Es necesario escoger formato tanto para el cuerpo del texto como para los distintos niveles de títulos, y seguir una coherencia estética que transmita el tono adecuado para el documento. No es fácil para todo el mundo tomar estas decisiones estéticas al enfrentarse a un documento en blanco.
Para aplicar el formato escogido a cada nivel de título, tendríamos que ir recorriéndolos uno por uno utilizando la herramienta Copiar y pegar formato. Es más: si pasado un tiempo quisiéramos modificar el formato de un título, habría que ir cambiándolo de nuevo título a título.
Un estilo en Word es un conjunto predeterminado de características de formato, identificable por un nombre (por ejemplo, «Título 2» o «Párrafo de lista») y disponible para nuestro uso en el grupo Estilos de la ficha. Con solo hacer clic en el estilo deseado podemos aplicar su formato sobre un fragmento de nuestro documento.
Los estilos que ves en el menú están relacionados entre sí: Word los agrupa en Conjuntos de estilos para garantizar que siguen la misma estética. El conjunto de estilos que se utiliza por defecto se llama Word 2010. Podemos elegir entre más de diez conjuntos de estilos diferentes a través del botón Cambiar estilos.
El tema y el conjunto de estilos se aplican a todo el documento, mientras que el estilo se aplica solo a un determinado fragmento del texto. En un documento conviven distintos estilos (títulos, listas, etc.), pero solo puede haber un tema y un conjunto de estilos.
El tema está disponible en otras aplicaciones de Office, lo que permite aplicar el mismo aspecto visual a distintos tipos de documentos: una hoja de cálculo, un formulario de una base de datos, una presentación multimedia, etc.
El conjunto de estilos determina aspectos específicos de Word (como el interlineado o la alineación del texto) que no aparecen en otros programas de Office y por tanto no están recogidos en el tema.