. Sõltub sellest, millise objekti kulusid täpselt teada tahetakse, näiteks tooted, teenused, turusegmendid. Kuluobjekti (toote) otsekulud kantakse otse kuluobjektile. Kaudkulud jagatakse kuluobjektile kulukohtade kaudu.

Tasakaalupunkt – tegevuse maht, kus tulud müügist katavad ära kõik kulud, sh nii muutuvkulud kui püsikulud. Tegevusmahu edasine kasv tähendab, et teenitakse kasumit.

Jääktulu e brutokasum = müügitulu – muutuvkulud

Kulude jaotamise võimalused

Kuluarvestussüsteemi sisseseadmiseks tuleb läbi mõelda, millist infot soovitakse kulude kohta raamatupidamisest saada. Kulud käituvad erinevalt ja infot on vaja mitmeks otstarbeks, jaotused võivad olla kasutusel ka samaaegselt (ja tihti ongi). Kui otseselt tootmise jaoks on vaja eristada just otsekulud ja kaudkulud, siis eelarvestamise jaoks tuleks veel eraldi ära märgistada muutuvkulud ja püsikulud ning välja tuua ka kulud, mida üksuse juht kontrollida ei saa. Kui kõiki kulusid pole kohe korrektselt lahterdatud, osutub hiljem kulude detailsem analüüsimine keeruliseks (ja ebatäpseks).

Kulude jaotamine otsekuludeks ja kaudkuludeks on oluline kuluarvestuse pidamiseks.

1) otsekulud – kulud, mida saab otseselt kanda kuluobjektile, näiteks toote toorainekulu, pakendi (materjali)kulu

2) tootmise kaudkulud – kulud, mis ei ole kuluobjektiga otseselt seotud ja neid otseselt sellega siduda ei saa. Kuluobjektidele kantakse kaudkulud mingi jaotusvõtme alusel, näiteks otsesed inimese või masina töötunnid; kaudkuludeks on näiteks tootmishoone(te) küttekulud, juhi palk jms.

Kulude jaotamine muutuvkuludeks ja püsikuludeks on oluline eelarvestamiseks.

1) muutuvkulud on kulud, mis muutuvad koos (tootmis)tegevuse mahuga, nt tükitöötasu kulu, (pakendi)materjali kulu. Muutuvkulu muutub teatud ühiku võrra, kui tegevusmaht muutub ühe ühiku võrra

2) püsikulud on kulud, mis jäävad muutumatuks sõltumata tegevusmahust, vähemalt mõneks ajaks, näiteks juhi töötasu, tootmishoone(te) rent jne. Püsikulu muutub astmeliselt, näiteks kui tegevusmahu suurenedes kolitakse uude tootmishoonesse, uuel tasemel on rendikulu jälle mõnda aega muutumatu.

Kulude jaotamine kontrollitavateks ja mittekontrollitavateks kuludeks on oluline eeskätt eelarvestamiseks ja aruandluseks, näiteks kui (osakonna) juht on vastutav (osakonna) tulemuse eest või (osakonna) juht ei saa mõjutada keskselt jaotatud peakontori kulusid ja vastavalt ei saa tema töötulemust selle alusel hinnata.

Kuluarvestus tootmises ja teenusettevõttes

Kui tootmises (ja kaubanduses) tuleb kuluarvestust pidada kindlatest reeglitest lähtuvalt, siis teenusettevõttes nii kindlaid reegleid ei ole ja saab läheneda paindlikumalt.

Tootmises on peamine jälgida, et varud ja kaubakulu saaksid kajastatud korrektselt. Üldpõhimõte on, et tootmise otsekulud ja tootmisega seotud kaudkulud jagatakse otse toodetele. Turundus- ja teised üldkulud lähevad perioodikuludeks, neid laiali ei jagata. Varude tootmiskulutused sisaldavad:

• otseseid toodetega seotud kulutusi (otsekulud) – materjali maksumus, töötajate palgad jms

• proportsionaalset osa tootmise üldkuludest – näiteks seadmete amortisatsioon, remondikulu, tootmisjuhi töötasu

• püsivad tootmise üldkulud jagatakse toodete soetusmaksumusele lähtudes normaalsest tootmismahust.

Järgmiseid kulutusi ei lülitata varude soetusmaksumusse, vaid kajastatakse perioodikuludes:

• normaalsest suuremad tootmiskulud

• laokulud, välja arvatud juhul, kui need on tootmisprotsessi käigus vältimatud

• mittetootmislikud üldkulud, mis ei ole vajalikud varude viimiseks nende olemasolevasse asukohta ja seisundisse.

Teenuste puhul ei ole laovarusid ning kuluarvestuse pidamine on vajalik eelkõige juhtimisotstarbel. Kuluarvestus teenusettevõttes aitab korrektselt oma teenuseid hinnastada, optimeerida oma ressursside kasutamist ning jälgida oma tegevust ja eesmärkide saavutamist.

Teenuste puhul on mõistlik jagada teenuste vahel eeskätt otsekulud (suures osas tööjõukulu + allhange). Kaudkulude jagamine võib olla suhteliselt spetsiifiline, lihtne on eksida. Seetõttu: kui väiketoidutootmisettevõte seda siiski vajab / soovib, siis tasub see teenustöö spetsialistidelt tellida.