La ficha de insertar nos permite añadir distintos tipos de elementos a nuestro documento. Muchas de las opciones de esta ficha son comunes a las demás aplicaciones de Office, pero aunque puedan utilizarse indistintamente en todas ellas, algunas se adaptan mejor a una aplicación determinada; por ese motivo algunas de las características serán explicadas en posteriores unidades.
Para insertar una imagen en un documento de Word debemos hacer clic en el botón Imagen en el grupo Ilustraciones: al hacerlo se abrirá un diálogo en el que podemos buscar la imagen deseada en nuestro equipo. Una vez escogida, aparecerá en la página actual.
Cuando la imagen está ya en pantalla, lo primero que haremos será colocarla en el lugar correcto y ajustar su tamaño: para ello solo tendremos que hacer clic sobre la imagen, con lo que aparecerán unos controles alrededor de la misma.
En ocasiones será necesario editar la imagen en profundidad, ya sea para hacer pequeños retoques o para ajustar con precisión su ubicación respecto al texto. Al hacer clic sobre la imagen aparece la ficha contextual.
Es posible incluir un dibujo en Word a través del botón Formas. En el menú desplegable podemos escoger entre multitud de dibujos, algunos muy básicos y otros realmente elaborados.
A diferencia de las imágenes, no basta escoger una forma para que aparezca ya en pantalla: debemos hacer clic en el punto del documento en el que queremos incluirla, y a continuación arrastrar el ratón en la dirección deseada para dar forma y tamaño al dibujo.
Una vez se encuentra en el documento, podemos hacer clic sobre el dibujo y aparecerá una ficha contextual muy parecida a la que vimos en el caso de las imágenes: en este caso se llama Herramientas de dibujo.
Aparte de utilizar nuestras propias imágenes, para ilustrar un documento de Word podemos recurrir a la galería de imágenes de Office. Al pulsar en el botón Imágenes prediseñadas aparece una barra lateral en la que se puede buscar cualquier concepto («animal», «trabajo», «oficina», etc.). La galería es aún más amplia si permitimos al programa conectarse a la web de Office para buscar más contenidos.
Los dibujos de la galería suelen ofrecerse en el formato WMF (metaarchivo de Windows).
Se trata de un formato de gráficos vectoriales cuya ventaja es que resiste los cambios de tamaño y de forma sin perder definición.
Sin abandonar la ficha Insertar, nos encontramos con la posibilidad de incluir símbolos en el texto. Normalmente se trata de símbolos que no se encuentran en el teclado, como caracteres de otros idiomas o símbolos gráficos. Gran parte de los símbolos pertenecen al ámbito científico: así, el menú Ecuación permite representar fórmulas muy complejas combinando los símbolos con un potente editor de fórmulas.
El elemento de inserción de texto más utilizado es el Cuadro de texto. En realidad se trata de una forma geométrica más (recordemos que todas las formas pueden llevar texto en su interior); pero debido a su uso más frecuente, se incluye también en la ficha Insertar.