Persónugreinanlegar upplýsingar

Persónulegar upplýsingar varðandi nemendur eru trúnaðarmál og þarf að varðveita öll gögn í læstum hirslum. Séu persónulegar upplýsingar geymdar í tölvu skal þess gætt að viðkomandi skrá sé læst með tryggum hætti.

Skólastjórnandi ber ábyrgð á meðferð og vörslu þessara upplýsinga. Aðgengi að þessum upplýsingum hafa þeir starfsmenn sem þær þurfa vegna starfa sinna. Þegar barn hættir í skólanum þarf að tryggja förgun þeirra með öruggum hætti. Með tilkomu Persónuverndarlöggjafar (GDPR) nr. 90/2018 hefur orðið mikil breyting á reglum um öflun, úrvinnslu og meðferð gagna sem innihalda persónuupplýsingar og eru deildarstjórar hvattir til þess að kynna sér þær vel. Sjá nánar í Persónuvernd barna.

Í ljósi laganna er sérstaklega mikilvægt að huga að eftirfarandi atriðum:

• • Fræðsla til foreldra og öflun skriflegs samþykkis þegar þess þarf, t.d. áður en sérkennsluferli hefst

  • Mikilvægt er að fá undirritun foreldra á fundargerðir sem hluta af fræðsluskyldu

  • Huga að öruggri skjalavörslu og skilaskyldu á gögnum til Borgarskjalasafns í samræmi við lög um opinber skjalasöfn nr. 77/2014. Fræða þarf foreldra um skilaskyldu

  • Mikilvægt er að vinnsla persónuupplýsinga sé málefnaleg og gætt sé meðalhófs. Á það bæði við um umfang og eðli upplýsinga sem skráðar eru. Aðeins skal skrá upplýsingar sem hafa þýðingu við kennslu barnsins. Foreldrar skulu upplýstir um skráningu upplýsinganna. 

Deiling persónugreinanlegra gagna

Frá leikskóla til grunnskóla:

• Persónuupplýsingar, sem fyrir liggja um hvert einstakt barn í leikskóla og nauðsynlegar eru fyrir velferð og aðlögun þess í grunnskóla, skulu fylgja barninu, enda sé krafist fullrar þagnarskyldu og málsmeðferðar í samræmi við gildandi lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. 

• Foreldrum skal gerð grein fyrir þessari upplýsingamiðlun. 

• Meðferð upplýsinga skal vera á hendi leikskólastjóra eða annarra sérfræðinga á vegum sveitarfélagsins samkvæmt nánari ákvörðun þess.

Milli grunnskóla:

• Við flutning nemenda milli grunnskóla skal skólastjóri þess skóla sem nemandinn var í sjá til þess að nauðsynlegar persónuupplýsingar um nemanda flytjist með tryggum og öruggum hætti til viðtökuskóla.

• Skólastjóra ber að gera foreldrum grein fyrir hvaða upplýsingar um námsmat fylgja nemendum á milli skóla eða í framhaldsskóla og um rétt foreldra til að fá vitneskju um miðlun slíkra upplýsinga.

Til framhaldsskóla:

• Óheimilt er að veita upplýsingar um vitnisburði einstakra nemenda öðrum en þeim sjálfum og foreldrum þeirra. Þó er heimilt að veita þessar upplýsingar vegna flutnings nemenda milli skóla og innritunar í framhaldsskóla, enda sé krafist fullrar þagnarskyldu og málsmeðferðar í samræmi við gildandi lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. 

• Þá er skólastjóra eða öðrum sérfræðingum á vegum sveitarfélags heimilt að miðla, að fengnu samþykki foreldris, nauðsynlegum persónuupplýsingum um einstaka nemendur til framhaldsskóla. Þessar nauðsynlegu upplýsingar geta verið sem dæmi kennslufræðilegar, læknisfræðilegar, sálfræðilegar, sérkennslufræðilegar greiningar og aðrar greiningar.

Til skóla- og frístundasviðs:

• Grunnskólar geta leitað ráðgjafar hjá skrifstofu skóla- og frístundasviðs í hverjum borgarhluta og snúa sér til fagstjóra grunnskóla sem aðstoðar við að koma málum í farveg.

Sjá nánar um vinnslu persónuupplýsinga á vef Reykjavíkurborgar, Vinnsla persónuupplýsinga í grunnskólum Reykjavíkur.