セミナーや勉強会、懇親会などのセッティングでは、
社内だけでなく、社外の方も混じえての場面がよくあります。
こちらのマニュアルからぜひともその進め方と注意点を学んでいただければと思います。
ここでは、開催するセミナーもしくは懇親会の概要が確定してあとの、「参加者」と「日程」の調整方法について説明致します。
基本的な流れとしては、「参加者」の人数確認後、「日程」調整へ進んでいくのが比較的スムーズに調整できるかと思います。
（セミナー等の場合、講師の方などの都合から「日程」を先に確定した方が良い場合もあります。）
１：参加者の確認について
社内でのスケジュールの調整の場合、
社内メンバーへ直接ご案内して調整を進める場合が大半ですが、
社外の方と調整する場合、
その会社の窓口の担当者を通しての調整となる場合があります。
先方の参加者の出欠などを窓口の担当者の方を仲介することで、
こちらの手間が大幅に減ります。
窓口の 担当者の方の決定に時間がかかりそうならば、
「〇〇社様のご都合のよろしい日程はいつごろになりますでしょうか。」など、
ざっくりと先方様へ社内調整をお任せしてもよいかもしれません。
また、こちらから窓口の担当をお願いしてしまうのも一つの手段です。
窓口の 担当者の方を介する場合、
参加される方の重要度等の情報も聞いておくと、
日程調整の際の優先度の目安となり、方向性を定めやすいです。
ChatWork等で窓口の担当者の方や、参加者の方とコンタクトが無い場合、
必要に応じてコンタクトを申請、ご挨拶と調整用チャットへのご招待をしましょう。
（突然のコンタクトとなるので、失礼のないように！！）
２：日程の調整について
参加予定者が出揃ったところで、日程の調整へ進みましょう。
参加予定の方が全員出席可能な日程を押さえることがベストなのですが、
社外の方も含めた調整となると、なかなか全員が参加できることは難しいかもしれません。
その場合、会を成功させる上で優先させたいことをリスト化することをお薦めします！
例えば、
1:より多くの方を呼びたい！
2:若手に多く来てもらいたい！
3:〇〇さんに来てもらいたい！
などの優先させたい事項を可視化することで、日程調整の方向性を明確にすることができます。
上記のリストには、運営側の要望だけでなく、参加予定者の要望も入れておくと良いです。
作成した優先度リストの条件がより多く満たされる日付けがより良い日程といえます。
＊各社の都合から、全ての要望に沿うことが出来ない！！ときの対応について
非常に心苦しいところですが、
残念ながらそのような場面に遭遇することもあると思います。
しかし運営側としては、会の成功と多くの参加者からの満足度を得ることが最大の使命です。
このような場面となった場合は、より多くの参加者の方に満足していただけるような日程で、
調整を進めていきましょう。