S&OP La Gi? Cach Thuc Hien S&OP Hieu Qua Trong 5 Buoc

Trước khi đi vào hoạt động, doanh nghiệp nào cũng cần thiết phải thực hiện S&OP, cũng như các phân tích kinh doanh khác. Vậy S&OP là gì và có tầm ảnh hưởng như thế nào đối với doanh thu và sự thành công của doanh nghiệp? Tất cả sẽ được giải đáp trong bài viết này của Terus. 

I. Định nghĩa S&OP là gì?

S&OP (S and OP process), cụ thể tiếng anh là Sale & Operation Planning, là công tác hoạch định chiến lược sản xuất, bán hàng và điều hành công ty. Có thể xem S&OP là bước lên kế hoạch trước khi triển khai mọi hoạt động của doanh nghiệp.

Những chiến lược toàn diện sẽ được tạo ra bởi quá trình S&OP và sẽ được áp dụng cho toàn công ty và ở tất cả các khâu của chuỗi cung ứng. Do đó, sự tham gia của tất cả các phòng ban hoặc lãnh đạo các phòng ban trong công ty là cần thiết.

Tất nhiên, trong đó người điều hành cuộc họp nên là CEO, giám đốc điều hành của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, các giám đốc cấp cao, nhân viên quản lý, leader các nhóm nhỏ lẻ,… cũng cần phải có mặt và đóng góp. Ở S&OP, tất cả thành viên phải đi đến thống nhất cuối cùng về cách thức hoạt động của doanh nghiệp trong thời gian sắp tới.

Định kế hoạch có thể được thực hiện cho từng khoảng thời gian cụ thể, chẳng hạn như ba tháng, sáu tháng hoặc một năm. Mục tiêu cuối cùng của S&OP là tạo ra một lịch trình hợp lý và đảm bảo rằng tất cả các bộ phận của công ty đều biết mình cần làm gì và vào thời điểm nào. Chuỗi cung ứng sản phẩm mới duy trì hoạt động ổn định, giảm tải lượng hàng tồn kho và không bị ngắt quãng.

II. Tầm quan trọng của S&OP đối với doanh nghiệp

1. Liên kết giữa các bộ phận trong công ty

Lợi ích nổi bật nhất của S&OP là gì? Đó là tăng cường tính xuyên suốt, đảm bảo toàn bộ doanh nghiệp vận hành đồng bộ như một cỗ máy. Các bộ phận của công ty đề sẽ tham gia và việc sản xuất, không còn tình trạng mỗi nơi làm một kiểu, một công suất riêng của mình để rồi ảnh hưởng tới những team khác.

Ngoài ra, bạn sẽ giảm thiểu việc chất lượng sản phẩm không đồng đều giữa các khâu trong dây chuyền sản xuất, điều này sẽ ảnh hưởng đến sản phẩm cuối cùng. S&OP hỗ trợ đặt ra các tiêu chuẩn chất lượng và thời gian, cho phép các phòng ban thích ứng với các yêu cầu công việc khác nhau.

2. Giảm tồn kho

Việc hoạch định S&OP rõ ràng giúp dự đoán nhu cầu thị trường và khả năng cung ứng của doanh nghiệp. Điều này cho phép bạn giảm lượng sản phẩm và nguyên liệu tồn kho mà không lo lắng về tác động đến chuỗi cung ứng hoặc dây chuyền sản xuất.

Bớt đi lượng hàng tồn kho có nghĩa là bạn sẽ giảm chi phí sân bãi, giá mặt bằng, chi phí neo đậu container và chi phí tồn kho. Lượng tiền bạn tiết kiệm được sẽ tăng đáng kể lợi nhuận bạn nhận được.

3. Cắt giảm giá thành

Chi phí tồn kho và sản xuất cũng ảnh hưởng đáng kể đến giá thành của sản phẩm. Bạn có thể giảm giá bán ra của sản phẩm và làm cho nó hấp dẫn hơn đối với khách hàng nếu bạn có thể giảm phí tồn kho. Ngoài ra, việc tích trữ ít nguyên liệu làm giảm nguy cơ hư hỏng và mất mát.

Điều này đặc biệt quan trọng đối với những thứ tươi và mau hết hạn, chẳng hạn như thức uống và đồ ăn, cũng như những thứ dễ bị côn trùng gặm nhấm và thu hút côn trùng. Bạn cần có một phương pháp bảo quản phức tạp và tốn kém cho những nguyên liệu đó. Nó cũng làm tăng giá của sản phẩm, khiến việc thu lời và bán ra trở nên khó khăn hơn.

