Diseño de tablas

Una base de datos está compuesta por una o varias tablas, y por los objetos vinculados a estas, como consultas, formularios o informes.

Vista Hoja de datos

Esta Vista permite ver el contenido de la tabla, pero también gestionar el diseño de la tabla para realizar operaciones como añadir un campo nuevo, cambiar el nombre de un campo o eliminarlo de la estructura de la tabla.

Cuando creamos una tabla, por defecto aparece en Vista Hoja de datos. Si lo hiciéramos desde la ficha Crear escogeríamos el botón Tabla.

Desde la Vista Hoja de datos podemos ver el contenido de la tabla, es decir, la información que almacena, como se puede observar en la Figura, que muestra la Vista

Vista Diseño

La Vista Diseño permite manipular la estructura de los campos. Podemos crear una tabla desde la Vista Diseño, si la creamos desde la ficha Crear con el botón Diseño de tabla.

Para obtener esta Vista de una tabla, además de las formas ya explicadas, podemos pulsar con el botón secundario del ratón sobre el nombre de la tabla en el Panel de exploración y escoger Vista Diseño.

Con la Vista Diseño podemos crear la estructura de la tabla, esto nos permite escoger:

Los campos y tipos de campos que van a almacenar la información de la tabla.
La descripción de los campos a modo de documentación.
La clave, que va a identificar cada uno de los registros de la tabla de forma única.
Las propiedades de los campos.

En la Figura, se muestra la Vista Diseño de la tabla «Empresas», podemos observar los campos que la componen y su tipo, que la clave es el campo IdEmpresa y, al estar seleccionado el campo CodigoPostal, podemos observar sus propiedades.

Cuando escogemos la Vista Diseño, aparece un grupo de fichas llamado Herramientas de tabla, con una ficha Diseño como la que se muestra en la Figura

Tipos de campos

En Access, cuando diseñamos una tabla, debemos tener en cuenta los tipos de campos entre los que podemos elegir. Al pulsar sobre Tipo de Campo en la Vista Diseño observamos la lista de la Figura.

Veamos una pequeña descripción de cada uno de ellos en la Tabla:

Clave principal

En el modelo relacional es preciso elegir una clave identificativa que distinga cada uno de los registros de forma única. Para ello, en Access 2010, seleccionamos el campo correspondiente desde la Vista Diseño, pulsamos el botón secundario del ratón y Clave principal, como se muestra en la Figura.

También se puede pulsar el botón Clave principal de la ficha Diseño, estando seleccionado el campo.

Es posible seleccionar varios campos manteniendo pulsada la tecla Shift o Mayús mientras se seleccionan. Esto permite crear un grupo de campos que forman la clave principal, como muestra la Figura.

Al marcar el campo como clave aparecerá una llave junto al nombre del campo.

Si no hemos marcado ningún campo como clave, Access nos sugerirá crear un campo clave que por defecto tendrá el nombre ID y será de tipo auto numérico.

Propiedades

Cuando elegimos un tipo de campo, aparecen asociadas una serie de propiedades que nos permiten detallar o personalizar la entrada de valores para ese campo.

Existen una serie de propiedades generales, como se puede ver en la Tabla:

Como ejemplo, podemos observar la Figura, que muestra las propiedades del campo número miembros de la tabla «Departamento».

Es de tipo número, con tamaño entero y sin decimales. Le hemos puesto un título diferente al nombre del campo.

Como validación, el valor que contenga tiene que ser mayor que 0; si no se cumple esa regla se mostrará el texto «Al menos debe haber un miembro en el Departamento».

Es un campo requerido y no indexado.

Asistente para búsquedas

Un campo puede adquirir sus valores a partir de una búsqueda en una lista predefinida para ello. Los valores de esa lista pueden escribirse o ser recolectados a partir de una búsqueda en otra tabla. Para ello debemos escoger en un campo al diseñarlo el tipo

Asistente de búsquedas.

Una vez determinados los valores que se pueden elegir al rellenar el campo, en la ficha

Búsqueda del cuadro de Propiedades del Campo, encontraremos la información correspondiente, como muestra la Figura.

En la Figura podemos ver cómo se ha diseñado el campo Tipo via de la tabla «Empresas» a partir de una lista ya escrita con el Asistente para búsquedas.

Relaciones

El modelo relacional permite que consultemos campos de varias tablas a la vez, y combinarlos para obtener una información más detallada.

Podemos crear las relaciones entre tablas desde la ficha Herramientas de la base de datos y pulsando el botón Relaciones. También, cuando hay una tabla abierta, desde la Vista Diseño, es posible seleccionar de la ficha Diseño el botón Relaciones.

En la Figura observamos que existe una relación entre la tabla «Empresas» y la tabla «Ofertas», ya que en la tabla «Ofertas» tenemos un campo que hace referencia a la empresa que hace la demanda de empleo.

Esta relación se creó automáticamente al utilizar el Asistente de búsquedas en el campo

IdEmpresa de la tabla «Ofertas» en el caso práctico 6.

La relación que observamos se representa con una línea continua que une el campo clave de empresa IdEmpresa con el campo de la tabla «Ofertas», «Empresas».

Si pulsamos doble clic sobre la línea que representa la relación, observaremos un cuadro de diálogo de título «Modificar relaciones», y en él podemos modificar los campos implicados en la relación y activar una serie de opciones, como se explica en la Figura.

Al mostrarse las relaciones aparece la ficha Herramientas de relaciones, que se muestra a continuación en la Figura

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