Operaciones básicas y referencias

Cada una de las hojas que compone nuestro documento se divide en celdas que identifican a partir de la letra o (letras) de la columna y el número de fila en cuya intersección se encuentra. Esta combinación se denomina referencia o dirección de celda.

Selección de celdas

En la celda podemos escribir números, letras. Activamos una celda haciendo clic sobre ella, o bien escribiendo la referencia en el cuadro de nombres tal como se muestra en la imagen.

Inserción de datos, dibujos e imágenes

Una vez seleccionada la celda podemos introducir un número, un texto o el resultado de una operación.

Manejo de filas y columnas

A medida que hemos escrito en la hoja hemos añadido nuevas filas de datos haciendo clic en la celda correspondiente o desplazándonos con los cursores del teclado. En caso de que sea necesario incluir datos en posiciones intermedias, podemos agregar nuevas filas o columnas de tres formas.

Selecciona la opción insertar filas de hoja o insertar columnas de hoja. desplegando el menú insertar del grupo de opciones celdas tal como puedes ver

Seleccionando la opción insertar celdas, desplegando el menú insertar del grupo de opciones celdas. Aparece el cuadro de dialogo insertar celdas que muestra la siguiente imagen, en el que podemos seleccionar la opción insertar toda una fila o insertar toda una columna y pulsar aceptar.

Haciendo clic con el botón secundario sobre la cabecera de la fila o la columna, y eligiendo la opción insertar en el menú contextual que muestra en la imagen.

Ten en cuenta que la nueva fila o columna se añada antes de la que has seleccionado, de forma que las restantes se desplazan hacia abajo o hacia la derecha.

Filtros

El uso de filtros de datos nos permite ocultar de forma automática las filas que cumplen un determinado criterio en una celda. De este modo podemos manipular los datos, su formato, extraer gráficos o imprimir los datos de dichas filas si la necesidad de ocultar manualmente aquellas que no queremos incluir en las operaciones Excel 2010 nos permite filtrar filas:

· Por el texto que contienen.

· Por valores numéricos.

· Por fechas u horas.

· Por valores superiores o inferiores.

· Por valores por encima o por debajo del promedio.

· Si tienen celdas vacias o no.

· Por formato de celda

· Tomando en cuenta la referencia el valor de la celda activa.

Validación de datos

La validación de datos es un mecanismo que nos permite verificar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden introducir a una celda. De este modo podemos:

· Restringir los valores introducidos a un intervalo determinado, sean números, fechas o textos.

· En el caso de las celdas que almacenan texto, se pueden limitar la longitud máxima del mismo.

· Limitar las opciones utilizando una lista desplegable.

· Indicar al usuario que tipo de valores debe introducir, o explicarle como corregir el error cometido.

Ordenación

Cuando queremos localizar un conjunto de datos en una hoja de cálculo puedan resultar útil ordenar el contenido de un rango de celdas, en orden ascendente o descendente, en función del contenido de las mismas:

· Números

· Fechas

· Textos

· Color de celda

· Fuente

· Icono

Relleno de un rango de celdas

A la hora de introducir datos en una hoja de cálculo el controlador de relleno, que se encuentra en la esquina inferior a la derecha y se activa al hacer clic cuando el cursor cambia a la forma de cruz. Este elemento permite realizar las siguientes tareas sobre un rango.

· Copiar el valor de la celda original en las restantes.

· Copiar el formato de la celda original en las restantes.

· Incluir una serie de valores consecutivos en un rango d celdas.

Para ello selecciona la celda inicial, haz clic en el controlador de relleno y arrástralo hasta la celda final del mismo.

Por último, si la operación es distinta a la copia, debes seleccionar la opción correspondiente en el menú desplegable que muestra en la imagen. En función de la dirección del movimiento el tipo de secuencia varía:

Si realizas el movimiento hacia abajo o hacia la derecha rellena en sentido ascendente.
Si realizas movimientos hacia arriba o hacia la izquierda rellena en sentido descendente.

Inclusión de fórmulas

En la hoja de cálculo trabajamos habitualmente con fórmulas o funciones que utilizan datos estáticos o que provienen de las celdas restantes. Cuando editamos la celda las formulas se escriben precedidas del símbolo (=) al finalizar la edición la celda mostrara el resultado de la ejecución de la operación, las opciones d formato que le asignemos se aplicara a dicho resultado.

Inserción de dibujos e imágenes

Los documentos de hojas de cálculo no se componen únicamente de texto y cifras por lo general se completan con dibujos, esquemas o imágenes que ilustren el contenido de la hoja.

Formato de los datos

La presentación de datos en documentos ofimáticos es muy importante no solo nivel estético sino también a nivel práctico, porque nos facilita interpretar el uso de los datos o las relaciones entre los mismos.

Al grupo de alineaciones contiene los botones relacionados con la posición de los datos dentro de las celdas y los métodos para ajustar texto cuando excede los limites de las mismas.

Formato condicional

El formato condicional es una herramienta de la hoja de cálculo que permite que el formato de un rango de celdas se adapte a su contenido. Para esto establecemos un conjunto de reglas con relación al valor que puede almacenar la celda en el momento que en el que introducimos el valor, la hoja de cálculo coteja si se corresponde con algunas de las reglas y, en caso afirmativo aplica el formato correspondiente.

Opciones de formato de tamaño

El tamaño predefinido de las filas y las columnas de la hoja de cálculo es suficiente para almacenar números, fechas y textos breves pero en ocasiones necesitamos modificar el alto o el ancho de una fila para adaptarlo a su contenido o mejorar la presentación de la información.

Presentación de los datos en función del ajuste.

Cursor de ajuste de tamaño de columna.

Bordes

Por defecto las celdas de la hoja de cálculo se delimitan por una línea fina color claro de cara a la presentación de los datos pueden resultarnos util definir el color o el grosor de los bordes de una o más celdas.

Para ello una vez seleccionado el rango de celdas al que se lo vamos a aplicar podemos acceder a la pestaña de bordes en el cuadro de dialogo formato de celdas y luego desplegar en el grupo de opciones fuente el botón bordes que muestra en el menú que puedes ver en la imagen.

Formularios

Hasta ahora hemos introducido datos solo en las celdas que les corresponden haciendo clic en cada una de ellas o bien con el teclado al pulsar enter para pasar a la celda inferior o desplazándonos con los cursores.

Un formulario de datos ofrece una manera cómoda de escribir o mostrar una fila completa de información de un rango o una tabla sin tener que recorrer la fila completa en sentido horizontal de este modo la inserción de datos es más sencilla dado que no tenemos que desplazarnos de columna en columna.

Operadores

Puedes comprobar el resultado de seleccionar la celda D2 y escribir la operación de suma de dos valores numéricos en la barra de fórmulas.

Si necesitamos decidir qué relación existe entre 2 valores por ejemplo si son iguales o uno es mayor que otro debemos utilizar los operadores de comparación

En la primera posición indica que es una formula.
En una posición intermedia representa al operador de comparación.

El resultado de una comparación es un valor lógico “VERDADERO” si se cumple lo que indica la expresión, o “FALSO” en caso contrario

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