Mål og resultater

Arbeidsgiverområdet

De tre periodemålene for arbeidsgiverområdet som bystyret vedtok for 2018 er:

Vi har samsvar mellom oppgaver og kompetanse,
Innbyggerne betjener seg selv gjennom digitale tjenester
Vi er en åpen kommune

Målene gjelder for de interne tjenestene så vel som for alle andre enheter i kommunen.

For å kunne måle framtidig måloppnåelse, er det fastsatt indikatorer for hvert mål. Resultatrapporteringen gjøres for disse indikatorene.

Mål: Vi har samsvar mellom oppgaver og kompetanse

For å kunne si at Trondheim kommune er en attraktiv arbeidsgiver, er det en forutsetning at kommunen over tid har samsvar mellom sine oppgaver og tilgjengelig kompetanse. Samsvaret kan sikres både gjennom å utvikle kompetansen (rekruttering, opplæring, organisasjonsutvikling) eller ved ulike former for innovasjon som gjør det mulig å dekke innbyggernes tjenestebehov på nye måter. Det vil være naturlig å vurdere utviklingen på følgende områder:

Indikatorer

Ledige stillinger blir besatt med kvalifiserte søkere, og kartlegging av studenter i praksis viser at studentene ønsker å jobbe i Trondheim kommune etter endt praksis.
Enheter har oppdaterte kompetanse- og rekrutteringsplaner.
Flere medarbeidere får forskerkompetanse og utnytter denne gjennom delte stillinger ( kommune-universitet/ høyskole).
Medarbeiderundersøkelsen viser at medarbeiderne utvikler seg faglig og er motiverte for jobbe.
Sykefraværet for 2017 er under 8,8 prosent, kommunen har færre enn 220 nye uføretilfeller per år og mer enn 65 prosent av aldersgruppen 62 til 67 år tar ikke ut AFP.
Den gjennomsnittlige stillingsprosenten for faste ansatte i hele kommunen går opp fra 80 til 81,5 prosent. For turnusbaserte tjenester økes den gjennomsnittlige stillingsprosenten fra 71 til 72 prosent. Andelen ansatte som søker redusert stilling går ned.
Alle medarbeidere følges opp av én ansvarlig leder gjennom årlige utviklingssamtaler og 200 enhets- og avdelingsledere gjennomfører kommunens ledelsesutviklingsprogram i perioden.
Alle fast ansatte i helse – og velferdstjenesten med over 25 prosent stilling uten formell helsefaglig utdanning skal få tilbud om fagopplæring.
Innføring av brukervennlige interne arbeidsverktøy bidrar til bedre samhandling internt, færre overlappende arbeidsprosesser og redusert behov for løpende opplæring og support.

