Calc

Actividades con la hoja de cálculo

ACTIVIDAD 0: Toma de contacto

Una hoja de cálculo es una tabla con unas celdas. Para hacer referencia a una celda hay que identificarla por la letra de la columna y el número de la fila, por ejemplo C2 hace referencia a la celda que está en la intersección de la tercera columna y la segunda fila.

Para hacer referencia a todas las celdas de un área rectangular, se indican la primera y la última celdas separadas por dos puntos, como B2:C6. A este conjunto de celdas se le llama rango.

Dentro de cada celda se pueden tener alguno de los siguientes tipos de datos:

• Texto: secuencia de caracteres que no es ni un número ni una fórmula

• Valores numéricos: cifras con las que realizar un cálculo

• Fórmulas: operaciones con el contenido de las celdas

Cualquier letra o palabra se interpreta como un texto, pero si queremos que un número o una fórmula sean tratadas como texto (por ejemplo un número de teléfono) hay que poner un apóstrofo al principio ('924450454).

Prueba la hoja de cálculo introduciendo en la celda B7 el texto: Hola. A continuación, colócalo centrado en la celda mediante el botón Centrado y luego formatéalo con negrita.

Introduce en la celda C2 el número 77, y en la celda C3, el número 317

Además, se pueden aplicar un color de relleno a las celdas y resaltar los bordes. Pruébalo:

Selecciona la celda B7 (que contiene "Hola"), y ahora pulsa en el menú Formato > Celda. Se abrirá un cuadro de diálogo en el que seleccionarás la pestaña Fondo. Aplica un color que te guste y pulsa en el botón Aceptar.

Selecciona a continuación las dos celdas C2 y C3, manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón mientras te mueves entre ellas. Vuelve a pulsar en el menú Formato > Celda, pero ahora selecciona la pestaña Bordes. Marca el tipo de borde y su grosor como aparece en la imagen:

y cuando pulses en el botón Aceptar, verás el resultado. No es necesario que guardes el archivo, porque a continuación empezamos con las actividades evaluables.

ACTIVIDAD 1: Fórmulas

Una fórmula es una expresión que empieza con el signo igual ( = ) y contiene operadores, funciones, valores literales numéricos o textuales o referencias a otras celdas para orealizar operaciones con su contenido. Son ejemplos de fórmulas:

Esta última fórmula SUMA es una de las muchas funciones internas de Calc. Para conocer todas las funciones disponibles puedes usar el asistente de fórmulas pulsando el menú Insertar > Función. En todo caso, vamos a realizar

Para que te hagas una idea práctica de cómo funciona una hoja de cálculo, descarga el archivo gastos.ods y guárdalo en tu carpeta personal. Ábrelo, y verás que se trata de las cuentas de un Departamento de Inglés ficticio correspondientes al año 2013, así que ya tiene los valores numéricos. Vamos a introducir las fórmulas para el cálculo del saldo:

En la celda E5 escribe la fórmula =C5+D5.

En la celda E6 escribe la fórmula =E5+C6-D6. Esta fórmula sirve para sumar los ingresos de la celda C6 o restar los gastos que hubiera en la celda D6 a la cantidad que haya en la celda E5.

Pulsa en la esquina inferior derecha de la celda E6 y arrastra el cuadradito hacia abajo hasta la celda E11. Con este proceso se copia la fórmula de la celda E6 en las celdas inferiores ajustándose las referencias de las celdas. Compruébalo seleccionando, por ejemplo, la celda E10.

Ya están los cálculos hechos, ahora vamos a adornar los resultados. Selecciona el rango C5:E11. Pulsa con el botón derecho del ratón sobre la zona seleccionada y en la ventana emergente selecciona Formatear celdas. En la pestaña Números, aplica la categoría de Moneda (ésto también se puede hacer directamente pulsando en el botón Formato de moneda

de la barra de herramientas):

Guarda el archivo (su nombre es gastos.ods), para enviarlo al correo del profesor.

ACTIVIDAD 2: Referencias relativas y absolutas

En la hoja anterior pudiste comprobar que las referencias a las celdas se ajustaban al copiar las fórmulas: este tipo de referencias se llaman referencias relativas, y son las más corrientes. Sin embargo, en ocasiones nos interesa usar una referencia absoluta, es decir, alguna celda fija que afecte a todos los cálculos y que, por lo tanto, no se debe ajustar al copiar fórmulas. Para referirnos a una celda fija de éstas ponemos el carácter $ delante de la letra de la columna y del número de la fila:

$B$2

Si necesitamos mantener fija la referencia a la columna se escribe $ sólo delante de la letra ($B2), y si queremos fijar la referencia a la fila, $ aparecerá sólo delante del número (B$2). No te preocupes, todo ésto lo veremos con un ejemplo. Descarga el archivo notas.ods y guárdalo en tu carpeta personal. Ábrelo y verás que se trata de una hoja que calcula la nota final correspondiente a un período académico en función de un máximo de cinco notas parciales y del peso que se asigna a cada una.

