Generalforsamling 2016

Generalforsamling 2016

19. januar 2016 kl. 19.00

I Glassalen i Idrætscentret, Bistrupvej 1, Birkerød

Foreningen Birkerød Torvedage

Referat af generalforsamling tirsdag 19. januar 2016 kl. 19.00 i Glassalen, Idrætscentret. Til stede var ca. 30 personer.

Formand Mogens Poulsen bød velkommen. Jack Otto Kristensen blev valgt som dirigent

Formandens beretning. Beretningen var en power point fremvisning med fotos fra torvedagene med mundtlige kommentarer. Der har været 40 forskellige stadeholdere fordelt på 18 markedsdage, hvor der gennemsnitlig deltog 12 stadeholdere pr. gang. Der er 20% fremgang fra 2014. Der har været underholdning eller temadage næsten hver lørdag, takket været en bevilling på 25.000 kr. fra kommunen. Vi har brugt ca. 30.000 kr. til PR, heraf 26.000 kr. til annoncer. Vi har egen hjemmeside og er løbende til stede på Facebook. Der er to videoer lagt på You Tube/Birkerød Torvedage. Vi har fået 50.000 kr. i bevilling fra kommunen til forbedring af pladsen til EL og flytning af parasoller. Foreningen har selv investeret 15.000 kr. i forbedringer: Container, PR standere, gummivogn, cafeborde og stole og vindskærm. Foreningen har nu følgende medlemskaber: ca. 50 private og ca. 40 stadeholdere. Vi holdt en meget vellykket medlemsaften d. 2. oktober med middag og tilstede var stadeholdere med øl og vin.

Formanden sluttede med at takke hele bestyrelsen. Tak til de frivillige fotografer og til Erik Lindgreen for at få lavet en ny og bedre plads. Ikke mindst tak til de 11 i torvedagsgruppen, som har lavet hele arbejdet. Han understregede at foreningen meget gerne tager imod nye kræfter til arbejdet. Hele beretningen kan læses og downloades fra foreningens hjemmeside https://sites.google.com/site/birkerodtorvedage/. Rapporten er også vedlagt i PDF format. Se årsrapport og regnskab 2016.

Beretningen blev godkendt med akklamation.

Godkendelse af regnskab. Da kasserer Bent Rasmussen udtrådte af bestyrelsen d. 27. juli overgik regnskabet til Mogens Poulsen, Jette Søvndahl med suppleanten Gorm Skovgaard Christensen som formel kasserer. Mogens Poulsen gennemgik regnskabet. Der har været en omsætning på 70.600 kr. Der står pt. 37.000 kr. på bankkontoen, idet kommunen allerede har overført de 25.000 kr. Regnskabet blev godkendt. Se årsrapport og regnskab 2016.

Godkendelse af budget, herunder fastsættelse af kontingent. Vi regner med en omsætning på 95.000 kr. Kontingentet fortsætter uændret på 100 kr. Både budget og kontingent blev godkendt.

Forslag fra bestyrelsen til vedtægtsændringer i overensstemmelse med vedtægterne (Forslag i kursiv)

§ 4 Medlemskab, ny tekst: Stadeholdere, der tilmelder sig torvedagene, skal være tilmeldt foreningen med fuld medlemsret. Stadeholdere, der er medlem af Birkerød Handelstandsforening, indgår automatisk som fuldt medlem af foreningen Birkerød Torvedage, og skal ikke betale årskontingent.

§9 Bestyrelsen, ny tekst: De 6 bestyrelsesmedlemmer vælges på generalforsamlingen, og det 7. medlem udpeges af Birkerød Handelstandsforening blandt medlemmerne i foreningens bestyrelse.

Bestyrelsen vælges på generalforsamlingen for 2 år ad gangen. Det sker forskudt således, at der hvert år er 3 bestyrelsesmedlemmer på valg. De 2 suppleanter vælges for 1 år ad gangen.

Alle forslag blev godkendt og de gældende vedtægter per 19. januar 2016 er vedlagt.

Valg til bestyrelsen. Kim Jørgensen ønsker at træde ud af bestyrelsen, så der er i år brug for 4 kandidater. Erik Lindgreen og Jack O. Kristensen stillede op for 2 år. Stadeholder Birgitte Haynes meldte sig for 1 år og Christian Mørup Jensen var villig til genvalg. Alle blev valgt af forsamlingen.

Valg af suppleanter til bestyrelsen. Lene Madsen, (Kontiki) og Carina Bruun tilbød at stille op som suppleanter for 1 år. Begge blev valgt af forsamlingen.

Valg af revisor. Bestyrelsen foreslog genvalg af Niels Verdelin, der genopstillede. Han blev valgt af forsamlingen.

Udvikling af Birkerød Torvedage med inddragelse af nye aktive medlemmer og samarbejde med andre aktører i Birkerød Bymidte

En Tema diskussion blev indledt med power point oplæg om 5 temaer af Christian Mørup Jensen.