Resultater

I 2018 ble det publisert 1324 stillingsannonser. I noen annonser søker man etter flere stillinger. Det ble ansatt 2202 søkere. Dette er alt fra faste stillinger og definerte vikariater til tilkallingsvikarer, ferieavløsere, rekrutteringsstillinger (studenter) og annet. Det var 41 205 søkere til disse stillingene
Helse og velferd har tatt i bruk opplæringsplaner innenfor noen områder der ansatte trenger sertifisering knyttet opp til oppgaver de har i sin jobb. Det er tildelt 7073 opplæringsplaner. En ansatt kan ha flere opplæringsplaner.
Trondheim kommune har tilsatt ansatte i offentlige PhD-stillinger på de fleste virksomhetsområder (oppvekst og utdanning, helse og velferd, byutvikling, arbeidsgiverområdet). I tillegg har Trondheim kommune lyst ut fem delte stillinger som prosjektledere for universitetskommune innen fem hovedområder (byutvikling, oppvekst, helse, smartby og innovasjon), der Trondheim kommune og NTNU finansierer stillingene med like store deler, og hvor prosjektlederne rapporterer til ledere i begge organisasjoner.
I 2018 ble det ansatt 16 nye enhetsledere i Trondheim kommune, 12 kvinner og fire menn. For oversikt over lærlinger i kommunen henvises det til vedlegg II
Det er opprettet 4570 utviklingssamtaler i 2018.
83,6 prosent av våre ansatte, totalt 11 783 personer, svarte på kommunens nye medarbeiderundersøkelse, 10-faktor, våren 2018. Undersøkelsen, som er utviklet av KS, består av ti utvalgte faktorer som er avgjørende for å skape best mulig arbeidsbetingelser for et effektivt lederskap og et motivert medarbeiderskap. Vår nye medarbeiderundersøkelse skal bidra til et helhetlig og målrettet utviklingsarbeid på leder-, medarbeider- og organisasjonsnivå. Undersøkelsen i 2018 viser at snittverdiene for åtte av de ti faktorene ligger over fire. Faktorene som omhandler mestringsorientert ledelse og relevant kompetanseutvikling har snittverdier under fire. Enhetsrapportene og struktur for oppfølging ligger i styringskraftportalen. Det er 266 forbedringstiltak som er iverksatt i 2018.
Sykefraværet i 2018 var på 9,3 prosent. Det var 211 nye mottakere av uføretrygd.
Det var 211 nye tilfeller av uførhet i Trondheim kommune i 2018. Dette er elleve færre enn i 2017. Antallet nye uføre har vært stabilt de siste årene. I 2018 var 51,2 prosent av totalt antall nye mottaker hundre prosent ufør, mot 45,1 prosent i 2018.

Det var i 2018 totalt 44 personer som startet AFP, enten helt eller delvis. Lærere utgjorde 60% av disse. Det var ved utgangen av 2018 i omlag 870 ansatte i aldersgruppen 62-67 år, derav 3/4 kvinner. Andelen som startet på AFP i 2018 var ca 5% av totalt antall ansatte som har anledning til å ta ut AFP.
Den gjennomsnittlige stillingsprosenten i Trondheim kommune for fast ansatte er 83,35 prosent. I 2016 var det 83 prosent. For Helse og velferd er den gjennomsnittlige stillingsprosenten på 73,49 prosent, for 2016 var det 72 prosent.
Andelen heltidsansatte i Trondheim kommune har økt i 2018. Arbeidsgiverpolitikken som ble vedtatt i bystyret i februar 2016 (PS 0022/16) legger vekt på hele faste stillinger som en av flere prioriterte områder. Andelen ansatte i hel stilling har økt fra 60,8 prosent til 62,2 prosent. Ved ledige stillinger lyses stadig flere ut som hele stillinger. I noen tilfeller jobber ansatte likevel redusert. En årsak er at ansatte har mulighet til å søke reduksjon i sin stilling på grunn av omsorgsoppgaver eller egen helse. De turnusbaserte tjenestene har størst andel av deltidsansatte. Disse områdene yter tjenester døgnet rundt. Helse og velferd har de fleste turnusbaserte enhetene. For Helse og velferd er utviklingen også positiv. Heltidsandelen er økt fra 45,4 til 46,3 prosent.
Rådmannen fortsetter å utvikle lederkompetansen i organisasjonen gjennom kommunens program for ledelsesutvikling, Ledelsesskolen. Programmet startet opp i sin nåværende form i mars 2017. Omlag 800 ledere (enhetsledere og avdelingsledere) har i løpet av 2017 og 2018 gjennomført fem samlinger à to dager. Der får grupper på 20 -40 ledere en innføring i innovasjonsledelse, i tillegg til forutsetninger for å lykkes som leder i en politisk styrt organisasjon. Denne satsingen kommer i tillegg til ledelsesutvikling som gjennomføres eksternt (den nasjonale rektorskolen, den nasjonale helselederutdanningen osv.). Dagens organisering av ledelsesskolen har vært organisert under prosjektet Helhetlig ledelse. Dette prosjektet avsluttes våren 2019, og erstattes av en ny organisering av ledelsesutviklingen.
Målet i helse- og velferdstjenesten er at det ikke skal tilsettes ufaglærte i over 25 prosent stilling. Det jobbes med å gi tilbud til ufaglærte gjennom å søke midler fra Fylkesmannen- Kompetanse- og innovasjonstilskudd- til tiltak som skal gi denne gruppen mulighet til å ta fagbrev. I 2019 søkes det om midler til gjennomføring av "Fagbrev på jobb" som er en ny ordning i Opplæringsloven der personer som er i lønnet arbeid kan bli realkompetansevurdert, få opplæring på arbeidsplassen og ta fagbrev på grunnlag av dette.
Moderne brukervennlige interne arbeidsverktøy er innført og bidrar til bedre samhandling og samskriving internt, færre overlappende arbeidsprosesser og redusert behov for løpende opplæring og support.

