Pencatatan Kematian Dalam Wilayah NKRI

Formulir 

Daftar formulir yang harus diisi oleh pemohon untuk kemudian diisi atau dikirim bersama persyaratan lainnya dalam permohonan Kartu Keluarga yaitu;

1. Formulir F2.01

Formulir Pelaporan Pencatatan Sipil Di Dalam Wilayah NKRI  untuk Pelaporan Kematian

Penjelasan Layanan

Untuk mendapatkan pelayanan mohon dibaca dengan seksama penjelasan layanan ini yaitu:

1. WNI mengisi F-2.01.

2. OA mengisi formulir F-2.01.

3. Untuk pelayanan secara offline/tatap muka, persyaratan surat kematian yang diserahkan berupa fotokopi bukan asli (asli hanya diperlihatkan).

4. Dinas tidak menarik surat kematian asli.

5. WNI melampirkan fotokopi KK untuk verifikasi data yang tercantum dalam formulir F-2.01.

6. Untuk pelayanan online/Daring, persyaratan yang discan/ difoto untuk diunggah harus aslinya.

7. WNI dan OA tidak perlu melampirkan fotokopi KTP-el saksi, karena identitasnya sudah tercantum dalam formulir F-2.01.

8. OA menyerahkan fotokopi Dokumen Perjalanan atau fotokopi ITAS/SKTT atau fotokopi ITAP/KTP-el.

9. WNI bukan penduduk menyerahkan fotokopi dokumen perjalanan RI yang meninggal dunia.

10. Pencatatan Kematian dilaporkan tidak hanya oleh anak atau ahli waris tetapi dapat juga dilaporkan oleh keluarga lainnya, termasuk ketua RT.

11. Dalam hal subjek akta tidak tercantum dalam KK dan database kependudukan, kutipan akta kematian diterbitkan tanpa NIK.

12. Dinas menerbitkan kutipan akta kematian.

Mekanisme pengajuan

Mekanisme pengajuan yang harus dilakukan oleh pemohon terkait layanan ini adalah :

1. Pemohon membanca dengan seksama Penjelasan Layanan

2. Pemohon menyiapkan persyaratan yang dibutuhkan 

3. Pemohon mendownload formulir F2.01, mengisi formulir F2.01 lalu ditandatangani 

4. Pemohon mengajukan layanan dan mengisi form pengajuan dengan data isian yang diperlukan 

5. Pemohon mengupload dokumen yang dibutuhkan 

6. Petugas memvalidasi pengajuan pemohon 

7. Petugas memproses pengajuan pemohon 

8. Dinas menerbitkan Kutipan Akta Kelahiran 

9. Pemohon dapat mendownload file PDF Kartu Keluarga, lalu dicetak menggunakan kertas HVS 80gr ukuran A4 

10. Selain dapat didownload pada aplikasi pendukung layanan Administrasi Kependudukan, file PDF yang diterbitkan juga dikirim ke email pemohon 

Berkas Untuk Diupload

Daftar dokumen yang harus diupload oleh pemohon, yaitu:

1. Formulir F2.01 

2. Kartu Keluarga / KTPel

3. Dokumen Perjalanan (bila memiliki)

Berkas yang Dinyatakan Memenuhi Syarat  

Berkas yang dinyatakan memenuhi persyaratan yaitu :

1. Berkas yang diupload sesuai persyaratan.

2. Isian formulir sudah sesuai dan lengkap.

3. Formulir di tanda tangani dengan nama jelas oleh pemohon.

4. Pernyataan sudah bermaterai.

5. Berkas pendukung lengkap.

Berkas yang Dinyatakan Tidak Memenuhi Syarat

Berkas yang dinyatakan tidak memenuhi persyaratan yaitu :

