GN « Les Légendes d’Espigoule », cahier des charges

Depuis 2003, les Légendes d’Espigoule se sont construit une identité forte, sous l’impulsion d’une équipe assez réduite.

A l’heure où l’association s’ouvre à des équipes d’organisation plus élargies et diverses, ce cahier des charges précise les valeurs de l’association

et les conditions d’accueil d’un GN.

Les valeurs des Légendes d’Espigoule

1- CONVIVIALITÉLa convivialité est une valeur fondamentale de l’association. Elle passe par une gentillesse et une bienveillance des membres les uns envers les autres,

par l’ouverture à tout nouveau membre et par la recherche de partage de moments humains autant que de moments de jeu.

Elle se traduit par une attention particulière aux repas préparés avec bon cœur et sérieux, et par le plaisir de partager des coups à boire.2- 100 % EN-JEUTout GN a un début et une fin, entre les deux, seul le jeu a sa place. En Espigoule, on a banni les poings-levés et autres vecteurs de transmission du hors-jeu.

Sauf en situation de danger réel, le hors-jeu doit rester invisible. 3- C’EST SÉRIEUX, ON JOUEEspigoule assure un équilibre précaire entre le sérieux et l’amusement. Le GN est avant tout un jeu, une recherche de plaisir (pour les joueurs comme

pour les organisateurs). L’humour et la dérision y ont toute leur place. Pour autant, on cherche toujours à fournir les conditions idéales d’une immersion

de qualité dans un contexte et une histoire. Ce qui demande d’agir sérieusement, avec respect des univers développés. 4- EXCELLENCEElle est inatteignable mais on peut cheminer vers une qualité de jeu garantissant l’immersion de tout type de joueurs. L’esprit de qualité que nous cherchons

à développer en Espigoule passe par une écriture soignée des scénarios et des personnages et se poursuit par un intérêt fort porté au jeu et aux éléments

facilitant l’immersion (documents de jeu, décors, sites, costumes, ...). 5- COÛTS MODÉRÉS ET PARTAGESNous visons l’organisation de GN à coûts le plus modéré possible, sans concessions à la qualité. Nous pensons que tous les membres doivent participer

financièrement au GN de manière équitable.

Cahier des charges des organisateurs

L’association doit une aide à l’équipe organisatrice.

Support associatif :

- l'équipe organisatrice bénéficie de la structure de l'association (compta, trésorerie, assurance, ...)

- l'équipe organisatrise bénéficie de la visibilité, des contacts et de la réputation de l'association.

Aide matérielle :

- mise à disposition de matériel,

- des supports numériques et de communication de l’asso,

- ressources humaines

Aide technique et intellectuelle :

- transfert des méthodes et connaissances

- conseils d’organisation

En retour, l’équipe organisatrice respecte le cahier des charges suivant.

Questions d’argent

Prévisionnel (respect de la valeur « couts modérés et partagés »)Validation bureau + suivi par un membre du bureauSi dépassement > traitement du problème par bureau- Le budget GN intègre : les coûts liés au site, à la nourriture, au matériel spécifique au jeu, de matériel réutilisable (avec un choix fait par le bureau sur d’éventuels

investissements)- L’adhésion couvre : les coûts fixes de l’asso (garage), l’assurance, l’adhésion à la FédéGN- Le budget général doit être équilibré (pas de bénef, pas de déficit)- Les revenus sont liés aux PAF joueurs, PNJ et orgas (les orgas et PNJ cotisent à hauteur, au moins, du coût individuel de l’hébergement et/ou nourriture).

Matos

Tout matériel acquis dans le cadre du GN appartient à l’association, une rétrocession post-GN est possible avec accord du bureau (nottament si réutilisation

pas évidente ou investissement fort du créateur).Le matériel produit devra le plus possible être pensé dans un souci de réutilisation possible (tout en restant économique en stockage)Tout le matériel de l’association est à disposition des équipes orgas. Une participation des équipes orgas aux sessions de rangement/entretien du matériel est

la bienvenue. Il n’existe pas de listing du matériel, le bureau peut signaler aux équipes le matériel disponible sur la base de listing de besoin en matériel.