Mål: Innbyggerne betjener seg selv gjennom digitale tjenester

Visjonen for digitaliseringsarbeidet i Trondheim kommune er at innbyggerne skal oppleve mestring i møtet med kommunen. Dette kan bety at innbyggerne gjøres mindre avhengige av kommunens medarbeidere, og at oppgaver som tidligere ble løst manuelt blir automatisert. Når rådmannen følger opp dette periodemålet vil det være naturlig å vurdere utviklingen på følgende områder:

Indikatorer

Digitaliseringsprosjekter blir levert til rett tid, kostnad og kvalitet.
Innbyggerne velger de digitale tjenestene og vurderer dem som brukervennlige.
Digitalisering erstatter tidligere manuelle arbeidsprosesser på de områder som til enhver tid prioriteres.

Resultater (tid, kost, kvalitet)

Digibarnevernprosjektet hadde ved årets slutt normal framdrift, ogtil en lavere kostnad enn forventet. Det går nå inn i et mer krevende år med forpliktelse fra deltakende kommuner.
Kommunen lanserte digitale sosialhjelpstjenester i 2019. Prosjektet ble forsinket med omlag seks måneder, noe som skyldes sammenslåingen av NAV-kontorene. Kostnaden ble redusert vesentlig som følge av at løsningen ble finansiert av finansieringsordningen Digifin.
Prosjektet Digitale politikere er forsinket, men har landet en avtale med en leverandør. Kostnaden og fremdrift forventes å bli påvirket negativt.
Prosjektet digital aktivitetskalender for innvandrere har lansert første del av en digital løsning for å følge opp aktivitetsplikten. Prosjektet ble dyrere enn planlagt og tok lengre tid å implementere, men tilbyr samtidig mer funksjonalitet enn opprinnelig planlagt.
Digitale planprosesser er forsinket med ett år. Dette skyldes primært svært lite tilbud av løsninger i markedet. Det er usikkert om dette vil påvirke totalkostnaden.
Anskaffelse av ny generell saksbehandlingsløsning er utsatt. Det vises til tidligere orientering til formannskapet om dette.
eByggesøknad var i test ved nyttår. Det er integrasjoner og samhandling mellom Direktoratet for byggkvalitet, 17 eByggesøknads-tilbydere og tilpasning hos kommuner/fagsystmer som har tatt tid.
Prosjektene Kommunaltekniske avgifter/eiendomsavgifter og Eiendomsskatt er hovedsakelig på plan.
Prosjektet henvendelsesløsningen hadde delvis tidsavvik som skyldes knapphet på enkelte ressurser. Kostnadsrammen er uendret.
Ny kunstbase ble anskaffet på tid og kost, og prosjektet har levert mer funksjonalitet enn forventet.
En administrativ løsning for oppvekst ble anskaffet og ligger tidsmessig og kostnadsmessig etter opprinnelig plan ved nyttår.
IT støtte for spes.ped. ble anskaffet i 2019 og og går i produksjon på vårparten. Tiltaket er i henhold til plan, men har et mindre merforbruk.
Brukerundersøkelse på skolene viste at løsningene i Læringsplattformen var 50 prosent svært vellykket og like mye mislykket. Den vellykkede delen videreføres og videreutvikles, mens den delen som var mislykket avvikles. Den manglende funksjonaliteten overføres til andre løsninger som er kommet til kommunen etter at prosjektet ble igangsatt.
Min side-konseptet ble ferdigstilt ved nyttår, men var ikke klart for offentlig lansering. De første tjenestene lanseres første kvartal. Prosjektet er på plan økonomisk, men forsinket.
Min side Arkiv-prosjektet hadde tidsavvik som i første omgang skyldtes dårlig kvalitet på grunnlagsdata. Prosjektet måtte derfor endre konsept og redusere på graden av automatikk og selvbetjening. Første versjon forventes første kvartal 2019.
Prosjektet Serverings-, salgs- og skjenkebevilling har et mindre økonomisk merforbruk.
trondheim.kommune.no - kommunens nye nettsider - ble lansert i 2018. Prosjektet ble fullført og avsluttet i henhold til plan.
En evaluering av ordningene for utleie av lokaler, tilskudd og kulturskole viser at 67-77 prosent av brukerne er tilfredse er fornøyde med de digitale løsningene for dette. Mellom 8-14 prosent er ikke fornøyde, mens de øvrige er nøytrale.