4. Đảm bảo tiến độ sản xuất, tăng trải nghiệm khách hàng

Bằng cách dự đoán và tính toán chi tiết nhu cầu về nguyên liệu và nguồn cung, S&OP đảm bảo rằng sản phẩm được hoàn thành đúng chất lượng và đúng thời hạn. Sản phẩm có thể được đưa ra thị trường nhanh chóng hơn khi chuỗi cung ứng được duy trì.

Người dùng sẽ không âm vào tình trạng khan hiếm hàng hóa và doanh nghiệp sẽ có được doanh thu ổn định hơn. Bên cạnh đó, việc đáp ứng được nhu cầu và xu hướng của thị trường cũng gián tiếp cải thiện trải nghiệm khách hàng (User Experience). Trải nghiệm tiêu dùng là yếu tố cực kỳ quan trọng, trải nghiệm tốt khiến khách hàng muốn quay lại mua hàng, gắn bó lâu dài và trở thành khách hàng thân thiết của thương hiệu bạn.

5. Ổn định năng suất làm việc

S&OP cũng có lợi vì nó giúp ổn định năng suất làm việc giữa các bộ phận trong công ty. Mọi thứ đều đã được lên kế hoạch cẩn thận về chất lượng, khối lượng và thời gian. Sẽ không có trường hợp một phòng ban phải làm nhiều và nhanh hơn những phòng ban khác.

Cảnh đã biến mất. Người ta không còn phải ngồi chơi hoặc bận rộn đến mức không thể thở. Ổn định năng suất không chỉ giúp dây chuyền sản xuất hoạt động trơn tru và mượt mà hơn mà còn góp phần tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh hơn cho nhân viên.

Họ sẽ có được số lượng giờ lao động tối ưu, có thể cân bằng giữa làm việc và nghỉ ngơi, thư giãn và dành thời gian cho gia đình. Nhân viên, còn được gọi là nhân viên, là nguồn lực cốt lõi, quan trọng nhất để xây dựng một công ty. Biết cách tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh sẽ thu hút nhiều nhân viên để phát triển doanh nghiệp của bạn.

6. Đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác và linh hoạt

Cuối cùng, S&OP giúp người quản lý đưa ra các quyết định nhanh hơn và linh hoạt hơn. vì quá trình S&OP đã làm sáng tỏ thông tin, kế hoạch và chi tiết liên quan đến dây chuyền sản xuất hoặc chuỗi cung ứng.

Ngoài ra, bạn sẽ hiểu được tầm quan trọng, ý nghĩa và mối liên hệ giữa các giai đoạn trong chuỗi cung ứng. Bạn có thể thay đổi kế hoạch của mình nếu có vấn đề bất ngờ. Khả năng ứng biến của bạn sẽ giúp duy trì hoạt động của công ty và chuỗi cung ứng để doanh thu không bị ngắt quãng hoặc ảnh hưởng.

III. 5 bước thực hiện S&OP hiệu quả

1. Dự báo nhu cầu

Dự đoán nhu cầu của thị trường trong tương lai là bước đầu tiên và chính của S&OP. Dự báo cho bạn biết sức mua của người tiêu dùng để bạn có thể cung cấp hợp lý, không thiếu nhưng không quá nhiều, dẫn đến tồn kho và giảm doanh thu.

Để có được những dự báo chính xác nhất, tất nhiên doanh nghiệp phải thực hiện công tác nghiên cứu thị trường. Có rất nhiều phương pháp và công cụ để làm việc này như các công cụ phân tích (Google analytics, Ahrefs, SEMRush), khảo sát ý kiến, phỏng vấn người tiêu dùng, công cụ theo dõi và phân tích hành vi tiêu dùng (tracking tools),...

Customer insights, bên cạnh đó, cũng là một khía cạnh cần được đầu tư nghiên cứu. Insights tốt cho bạn biết động cơ thật sự ẩn sau những quyết định mua hàng (hoặc không mua hàng) của người dùng, rất hiệu quả trong việc “điều khiển” hành vi của khách hàng.

Để nghiên cứu cũng cần ngân sách và công sức. Chưa hết, dự báo nhu cầu còn phải tính đến các yếu tố môi trường. Bởi vì nhu cầu thị trường có thể thay đổi theo mùa, thời tiết có thể ảnh hưởng đáng kể đến kế hoạch của bạn. Ngoài ra, các sự kiện lớn địa phương (Tết, Trung Thu) và quốc tế (Giáng sinh, Valentine) ảnh hưởng đến thị trường.

2. Hoạch định nhu cầu

Bước dự báo chỉ là thu thập số liệu để ước tính nhu cầu. Tiếp theo, các công ty phải xác định nhu cầu dựa trên thống kê và báo cáo. Bạn phải xác định liệu bạn có thể phục vụ bao nhiêu phần trăm thị trường và nhu cầu cụ thể của nhóm đối tượng mục tiêu của bạn trong một khoảng thời gian nhất định.