Pré-jeu / Participants

Les organisateurs du GN devront rédiger une lettre d’intention (à destination des joueurs) sur le GN qu’ils mettent en place (quoi dans une lettre d’intention?)L’annonce du GN comprendra les éléments suivants : Titre / Type de jeu (GN/ Murder ... Nb PJ, Nb PNJ, Durée), Lieu, Date, Esprit du jeu,

Inscription, PAF et mode de réglement, Infos pratiques)

L’association met à disposition les éléments de communication suivants : site internet, page Facebook. La communication avec les joueurs devra être la plus transparente possible et se faire dans un souci de convivialité et de bienveillance : accueil bienveillant

des nouveaux joueurs/adhérents, respect des anciens joueurs/adhérents. Le mode d’inscription choisi favorisera l’intégration de nouveaux joueurs et l’ouverture mais permettra également d’atteindre les objectifs de qualité : GN sur

invitation possible avec une part de nouveaux joueurs (par recommandation si besoin) et une annonce post clôture des inscriptions, si casting, les procédures

de casting devront être transparentes (annoncées à l’inscription) et intégrer une part d’aléatoire ou de quota de nouveaux joueurs.Tout conflit naissant entre joueurs et orgas dans les phases de pré-jeu (joueurs non respectueux du travail orga, exigeant, … ) devra être communiqué au bureau

pour un appui au déminage. Sont soumis à l’accord express du bureau, la participation au GN de : mineurs même accompagnés, journalistes en activité professionnelle, animaux.Envoi des backs au plus court 15 jours avant jeuTransmission de la liste des participants au GN, pour transmission à la Fédé pour assurance, 15 jours avant le jeu (puis transmission de toute modif de cette liste)

Brief

Il est important de respecter les horaires de début de jeuUn briefing complet (mise à disposition d'un modèle par l'asso) est obligatoire en début de jeu. Le brief comprends des recommandations relatives à la sécurité

émotionelle et au consentement. Un débriefing en fin de jeu est nécessaire. Il doit notamment intégrer des remerciements et des indications aux joueurs pour leur participation aux efforts de

repliement du jeu.

Jeu

Dans le jeu, il n’y a que du jeu (voir le brief sur le Hors-Jeu)La sécurité de l’ensemble des participants doit être une préoccupation majeure des orgas (sécurité physique et psychique). L’ensemble des outils existants

pour protéger les participants sont utilisables mais doivent être, autant que possible, acceptables dans le monde dans lequel se déroule le jeu (pas de rubalise

en med, pas d’interruption de jeu, de poing-levé, safeword discret).Dans un GN Espigoule, il y a un scenario solide comprenant des pistes d’action et de réflexion accessibles à l’ensemble des joueurs, à des groupes de joueurs

ou à quelques uns d’entre eux.Dans un GN Espigoule, la nourriture et les repas sont des éléments d’immersion dans le jeu. La restriction et l’inconfort sur ce plan doivent répondre à une

nécessité scénaristique incontournable et être annoncés dés l’inscription. Autrement, la règle est une importance accordée aux repas de manière scénaristique.

Ces repas sont, le plus possible, des repas complets et équilibrés préparés sur place ou à la maison à partir de produits frais ( ! à observer : les

règles d’hygiène alimentaire, la chaîne du froid). L’utilisation de produits frais issus de circuits-courts et/ou de l’Agriculture Biologique constitue un idéal.1. Une histoire2. Des personnages3. A manger, et du bon4. De l’immersion pour tous les sens5. De l’action dans des sites adaptésAprès cela peuvent venir des scènes spectaculaires, des dispositifs ludiques, des choses nouvelles en GN, des souvenirs sous forme photo/vidéo, …L’équipe orga est, pendant le jeu, responsable du bien-être des joueurs. Elle doit être à l’écoute de ceux-ci, identifier leurs difficultés à entrer dans le jeu ou à les

suivre et les guider pour qu’ils puissent bénéficier d’une expérience de jeu positive.

L’équipe orga doit également être à l’écoute de tout joueur ayant subi un conflit/agression. Un référent de chaque sexe doit être désigné en début de jeu à cet effet. La bonne ambiance au sein de l’équipe orga constitue un incontournable à la bonne réussite du jeu et à la poursuite des aventures au-delà d’un GN.

Cette ambiance doit être impulsée par le coordinateur. Le bureau peut appuyer ce dernier pour atteindre cet objectif.

Après-jeu

L’équipe orga transmet aux participants un questionnaire de débriefing. L’équipe orga signale au bureau tout comportement inapproprié d’un participant (alcoolisation excessive, délit, agression sexuelle, verbale, physique). Le coordinateur transmet au bureau les comptes complets du GN.Le coordinateur organise un débriefing de l’équipe orga auquel il convie le bureau.