Resultater (erstatter manuelle arbeidsprosessområder)

Byutvikling er i ferd med å automatisere vannmåleravlesning. Prosjektet går videre i 2019.
Byggesakskontoret fikk mer automatikk i saksbehandlingen av byggesaker.
Kulturområdet fikk bedre oversikt over kommunens kunst og kan for eksempel få opp valg av kjente kunstnere ved registrering, noe som sikrer korrekt registrering og bedre forvaltning av verdiene.
Ny publiseringsløsning har gitt mer automatikk og kontroll/kvalitet ved publisering på nett.
Helsestasjonene sparer tid og miljø ved å sende brev digitalt.
Utrulling av digital løsning reduserer behovet for én til én samtaler i kvalifiseringsprogrammet.
Redusert grad av manuelt arbeid for lærere ved deling av undervisningsressurser.
Antallet henvendelser til Trondheim kommune via sentralbordet gikk ned fra totalt 53 000 til 42 000 fra 2017 til 2018.
Det er lansert mobile løsninger for anvisning av faktura og godkjenning av bestillinger for ledere.
Ansatte i turnusordninger kan administrere sitt arbeidsforhold ved bruk av mobil
Ebyggesøknad er forsinket av Direktoratet for byggkvalitet og kommunene må avvente ferdigstillelse.
Minside er forsinket i forhold til opprinnelig plan og arbeidet fortsetter i 2018 for å bli ferdig i tråd med ambisjonene i første fase.
Etablering av løsning for forsendelse av digitale brev fra ulike systemer i kommunen måtte velge en ny løsning enn opprinnelig tenkt. Dette skyldes at leverandørmarkedet tilbyr andre løsninger.
Nytt forsystem for kommunaltekniske avgifter er forsinket og blir dyrere enn tidligere antatt i forslag til Handlings- og økonomiplan for 2019-2022. Årsaken er primært liten konkurranse.
Prosjektet Digitale politikere er om lag ett år forsinket som følge av at anbudsprosessen må gjennomføres på nytt på grunn av manglende tilbud.
eByggesak ble innført i 2017. Løsningen skulle øke kvalitet og effektivitet på intern saksbehandling. En ekstern spørreundersøkelse viste at nær 50 prosent opplevde bedring av saksbehandlingstiden og 65,7 prosent mente at forutsigbarhet og likebehandling opplevdes som før eller bedre, etter at kommunen skiftet løsning.
Kommunens første og integrerte Min side-tjeneste var tjenesten “Mitt bibliotek”. Denne tjenesten muliggjør autentisering ved eksempelvis uthenting av bok. Totalt benyttet 3904 brukerne seg av meråpne bibliotek ved bruk av tjenesten Mitt bibliotek. Flere Min side-tjenester lanseres i 2018.
Enhetene bydrift og kontortjenesten tok i bruk kommunens nye henvendelsesløsning i 2017 og erstattet tidligere manuelle prosesser. Eksempel på slike prosesser er generelle henvendelser og hentesaker, utlånssaker, mottak av anbud/registrering, telefonihenvendelser, driftshenvendelser til Idrett, park og skog,henvendelser om trefelling, aktivitet i marka og erstatningssaker for vei. Oppvekstområdets meldingstjeneste Meldeboka ble lansert barnehagene i kommunen i 2017 og har erstattet flere papirbaserte prosesser rundt påmeldingsaktiviteter, meldinger og informasjon til foresatte. 102 kommunale barnehager ble lagt inn i meldeboka.
Innovasjon i prosjekter - samarbeid stat og norske kommuner: Trondheim kommune har benyttet ulike tilnærminger for å fremme innovasjon i IT- anskaffelser blant annet i samarbeid med Nasjonalt program for leverandørutvikling, og gjennom samarbeid med andre kommuner, KS og stat når tilbudet i markedet er lite. Et eksempel er det nasjonale prosjektet digiBarnevern (Digitale innbyggertjenester og saksbehandlingsstøtte i barnevernet). Prosjektets mål er å forbedre barnevernet gjennom å forbedre it-løsningene som benyttes av tjenestemottakere og ansatte. Et annet eksempel er digitale planprosesser, som bygger videre på KS ePlanSak, en nasjonal produktspesifikasjon som Trondheim kommune har deltatt i utformingen av, og hvor kommunene deler på å spesifisere ulike brukerreiser.

