Base 1

Trabajando con tablas

Con el Asistente hemos creado una tabla en la que introducir datos, y en muchas ocasiones, con eso es suficiente. Pero lo normal es necesitar cosas más complejas, y es por ello que vamos a prescindir del Asistente y diseñar nuestras propias tablas

ACTIVIDAD 1: Crear una tabla desde cero

Abrimos el programa Base, y crearemos una base de datos nueva:

Pulsamos en el botón Finalizar, y tras guardar el archivo como base1.odb, aparece una ventana que ya nos es familiar, sólo que ahora aparece vacía:

Pulsamos sobre Crear tabla en modo de diseño ... con lo que aparece la tabla de los campos que vamos a definir:

Ahora se crean los campos que estimemos necesario, empezando con un nombre que describa, en la medida de lo posible, la información que almacenará, pero sin contener espacios ni caracteres especiales (guiones, interrogaciones, signos de puntuación,...). Luego definiremos el tipo de datos que almacenará ese campo (Texto, Número, Fecha, Si/No, etc.). Por último, es conveniente utilizar la columna Descripción para indicar el significado de cada uno de los campos.

En nuestro caso definiremos campos para obtener lo siguiente:

Si tenemos que añadir o eliminar algún campo bastará con pulsar con el botón derecho del ratón sobre la línea que queramos modificar. También pulsaremos con el botón derecho sobre el cuadro Id para marcar ese campo como Campo clave (y aparecerá el dibujo de la llave a su lado). Con esto indicamos que ese dato es único para cada libro.

En este momento es conveniente notar que debajo de estos campos hay otra ventana en la que se muestran las propiedades del campo que tengamos seleccionado, y podremos hacer que sea obligatorio escribirlo, determinar cuántos caracteres o números podrá contener, etc. Para no tener que ir escribiéndolo cada vez, en el campo Id fijaremos que tenga Valor automático:

Cuando están definidos todos los campos pulsamos en el botón Guardar la tabla, o , y en el nombre que nos pedirá, escribiremos Libros. Al cerrar la ventana tendremos preparada la tabla para introducir registros:

Pulsando dos veces sobre la tabla Libros, introduciremos los siguientes registros:

Fíjate que la identificación (el campo Id) de cada libro no hemos tenido que escribirlo, puesto que hicimos que su valor fuera automático. Si hubiera que eliminar algún registro, tras seleccionarlo pulsando sobre el recuadro de la izquierda, haríamos clic derecho y seleccionando Eliminar fila. Si, como en este caso se puede duplicar un registro, tras seleccionarlo pulsando sobre el recuadro de la izquierda, mantenemos pulsado el botón izquierdo del ratón y lo arrastramos hacia abajo:

Para editar los datos que contiene un registro, sólo debemos asegurarnos de que tenemos activado el modo Edición y no el seguro contra escritura. Ambos modos están asociados al botón:

o

Podemos cerrar la ventana de la tabla Libros, que los registros quedarán almacenados. Pero para guardar la base de datos, con su estructura de tablas y todos sus datos, hay que volver a pulsar en el botón Guardar

o (recuerda que se llama base1.odb). Más adelante volveremos a utilizar este archivo.

ACTIVIDAD 2: Ordenar y buscar registros

Con el ejemplo que hemos hecho hasta ahora no hay que esforzarse para ver los registros, pero si tenemos una tabla con muchos registros, la cosa cambia, y aquí es donde demuestra su potencia el gestor Base. Para ver cómo funciona, descarga el archivo personas.odb (recuerda, pulsa con el botón derecho del ratón y selecciona descargar enlace).

Cuando abrimos el archivo, aparece una única tabla con un listado largo de personas. Ahora ya no es tan fácil encontrar datos:

Empezaremos ordenando los registros por orden alfabético de los apellidos. Selecciona la columna Apellidos y pulsa en el botón Orden ascendente o

o , y en la ventana que se abre fijamos lo que queremos localizar y el campo en el que está. Cada vez que pulsemos en Buscar, se nos señalará un registro que cumple la condición:

También podemos buscar registros con campos vacíos (NULL), o utilizar una Expresión comodín, es decir, algo de lo que conocemos sólo una parte, y sustituimos lo desconocido por un asterisco. Por ejemplo, si escribimos Jo*, buscaremos todos los nombres que empiecen por Jo, como José, Josefina, Joaquín, Joshua, Jordi, etc. En este caso hay que recordar marcar también la casilla.

Puede ser interesante seleccionar a todas las personas que cumplan una condición, como vivir en la misma ciudad. En ese caso, lo que hacemos es aplicar un filtro, pulsando el botón Filtro estándar

y aplicar la condición (o las condiciones) de selección. Por ejemplo:

Mientras tengamos activo un filtro, el símbolo aparecerá activado. Para volver a ver la tabla normalmente podemos eliminar el filtro pulsando en el botón Restablecer filtro/orden

. Otra forma de aplicar un filtrado es seleccionar el dato (Zaragoza de la columna Ciudad de cualquier registro de la tabla original) y pulsar en Filtro automático

.

Ya hemos creado, editado, ordenado y filtrado los datos de una tabla. Aunque eso ya sería un gran logro, las bases de datos tienen otro "apellido": son relacionales. Esto significa que distintas tablas sencillas pueden contener datos complementarios, o bien que podemos relacionar los campos de varias tablas. Veámoslo con la práctica.

ACTIVIDAD 3: Relacionar tablas

Volvemos con el archivo base1.odb, así que vuelve a abrirlo. Crearemos una nueva tabla, que se llamará Autores:

Así que manos a la obra, recordamos que debemos definir los campos, en este caso con IdAutor como campo clave:

tras guardar la definición de la tabla, escribimos sus datos para que nos quede esto:

A continuación vamos a relacionar la identificación del autor de la tabla Libros con la identificación del autor de la tabla Autores. Para ello tenemos que pulsar en el menú estándar (el de la parte de arriba de la ventana), sobre Herramientas > Relaciones... y se desplegará una nueva ventana en la que añadiremos las dos tablas, Libros y Autores. Después, pulsaremos en el botón Cerrar :

A continuación, pulsando con el botón izquierdo del ratón sobre la palabra IdAutor de la ventana de Libros y sin soltarlo, moveremos el cursor hasta la palabra IdAutor de la ventana Autores. Se marcará una línea como esta:

Esto significa que hemos relacionado el autor del libro con todos los datos personales del mismo. Esta es una forma de evitar la repetición de los datos de cada autor en todos sus libros.

Volvemos a guardar todo, y el archivo base1.odb ahora contiene tablas, datos y relaciones entre todo. Es como un pequeño lío, ¿no?. Y seguramente nos preguntamos, ¿para qué vale todo esto?. Pues para extraer información de una gran cantidad de datos que, si no estuvieran ordenados, se convertirían en un caos.

En todo caso, hay que enviar el archivo base1.odb al correo del profesor.

Elaborado a partir de materiales CC del Ministerio de Educación