Cả thời gian ngắn và dài đều phải được xem xét. Ngắn là khoảng ba đến sáu tháng, trong khi dài là một năm hoặc lâu hơn. Bước sau cần phối hợp với hoạch định nhu cầu để xác định liệu khả năng cung ứng của công ty có đủ để đáp ứng nhu cầu của thị trường hay không. Nếu không đủ, liệu có thể tăng sản lượng, thuê nhân viên ngoài hoặc liên kết với các nhà sản xuất khác không?

3. Pre-S&OP

Một số chuẩn bị là cần thiết trước khi bắt tay vào việc lên kế hoạch. Pre-S&OP sẽ xem xét những khó khăn và thiếu sót mà công ty đang sở hữu. Liệu bạn có đủ nhân lực để hoàn thành mục tiêu của mình? Nguyên liệu, tài nguyên và điều kiện nào bạn thiếu? Để biết ý kiến của họ về tình hình của mỗi bộ phận, hãy xem xét số liệu báo cáo và đặc biệt là phản hồi từ các phòng ban.

4. Kế hoạch cung ứng

Định kế hoạch cung ứng của doanh nghiệp phải được thực hiện sau khi hoàn tất khâu chuẩn bị. Phân phối, sản xuất, vật tư và bảo trì là tất cả các khía cạnh của kế hoạch chuỗi cung ứng. Cần xác định rõ ràng các yêu cầu cụ thể của từng bước và hợp tác với các đối tác nào để hoàn thành từng khâu và toàn bộ chuỗi.

5. Điều hành S&OP

Sau đó, cuộc họp S&OP bắt đầu với sự tham gia của tất cả các thành viên ban điều hành, quản lý các bộ phận và trưởng nhóm làm việc. Các thành viên của S&OP sẽ hội thảo, thảo luận và đưa ra một kế hoạch vận hành cho toàn bộ doanh nghiệp.

Bạn phải xem xét tất cả các tình huống có thể xảy ra dựa trên nhu cầu và khả năng đáp ứng của công ty. Kế hoạch S&OP phải phù hợp và có sự đồng thuận của tất cả bộ phận hoặc lãnh đạo từng bộ phận. Mỗi phòng ban sẽ thực hiện những nhiệm vụ được giao một cách có trách nhiệm, chăm chỉ và hợp tác.

6. Thực hiện & Đánh giá

Sau khi đạt được kết luận với một bản kế hoạch chi tiết cuối cùng, việc cuối cùng là thực hiện nó. Tuy nhiên, trong quá trình vận hành doanh nghiệp, cũng cần theo dõi và đánh giá hiệu quả của kế hoạch một cách toàn diện và chính xác. Dựa trên kết quả đánh giá, chúng ta có thể biết được

• Phần trăm chính xác của dự báo(%)

• Tỷ lệ giao hàng đúng và đủ (%)

• Tỷ lệ đơn hàng tồn đọng (%)

• Tỷ lệ giao hàng đúng và đủ do thiếu hàng tồn kho (%)

• Tỷ lệ giao hàng chính xác về chủng loại và địa điểm (%)

• Tỷ lệ hữu dụng sản xuất (%)

• Tỷ lệ hữu dụng kho bãi (%)

• Lượng hàng tồn kho thành phẩm theo giá trị (ngày)

• Lượng hàng tồn kho nguyên vật liệu theo giá trị (ngày)

• Chi phí vận chuyển (đồng/sản phẩm)

• …

Có thể thấy S&OP là một giai đoạn cần được thực hiện trước khi muốn vận hành một hệ thống kinh doanh. Thông qua bài viết trên, Terus hy vọng độc giả có thể hiểu được S&OP là gì và 5 bước để thực hiện nó. Từ đó có thể áp dụng và mang lại sự phát triển ổn định và doanh thu cải thiện theo thời gian cho doanh nghiệp của mình.

FAQ - Giải đáp thắc mắc liên quan đến S&OP

1. S&OP là viết tắt của từ gì?

S&OP là viết tắt của từ Sales & Operation Planning. S&OP liên quan tới sales và cách vận hành để đạt được mục đích kinh doanh. S&OP là khi cả bộ phận công ty cùng ngồi lại, cùng thỏa thuận, cùng thống nhất với nhau để lên kế hoạch cho hoạt động kinh doanh, cùng ra quyết định sao cho hiệu quả nhất cho công ty.

2. Sales operation là làm gì?

Nhóm Sales Ops chịu trách nhiệm đảm bảo tổ chức bán hàng hoạt động trơn tru và hiệu quả. Ngoài ra, họ còn chịu trách nhiệm quản lý kênh bán hàng, phân tích dữ liệu và hỗ trợ đại diện bán hàng.