Mål: Vi er en åpen kommune

En samfunnsutvikling med vekt på sosiale nettverk, delingsøkonomi og økende digitalisering, utfordrer kommunes rolleforståelse, organisering og systemer. Begreper som ”kommune 3.0” peker på en utvikling der grensene mellom kommunen som tjenesteyter og innbyggeren som ”kunde” viskes ut til fordel for en samhandling der kommunen definerer og løser oppgavene i en stadig tettere dialog med omgivelsene. For å skape en åpnere kommune, vil det for eksempel være behov for å satse mer på kunnskaps- og erfaringsdeling, åpne data/åpne systemer. Mer aktiv bruk av innovative anskaffelser der formuleringen av behov/løsning åpner opp for nye aktører, og en mer fleksibel bruk av ansattes tid som tar høyde for at brukere, pårørende og sosiale entreprenører ønsker å bidra til god løsninger og en positiv samfunnsutvikling. Gjennom evaluering, læring og kunnskapsdeling omsetter kommunen ny kunnskap i ny og bedre praksis.

Indikatorer

Medarbeiderundersøkelsen viser at medarbeiderne opplever å bli hørt og føler at det er trygt å ytre seg.
Vi er åpne om våre avvik og de blir behandlet/lukket innen fristen.
Kommunen øker antall datasett som ligger åpent tilgjengelig for eksterne aktører så lenge det ikke er tungtveiende hensyn som taler mot.
Flere offentlige anskaffelser blir gjennomført med en åpen og bred markedsdialog i forkant av konkurransen, som beskrevet i metodikk for innovative, offentlige anskaffelser (IOA).
I plan- og utredningsarbeid benyttes samskrivingsverktøy og dokumentene samles og gjøres lett tilgjengelig for alle medarbeidere gjennom hele utredningsprosessen.
Det er viktig at innbyggere forstår informasjon de mottar fra kommunen. I kommunikasjonen med innbygger og internt i kommunen skal ansatte bruke et klart språk, jfr. kommunens egen språkprofil. Innen 2019 skal alle virksomhetsområder ha kjennskap til og ha tatt i bruk kommunens språkprofil.
Tjenestedesign er en måte å utvikle tjenester på hvor brukeren settes i sentrum og blir involvert. Vi tar i bruk metoder og verktøy for tjenestedesign i utviklingen av kommunale tjenester.