1. Berkas yang di upload tidak sesuai persyaratan.

2. Isian formulir tidak sesuai dan tidak lengkap.

3. Formulir tidak di tanda tangani dan tidak dicantumkan nama oleh pemohon.

4. Pernyataan tidak bermaterai.

5. Berkas pendukung tidak lengkap.

Status Pengajuan Layanan Pentagram

Dalam proses pengajuan layanan pentagram, terdapat beberapa tahapan pengajuan. Status tahapan ini diberikan oleh operator layanan. Berikut daftar status dari pengajuan : 

• Diterima : Pemohon sudah melakukan pendaftaran antrian online dan berkas telah diupload pada nomor layanan telegram 

• Ditolak : Pengajuan permohonan ditolak disebabkan karena nama telegram tidak ditemukan, persyaratan belum lengkap, berkas belum diupload, nama telegram digunakan lebih dari 1 akun, permohonan lebih dari satu, menggunakan nama telegram yang sama, tidak ada respon dari pemohon, tanggal pelayanan belum di buka, adanya gangguan sistem. 

• Bermasalah : dalam pengajuan permohonan terdapat data bermasalah, seperti data ganda, nik belum perekaman, data tidak sesuai bukti pendukung, data memerlukan konsultasi kepejabat terkait, dll

• Diproses : Pengajuan sedang diproses. Tahapan proses pengerjaan dapat dlihat pada histori Proses Pengerjaan 

• Selesai : Proses pengerjaan selesai, dan proses Tanda Tangan Elektronik sedang berlangsung dan menunggu terkirim ke email (jika jaringan normal akan masuk ke email sebelum 1 x 24 jam) 

Proses Tanda Tangan Elektronik (TTE)

 Daftar proses TTE adalah tahapan pemrosesan dari pengajuan yang telah disetujui oleh petugas: 

• • Upload Dokumen : Dokumen diupload oleh petugas dalam Aplikasi SIAK

  • Pengajuan Sertifikasi : Proses pengajuan sertifikasi dokumen  oleh petugas layanan

  • Verifikasi Sertifikasi : Proses verfikasi sertifikasi dokumen oleh Kepala Seksi Layanan

  • Sertifikasi Dokumen : Dokumen telah disertifikasi dengan TTE oleh Kepala Dinas dan menunggu file PDF terkirim ke email/dicetak  

Pencetakan Dokumen Kependudukan

Dokumen kependudukan yang telah di nyatakan selesai, pemohon dapat memilih tempat di cetak dokumen sebagai berikut:

1. Downlod melalui email

File PDF Kartu Keluarga siap didownload lewat email yang di ajukan pemohon dan dicetak secara mandiri dengan kertas A4 80 gram (sesuai Permen 109 tahun 2019)

2. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

Dokumen dapat di ambil pada Pada Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Wajo pada jam kerja (1 x 24 jam) setelah menerima email/pemberitahuan dokumen selesai di proses, dengan membawa berkas persyaratan asli yang sudah di upload. (Semua dokumen persyaratan di satukan dalam satu map plastik lubang)

3. ADM - Anjungan Dukcapil Mandiri 

ADM – Anjungan Dukcapil Mandiri adalah mesin cetak Dokumen kependudukan yang disediakan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil. Pemohon dapat langung ketempat yang sudah disediakan mesin ADM untuk mencetak dokumen yang sudah diterbitkan. 

Hasil/output Dokumen Kependudukan

Semua dokumen yang sudah diterbitkan sudah ditandatangani secara elektronik dengan sertifikat dari BSrE (Balai Sertifikasi Elektronik). Berikut Dokumen kependudukan yang dapat didownlod oleh pemohon ketika pengajuan selesai diproses adalah : yaitu:

1. Kutipan Akta Kematian

Pengambilan Dokumen Kependudukan 

Pemohon tidak perlu mengambil dokumen kependudukan yang telah diterbitkan karena dapat di cek di email dan dicetak sendiri. 

Catatan Umum.

1. Jangka waktu penerbitan dokumen kependudukan 1 hari jika jaringan tidak bermasalah dan berkas memenuhi syarat.

2. Jadwal pelayanan diluar jam kerja akan diinformasikan lebih lanjut.

3. Semua pelayanan tidak di pungut biaya (GRATIS).