1. การเขียนจดหมาย เป็นการสื่อสารโดยตรงระหว่างบุคคลหรือระหว่างหน่วยงานต่าง ๆ

ช่วยทำให้ระยะทางไกลเป็นใกล้ เพราะไม่ว่าบุคคลหรือหน่วยงานจะห่างไกลกันแค่ไหนก็สามารถใช้จดหมายส่งข่าวคราวและแจ้งความประสงค์ได้ตามความต้องการ การส่งสารหรือข้อความในจดหมายต้องเขียนให้แจ่มแจ้งชัดเจนเพื่อจะได้เข้าใจตรงกันทั้งสองฝ่าย

องค์ประกอบและรูปแบบของจดหมาย

ผู้เรียนคงเคยเขียนจดหมายหรืออ่านจดหมายมาบ้างแล้ว คงจะสังเกตเห็นว่าจดหมายนั้นไม่ว่าประเภทใด จะต้องประกอบด้วยสิ่งต่าง ๆ ดังนี้

1. ที่อยู่ของผู้เขียน เริ่มกึ่งกลางหน้ากระดาษระหว่างเส้นคั่นหน้ากับริมของขอบกระดาษ

2. วัน เดือน ปี ที่เขียนจดหมาย ให้เยื้องมาทางซ้ายของตำแหน่งที่เขียนที่อยู่เล็กน้อย

3. คำขึ้นต้น ห่างจากขอบกระดาษด้านซ้าย 1 นิ้ว

4. เนื้อหา ขึ้นอยู่กับย่อหน้าตามปกติ อาจจะอยู่ห่างจากขอบกระดาษด้านซ้าย 2 นิ้ว

5. คำลงท้ายอยู่แนวเดียวกับที่อยู่ของผู้เขียน

6. ชื่อผู้เขียน อยู่ใต้คำลงท้าย ล้ำเข้าไปเล็กน้อย