Manipular registros

Todo sistema gestor de base de datos precisa de una o varias formas de permitir al usuario manipular su información. Esto conlleva cuatro operaciones básicas:

· Insertar nuevos registros.

· Modificar la información existente.

· Eliminar registros de la base de datos.

· Consultar datos de una sola tabla o de varias tablas relacionadas.

Insertar registros de forma manual

Añadir registros nuevos de forma manual es sencillo en Access desde la Vista Hoja de datos. Implica que durante la inserción se han de respetar las reglas y propiedades del campo correspondiente que hemos definido en el diseño.

En la Vista Hoja de datos encontramos una última fila vacía marcada con un asterisco donde podemos añadir el nuevo registro, como muestra la Figura, respecto a la tabla «Departamentos».

También podemos insertar filas de una tabla desde otra tabla, de forma que hacemos la relación entre estas de forma directa. Por ejemplo, podemos desde la tabla «Empresas» insertar una nueva oferta en la tabla «Ofertas» para una empresa concreta.

Para ello, Access marca los registros en los que es posible esta operación con un signo positivo. En la Figura se muestra cómo se añade un registro en la tabla «Ofertas» desde la tabla «Empresas».

Importar registros desde un fichero externo

En este caso, la inserción se hará a partir de un archivo en el que tengamos almacenados los registros que queremos.

Ese archivo puede tener todos los campos de la tabla o más, se recomienda que coincidan tanto en formato como en orden, ya que si no la importación dará errores.

A partir de una importación es posible realizar tres operaciones:

• Crear una nueva tabla con esos registros: la estructura se diseñará durante el proceso, y se podrá elegir el tipo de campo y el campo clave, pero no las propiedades.
• Anexar los datos a una tabla ya existente: en ese caso es necesario poner mucho cuidado en que coincidan el orden y el formato de los campos con la tabla que va a acoger los nuevos registros.
• Vincular los datos: es posible hacer una vinculación dinámica con un fichero, de forma que cuando se hacen cambios en ese fichero, se hacen cambios en la tabla asociada en la base de datos Access.
• Access 2010 tiene una ficha llamada Datos Externos en la que encontraremos el grupo.

• Si escogemos Importar podremos seleccionar, en un cuadro de diálogo que aparece pulsando el botón Opciones, qué objetos importamos, y si nos limitamos a la estructura o a los datos, así como otras alternativas posibles.
• Si vinculamos el origen de datos tendremos una tabla común con otra base de datos, de forma que se pueden actualizar tanto en el origen como en nuestra tabla vinculada.

Modificar y eliminar registros

Modificar el valor de un campo de un registro es tan sencillo en Access 2010 como hacer clic en su contenido y editarlo desde la Vista Hoja de datos.

Si deseas hacer un cambio en más de un registro con una sola operación, puedes utilizar la opción Buscar y reemplazar.

Eliminar es también una tarea fácil, solo debes seleccionar el o los registros a eliminar y pulsar con el botón derecho del ratón sobre ellos, después escoge Eliminar Registro.

Es posible también utilizar el botón Eliminar de la ficha Inicio. Access siempre mostrará un mensaje por defecto avisando del número de registros a borrar para confirmar la operación.

Cuando accedemos a la Vista Diseño de Consultas aparece la ficha Herramientas de

Consultas

Existen cinco operaciones para generar distintos tipos de consultas:

Seleccionar: es la más común y permite ver los datos que cumplen unos requisitos de forma que cada vez que realicemos la consulta se vuelve a recopilar la información.

• Crear Tabla: a partir de los datos seleccionados crea una tabla nueva.
• Anexar: similar a la anterior, pero anexando los registros a una tabla ya creada.
• Actualizar y Eliminar: realiza una modificación o eliminación de registros resultado de la consulta.
• General: realiza una consulta de referencias cruzadas.

Asistente de consultas

Un modo de trabajo óptimo consistiría en:

• Crear la consulta con el asistente añadiendo los campos que precisamos.
• Posteriormente desde la Vista Diseño añadir los criterios y modificar las especificaciones que deseemos.
• Utilizar la Vista Hoja de datos para comprobar que los valores que aparecen corresponden a la información que deseábamos seleccionar.