Tema 1 Et varieret udbud af kvalitetsfødevarer på torvet.

Tema 2 Underholdning og oplevelser.

Tema 3 Driften af markedspladsen i hele sæsonen. Tema 4 Den videre udvikling af selve torvepladsen. Tema 5 Den videre udviklingsproces for Birkerød Bymidte for et fælles mål

Opfølgende Debat og forslag:

Luc de Visme forslog at overbevise politikerne om at hele gågaden skal overdækkes. Luc foreslog også at der bør være et tema 6: Børnefamilier.

Carina Bruun foreslog at der burde være et tema 7: Kommunikation/formidling. Annoncering er måske ikke den bedste måde. Der er andre og bedre måder.

Inga Steen Jensen mente at annoncer i Rudersdal Avis er godt, bedst at satse på tirsdagsudgaven.

Lene Madsen mente at plakater i lygtepæle er en effektiv måde. Vi kan spørge omegnskommuner (Furesø og Allerød ) om tilladelse at hænge plakater op.

Henrik Dittman mente der burde være større samarbejde og bedre kommunikation mellem Torvedage og Loppemarked. Formanden svarede at vi har haft et fortrinligt samarbejde med Chrissers Loppemarked. Vi har delt udgifterne til plakater og de har været nævnt i vores annoncer (for en meget beskeden pris). Chrisser holder loppemarked hver lørdag fra 30.april til 2. juli. Desværre er Chrisser blevet betænkelig ved at organisere loppemarked 2016 efter sommerferien, da kommunen forventes at sætte prisen i vejret for leje af P-pladsen. På grund af dårligt vejr måtte de aflyse to lørdage, og det har givet et dårligt salg i 2015, hvor de tabte penge. Det kan ikke fortsætte på samme måde i 2016. Det er rigtig kedeligt, hvis Chrisser må opgive at holde loppemarked i Birkerød.

Formanden udtrykte sin skuffelse over ostebilen fru. Mage, der desværre måtte opgive at stå på torvepladsen, hvor de ellers havde fået lov af kommunen til at stå der hele året. Det var en fin plads for en ostevogn, men Fru. Mage havde ikke nok indtjening.

Åge Godt Carlsen gav stor ros til hele den frivillige torvedagsgruppe. Det var noget af det mest positive, der var sket i Birkerød i årevis.

Jack O. Kristensen bakkede ÅGC op og fortalte at alle de frivillige har det sjovt, så man skulle endelig melde sig ind i arbejdet!

Søren E. Frandsen syntes det gik fint med torvet, men hvordan forny sig? Kunne man f.eks. have kokke skole, vin og mad, havearkitekt?

Christian Mørup Jensen svarede at Underholdningsgruppen netop ønsker at inddrage den type af underholdning i år, gerne i et samarbejde med Toftevangskolen.

Erik Lindgreen fik nu ordet og fortalte engageret om det byrumselement, som han bl.a. har lavet model af. Foreningen Birkerød Torvedage er i gang med at undersøge, hvordan den kan finansieres. Prisen vil være ca. 120.000 kr.

Behandling af indkomne forslag. Der var ingen.

Eventuelt.

Intet.

Formanden sagde tak for i aften og tak til dirigenten. Ref. KB 21.1.16

Dagsorden

    1. Valg af dirigent.
    2. Formandens beretning
    3. Godkendelse af regnskab.
      1. Regnskabet for 2015 viser et underskud på 6.500 kr. men vi har stadig en egenkapital på 9.324 kr. Dertil kommer at vi har investeret i caféborde, stole, en container og meget andet, som også har en værdi.
    4. Godkendelse af budget for 2016, herunder fastsættelse af kontingent.
      1. Forslag til budget for 2016 er vedlagt
    5. Forslag fra bestyrelsen til vedtægtsændringer i overensstemmelse med § 8 i vedtægterne.
    6. Valg til bestyrelsen. På foreningens generalforsamling i marts 2015 blev følgende medlemmer valgt til bestyrelsen for 2 år: Mogens Poulsen, Jette Søvndal, Kim Jørgensen. Under forudsætning af, at forslag til vedtægtsændringer bliver godkendt skal der vælges 3 medlemmer til bestyrelsen: Christian Mørup Jensen er på valg og er villig til at modtage genvalg. Herudover skal der vælges 2 bestyrelsesmedlemmer.
    7. Valg af suppleanter til bestyrelsen.
      1. Der skal vælges 2 suppleanter for 1 år.
    8. Valg af revisor.
      1. Niels Verdelin er villig til genvalg
    9. Udvikling af Birkerød Torvedage med inddragelse af nye aktive medlemmer og samarbejde med andre aktører i Birkerød Bymidte.
    10. Behandling af indkomne forslag. Forslag til behandling på generalforsamlingen skal være bestyrelsen i hænde senest tirsdag den 12 januar (Ingen forslag er indkommet)
    11. Eventuelt.