En la celda I7 hay que sumar el peso de las calificaciones parciales para comprobar que es igual al 100%, así que introducimos la fórmula =SUMA(D7:H7). Pero... ¡¡sale 1!!

No hay que asustarse, vamos a darle formato para que salga en tanto por ciento, así que selecciona la celda y pulsa el menú Formato > Celdas... (es otra forma de abrir la ventana de Formato de celdas) y en la pestaña Números aplica la categoría ~Porcentaje; para que no salgan decimales ponemos la opción Decimales en 0. Como siempre, ésto se puede hacer mediante los botones Porcentaje

y Quitar decimales

Ahora completaremos las celdas de la calificación final:

En la celda I9 introduce la fórmula =D$7*D9 + E$7*E9+F$7*F9+G$7*G9+H$7*H9. Las referencias al peso de cada nota deben tener la fila absoluta para que sigan siendo correctas al copiarlas en las celdas inferiores.

Copia la fórmula en las celdas inferiores, arrastrando el cuadrado (el que sale en la esquina inferior derecha de la celda seleccionada) hacia abajo hasta ocupar todo el área de relleno.

Por último completaremos las casillas de la estadística, para lo cual usaremos fórmulas más complejas:

En la celda D33 introduce la fórmula =CONTAR.SI(D9:D30;">=5") para contar los aprobados (si la nota es mayor o igual que 5).

En la celda D34 introduce la fórmula =D33 / CONTAR(D9:D30) para calcular el porcentaje de aprobados.

En la celda D35 introduce la fórmula =PROMEDIO(D9:D30) para calcular la media aritmética.

En la celda D36 introduce la fórmula =DESVEST(D9:D30) para calcular la desviación típica.

Selecciona el rango de celdas D33:D36, pon el puntero del ratón en la esquina inferior derecha de la selección y cuando se transforme en una cruz, pulsa el botón izquierdo del ratón y arrástralo horizontalmente hasta la columna I para copiar las fórmulas.

Guarda el archivo (el nombre es notas.ods) para enviarlo al profesor.

ACTIVIDAD 3-A: Gráficos

Además de la posibilidad de realizar cálculos, una hoja de cálculo que se precie es capaz de realizar gráficos con una serie de valores que le indiquemos. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas. Haremos un gráfico sencillo, así que descarga en tu carpeta el archivo grafico.ods y ábrelo.

Crea las fórmulas para calcular las sumas totales de la columna del total de ventas.

Selecciona toda la tabla, desde la casilla A3 hasta la D9. Para crear el gráfico pulsa en el menú Insertar > Gráfico o en el botón Gráficos . Se abrirá el cuadro de diálogo Asistente de Gráficos:

Selecciona el tipo de Columna y marca la opción Vista 3D. El gráfico ya está creado, pero no tengas prisa en ver cómo ha quedado, así que aún no pulses en Finalizar si no en el botón Siguiente>>.

En el siguiente paso el programa nos pide confirmar el rango de datos y si aceptamos que los nombres de las etiquetas sean los de la primera fila y columna. Lo dejamos como está:

Tras pulsar en Siguiente>> podríamos modificar los rangos que corresponden a cada etiqueta. También lo dejamos como está:

Cuando volvemos a pulsar en Siguiente>> se abre el último paso, en el que podemos introducir un título y un subtítulo al gráfico. Rellénalos como aparece en la imagen:

Por fin podemos pulsar en Finalizar, para obtener algo como ésto:

Aún se puede pulsar dentro del gráfico y seleccionar el título, las etiquetas,... y luego seleccionar el menú Formato > Formato de selección... para modificar el tipo de letra, la orientación, color, etc.

Es buena costumbre ir guardando el trabajo de vez en cuando. Así que, si no lo habías hecho ya, guarda el archivo (su nombre es grafico.ods, sin acento), pero no lo cierres, porque seguiremos con él.

ACTIVIDAD 3-B: Relleno automático

Pulsa en la pestaña Hoja2 para abrirla y probar una curiosidad. La utilidad de relleno automático de Calc permite calcular series lógicamente estructuradas, facilitando el trabajo. Veámos un ejemplo:

Introduce en la celda B3 el número 1 y pulsa Intro. Selecciona esa celda y haz clic en el cuadradito de abajo a la derecha, para arrastrarlo hasta la celda B12. Automáticamente se completa la serie con los números 2, 3, 4, 5, etc…, en las celdas seleccionadas.

Por ahora nos basta con ésto, que parece útil, aunque Calc incluye opciones más avanzadas de relleno. Si seleccionas un rango de celdas y pulsas en el menú Editar > Rellenar > Serie... se abre el cuadro de diálogo Rellenar series, con el que se puede configurar la dirección de relleno, el tipo, el valor inicial, el valor final y el incremento de la serie.

Ahora vuelve a guardar el archivo (el nombre es grafico.ods, recuerda) y envíalo al correo del profesor.

Elaborado a partir de materiales CC del Ministerio de Educación