I tillegg til indikatorene over, vil kommunens løpende økonomirapportering være en kritisk indikator på om tiltak på arbeidsgiverområdet har ønsket effekt.

Resultater

Rådmannen gjennomført en medarbeiderundersøkelse i 2018. 83,6 prosent av våre ansatte, totalt 11 783 personer, svarte på kommunens nye medarbeiderundersøkelse, 10-faktor, våren 2018. I kommunens sjekkliste for arbeidsmiljøarbeid i Styringskraftportalen svarte 107 av 206 enheter at de har hatt temaet ytringsklima opp i personalgruppa.
Trondheim kommune har utviklet en åpen dataportal i 2018 som vil bli lansert for publikum i 2019 (https://trondheim.datapress.io/). Det er så langt lagt ut 33 datasett som kan benyttes av eksterne. Trondheim kommune har i tillegg blitt tildelt midler fra Forskningsrådets forkommuneprogram med søknaden “Samskaping og næringsutvikling med åpne data”. Prosjektet har en varighet på tre år og skal bidra til at flere datasett blir åpnet og at det blir gjort ulike tiltak for å fremme næringsutvikling i og rundt dette.
Det er gjennomført en datasett-kartlegging i kommunen, og innført rutine for registrering og kartlegging av datasett i forbindelse med nye prosjekter.
I 2018 har alle medier som har bedt om innsyn i Trondheim kommunes avvik og hendelser fått det de har bedt om. Et eksempel på dette er Adresseavisens fokus på vold og trusler i skolen. Her har Adresseavisen fått innsyn i omfang og alvorlighet på skade/nestenulykker som ansatte har registrert som utfordringer i sitt arbeidsmiljø. Det er etablert rutiner og samarbeid på tvers av organisasjonen slik at vi vet at informasjonen vi gir fra oss er godt kvalitetssikret. Andre som har fått innsyn i hendelser på forespørsel er NTNU og Utdanningsforbundet.
Trondheim kommune har i 2018 gjort endringer i sitt system for kvalitetssikring. Det er blitt mer tilgjengelig (kan benyttes i alle nettverk, på jobb, hjemme og på nettbrett) noe som resulterte i en ny påloggingsløsning. Det har vært en del opplæringsarbeid knyttet til å få registrert hendelser i ny løsning, og få lukket hendelser i forrige løsning. Som et resultat av dette har antall hendelser gått ned cirka 12 prosent i 2018 sammenlignet med 2017. (17 601 registrerte hendelser i 2017 mot 15 530 hendelser i 2018) Generelt i systemet er det satt en behandlingsfrist på fire uker eller 28 dager. Gjennomsnittlig behandlingstid i 2017 var på sju uker eller 49 dager. I 2018 var behandlingstiden i snitt fem uker og tre dager over hele organisasjonen.

Figur: hendelser registrert 2017 og 2018

Det er gjennomført markedsdialog i forkant av anskaffelsen i store prosjekter som “IT-støtte for saksbehandling” og “Digitale planprosesser”.
Trondheim kommune har benyttet ulike tilnærminger for å fremme innovasjon i IT- anskaffelser blant annet i samarbeid med Nasjonalt program for leverandørutvikling og andre kommuner, KS og stat, når tilbudet i markedet er lite. Et eksempel er “DigiBarnevern (Digitale innbyggertjenester og saksbehandlingsstøtte i barnevernet)”.
Samskrivingsverktøy og teamdisker benyttes aktivt både ved utvikling, drift og i prosjekter. Det oppleves som om graden av samskriving og deling har økt.
Prosjektene “Min side”, “Min side Arkiv” og “Serverings- salgs- og skjenkebevilling” bruker innovative teknikker som smidig utvikling og tjenestedesign i dialog mellom ansatte, brukere og utviklere.
Prosjektet “Eksperimentering som tjeneste” startet i 2018 og har i oppdrag å etablere en innovasjonspakke som kan understøtte og videreføre gode innovasjonsidéer fra enheter i kommunen. Prosjektet benytter tjenestedesign.