Organisation

Foreningens organisering og forretningsorden

Generelt

Foreningens øverste myndighed er generalforsamlingen, der vælger bestyrelsesmedlemmer og beslutter kontingent og budget.

Bestyrelsen har ansvar for at gennemføre foreningens aktiviteter inden for de rammer, generalforsamlingen har vedtaget.

Aktuelt består bestyrelsen af 6 medlemmer, der er valgt på generalforsamlingen blandt foreningens med-lemmer, og af 1 medlem, der repræsenterer Handelsstandsforeningen.

Foreningens ”maskinrum” udgøres af Torvegruppen, som er frivillige medlemmer, der mødes jævnligt og udvikler ideer samt udfører en meget stor del af det praktiske arbejde.

Bestyrelsen

Bestyrelsen skal:

• Styre foreningens økonomi.
• Koordinere aktiviteter i byen, som skal eller med fordel koordineres mellem Handelsstandsforeningen og andre aktører
• Lægge strategi for foreningens aktiviteter og bestemme generelle betingelser for stadeholdere og medlemmer.
• Vælge foreningens ønskede profil i forhold til borgerne, stadeholderne, butikkerne, andre aktører og myndighederne, herunder kommunen.
• Koordinere og styre aktiviteter, som kræver kommunens deltagelse, herunder kommunale godkendelser og bevillinger eller bør involvere kommunen eller andre aktører i byen.
• Koordinere og prioritere aktiviteter mellem Torvegruppen og bestyrelsen, herunder behandle forslag fra Torvegruppen.
  • Bestyrelsen ledes af en formand, der har til opgave at samle bestyrelse og foreningens medlemmer, så der sker en demokratisk proces, hvor alle respekteres for sine synspunkter og indsats inden for de til enhver tid gældende rammer og med henblik på, at alle bestyrelsesmedlemmer kan leve op til deres bestyrelsesansvar og føle sig delagtig i relevante beslutningsprocesser.
  • Det er således bestyrelsesformanden, der i nødvendigt omfang indkalder til møder i bestyrelsen og sikrer, at forretningsordenen følges. Formanden skal tilse, at der udarbejdes referat af møder, som er dækkende for de vigtige beslutninger, der træffes, og som gøres tilgængelige for bestyrelsen og Torvegruppen.
  • Formanden repræsenterer desuden foreningen udadtil. Det gælder presse, borgere, myndigheder og andre samarbejdspartnere. Det skal ske i overensstemmelse med de beslutninger, der træffes i foreningens bestyrelse.
  • Kassereren foretager den daglige bogføring, løbende fakturering og betaling af leverandører. Det er også kassereren, der forsyner bestyrelsen med rapporter, der muliggør den økonomistyring, som påhviler bestyrelsen.
  • Foreningens økonomiske dispositioner kræver godkendelse af mindst kasserer og formand i forening. I det daglige, praktiske arbejde tegnes foreningen af disse to, så længe det sker i overensstemmelse med det godkendte årsbudget og bestyrelsens prioriteringer. Ellers kræves bestyrelsens godkendelse.
  • Bestyrelsen kan i øvrigt beslutte roller for andre bestyrelsesmedlemmer. Næstformanden overtager formandens ansvar og opgaver i dennes fravær, men bestyrelsen kan også beslutte, at næstformand og andre bestyrelsesmedlemmer får tildelt opgaver og ansvar, ligesom bestyrelsen kan beslutte, at medlemmer af Torvegruppen bliver involveret i kontakt med myndigheder og andre aktører, hvis det tjener et relevant formål.
  • Torvegruppen
  • Torvegruppen består af frivillige medlemmer af foreningen og anses for dens kreative base. Det er bl. a. her, der tages initiativer til nye og anderledes aktiviteter, og det er her, det praktiske arbejde planlægges og udføres.
  • Gruppen beslutter selv aktiviteter inden for de rammer og prioriteringer, der gives af bestyrelsen, og skal respektere de principielle beslutninger, der træffes i bestyrelsen. Det gælder således forhold om
• Strategi, overordnede koncepter og profilering af foreningen og selve torvet.
• Generelle betingelser for stadeholdere og aftaler med handelsstandsforeningen, kommunen og andre samarbejdsparter.
• Økonomi og budgetter.
  • Torvegruppen kan vælge at inddele sig i mindre arbejdsgrupper og af bestyrelsen få defineret et mål og en ramme, som man skal arbejde indenfor. Hver enkelt arbejdsgruppe kan også selv foreslå mål og ramme, som skal følge de budgetter og prioriteringer, der er besluttet i bestyrelsen.

Vedtaget på bestyrelsesmøde 20150626