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Statuts d’association déclarée sous le régime de la loi du 01/07/1901

Article 1 Titre

Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts une association régie par la loi du 1er Juillet 1901 et le décret du 16 Août 1901 ayant pour titre : Les Légendes d’Espigoule

Article 2 Objet

Cette association a pour but de créer et d’organiser des jeux de rôle en grandeur nature.

Article 3 Siège social

Le siège social est fixé à l’adresse suivante :

  [En cours de modification]

Article 4 Membres

L’association se compose de :

• membres actifs

Personnes physiques ou morales concourants au fonctionnement de l’association et payant une cotisation annuelle fixée chaque année par l’assemblée générale et ayant le droit de vote à l'AG.

•  membres bénéficiaires

Personnes physiques simples participants d’événement de l’association, payant une participation aux frais des événements et une cotisation annuelle, sans droits de vote à l’AG. Les membres bénéficiaires sont invités à l’AG. Leur participation à cette dernière fait d’eux des membres actifs.

• membres d’honneurs

Personnes physiques ou morales ayant rendues des services importants à l’association et dispensées de cotisation annuelle.

Article 5 Déchéance des membres

La qualité de membre se perd :

• par démission présentée par lettre adressée au président du Conseil d’Administration,

•  par radiation par le conseil d’administration, pour non-paiement de la cotisation, pour non-respect du règlement intérieur ou pour motif grave allant à l’encontre du bon fonctionnement de l’Association. Le membre intéressé aura été préalablement appelé à fournir des explications,

• le décès, la démission ou l’exclusion d’un des adhérents ne met pas fin à l’association.

Article 6 Financement

Les ressources de l’association comprennent :

• les cotisations de ses membres,

• des contributions bénévoles,

• le produit des manifestations,

• et les subventions éventuelles publiques et privées.

L’exercice comptable commence le 1 Janvier et finit le 31 Décembre de chaque année.

Article 7 Conseil d’administration

L’association est administrée par un Conseil d’Administration de 5 à 7 personnes élues parmi les membres. Ils sont élus pour 2 ans au scrutin secret par l’Assemblée Générale ordinaire et sont rééligibles. Le Conseil d’administration est renouvelé chaque année par moitié.

Le conseil d’administration se réunit obligatoirement au moins une fois par an (physiquement ou par des moyens numériques) et chaque fois qu’il est convoqué par son Président ou sur la demande du quart de ses membres.

Les délibérations du Conseil d’Administration ne sont valables que si au moins la moitié des membres siègent en séance ou se sot exprimés par voie numérique. La validité des votes requiert la majorité des membres présents ou représentés, la voix du président étant prépondérante en cas de partage.

Il est tenu des procès verbaux de séance, signés par le président et le secrétaire.

Article 8 Fonctions du Conseil d'Administration

Le Conseil d’Administration est chargé de l’autorisation de tout investissement et décide de l’emploi des fonds disponibles, agrée ou rejette les projets proposés par les membres et équipes organisatrices, décide de l’exclusion des adhérents, représente l’association devant des tiers, rédige et corrige le règlement intérieur, prépare l’Assemblée

Générale dont il arrête l’ordre du jour, les états de situation, inventaires, comptes et toutes proposition à faire aux adhérents.

Article 9 Bureau du Conseil d’Administration

Le conseil d’administration élit parmi ses membres et par scrutin secret un Bureau composé d’ :

• de deux co-présidents,

• un trésorier,

• un secrétaire.

Peuvent également être désignés des secrétaires et trésoriers adjoints.

Les membres du Bureau sont élus pour 2 ans et sont rééligibles.

Article 10 Fonctions du Bureau

Les co-présidents assurent l’exécution des décisions du Conseil d’Administration et le fonctionnement régulier de l’Association, ils ordonnent les dépenses et peuvent faire ouvrir au nom de l’association tout compte bancaire ou compte chèques postaux. Il peuvent déléguer à cet effet la signature au Trésorier,

Le secrétaire est chargé des convocations, le la rédaction des procès verbaux, de la correspondance, Le trésorier tient les comptes de l’association.

Article 11 Comité exécutif

Le comité exécutif (ou cercle des espigouliens extraordinaires) rassemble les bénévoles de l’association souhaitant s’investir dans le fonctionnement de l’association par des opérations spéciales ou l’apport de leurs compétences. Les mandats sont annuels et renouvelés en AG. L’action du comité exécutifs se fait sous le contrôle et la responsabilité du Conseil d’Administration.

Article 12 Assemblée générale ordinaire

Les assemblées sont convoquées par décision du Conseil d’Administration ou sur la demande d’au moins un quart des adhérents. Elles ont lieu au moins une fois par an.

La convocation aux assemblées est réalisée au moins quinze jours avant la date fixée par le secrétaire et par courrier (postal ou électronique ou par tout moyen numérique aux adresses données par les membres). L’ordre du jour est joint à la convocation.

Les assemblées générales régulièrement constituées comprennent l’ensemble des adhérents et obligent par leurs décisions tous les adhérents.

Chaque membre actif peut représenter un autre membre actif si celui-ci lui a donné une procuration écrite.

L’assemblée délibère valablement que si elle atteint le quorum d’un quart des membres de l’association présents ou représentés.

Les décisions sont adoptées à la majorité des voix +1 de ses membres actifs.

Article 13 Déroulement et fonctions des Assemblées Générales

Les présidents assistés des membres du bureau, président l’assemblée et exposent la situation morale de l’association. Le trésorier rend compte de sa gestion et soumet le bilan à l’approbation de l’assemblée. Il est procédé après épuisement de l’ordre du jour au remplacement du conseil sortant. Ne sont traitées, lors de l’assemblée générale que les questions soumises à l’ordre du jour ou proposées par courrier ou tout moyen numérique par un adhérent au moins huit jours avant la tenue du Conseil d’Administration.

L’assemblée générale ordinaire vote les prévisions budgétaires de l’exercice suivant, pourvoit chaque année au remplacement des administrateurs sortants, elle approuve (ou non) le règlement intérieur établi par le conseil d’administration, elle fixe sur proposition du Conseil d’administration le montant et l’échéance des nouvelles cotisations, elle vote les orientations dans les activités de l’association proposées par le conseil d’administration, elle donne mandat aux membres du comité exécutifs pour les missions préalablement validées par le CA.

Article 14 Assemblée générale extraordinaire

Elle fonctionne de la même manière que l’assemblée générale ordinaire pour ce qui est des convocations et votes (voir article 12).

Son objet est l’apport de modifications aux statuts ou la dissolution éventuelle de l’association.

Article 15 Règlement intérieur et Charte des Organisateurs

Un règlement intérieur est établi par le conseil d’administration et approuvé par l’assemblée générale.

Ce règlement éventuel est destiner à fixer les points non prévus par les statuts notamment ceux qui ont trait à l’administration interne de l’association.

 La Charte des Organisateurs guide l’action des équipes organisatrices et leurs relations avec le CA. Elle définit également les valeurs dans lesquelles doivent s’inscrire les jeux de rôle en grandeur nature organisés sous l’égide de l’association. Elle est établie par le conseil d’administration et approuvé par l’assemblée générale.

Article 14 Dissolution

En cas de dissolution prononcée par deux tiers au moins des membres présents ou représentés à l’assemblée générale, un ou plusieurs liquidateurs sont nommés par celle-ci et l’actif, s’il y a lieu est dévolu conformément à l’article 9 de la loi du 01/07/1901 et du décret du 16/08/1901.