Organización del texto

Cuando se trabaja con documentos de gran envergadura o importancia, resulta fundamental que el texto tenga una estructura clara. Las portadas, los índices de contenido y los encabezados aportan elegancia y facilitan una rápida comprensión de cómo está organizado el documento; pero también hay que decidir cómo presentar cada parte del texto. Algunas publicaciones optan por organizarlo en columnas, otras requieren márgenes estrechos… Para todo esto es necesario conocer el tamaño de la hoja que se va a usar: no es lo mismo un tamaño folio o A4 que una tarjeta de visita.

Portada

El primer elemento que mejora la presentación de un documento es la portada. Su uso es una práctica común en trabajos escolares, pero también a la hora de presentar memorias o propuestas de proyectos dentro de la empresa.

Evidentemente, no necesitamos una herramienta específica para crear una portada: basta con formatear de forma diferente la primera página del documento. Sin embargo, la galería de portadas de Word nos facilita enormemente la tarea.

Configuración de la página

La ficha Diseño de página agrupa las opciones relativas a configuración de página, incluyendo la orientación (vertical o apaisada), el tamaño de la hoja, los márgenes y la organización en columnas. Las columnas son, por su parte, una forma muy utilizada de organizar el texto.

Saltos

El salto de página es una señal invisible que dejamos en el documento para indicar que deseamos dejar el resto de la página (o de la columna, si nuestro texto se organiza en columnas) en blanco. Puedes ver esa señal si activas el botón Mostrar todo (representado por el símbolo ¶) en la ficha Inicio, que muestra las marcas invisibles del texto.

El salto de sección está pensado para distinguir capítulos o apartados en un documento largo. La ventaja es que los encabezados y pies podrán ser diferentes para cada sección, se puede añadir, por ejemplo, el título del capítulo en cada uno.

Tabulaciones, sangrías y márgenes

Las tabulaciones se combinan con márgenes y sangrías para configurar la página. Una tabulación es una marca invisible (al igual que los saltos) que permite desplazarse en horizontal hasta una determinada posición de la página. Para ver las marcas, es conveniente mostrar la Regla (ficha Vista, grupo Mostrar), que nos permitirá ajustar gráficamente márgenes, sangrías y tabulaciones.

Mientras los márgenes afectan a toda la página, las marcas de sangría y tabuladores pueden aplicarse solo a una determinada línea o párrafo: como ves en la Figura, modificando las sangrías podemos conseguir fragmentos en los que el texto no llegue a los márgenes izquierdo o derecho.

Podemos también insertar tabulaciones personalizadas, en lugar de utilizar las predeterminadas.

Para ello debes hacer doble clic debajo de la regla, en el lugar donde quieres insertar la tabulación: aparecerá el cuadro de diálogo Tabulaciones, en el que puedes:

Ajustar con más precisión la posición en centímetros sobre la regla.
Eliminar la tabulación personalizada.
Eliminar todas las tabulaciones personalizadas.
Establecer un relleno para que cuando pulsemos la tecla Tab, Word inserte puntos o rayas.

Herramientas de encabezado y pie de página

Cuando pulsamos Encabezados o Pies de página en la ficha Insertar, el entorno de trabajo cambia: veremos el texto del documento difuminado, y nos centraremos en las partes superior e inferior de la página. Además, una nueva ficha contextual aparece:

Herramientas para encabezado y pie de página

Tabla de contenidos, notas al pie y referencias cruzadas

También podemos introducir notas al pie que profundicen en un fragmento del texto (por ejemplo, la definición de un término o el autor de una cita) o vínculos que nos lleven a algún elemento. A esto se le llama referencia cruzada. Al igual que con las tablas de contenido, Word puede encargarse de actualizar el número de página referenciado en caso de que el documento cambie.

Las opciones de tablas de contenido, notas al pie y referencias cruzadas se agrupan en la ficha Referencias.

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