Base 2

Extraer información de una base de datos

Ya hemos visto que un archivo de base de datos contiene tablas, datos y relaciones. A continuación vamos a ver cómo se puede extraer la información que queramos. Descarga el archivo colegio.odb con el que trabajaremos, y comprueba que las tablas y las relaciones entre ellas son algo más complejo que lo que conocemos hasta ahora:

ACTIVIDAD 1: Asistente de consultas

Vamos a extraer información con el asistente para entender cómo funcionan las consultas. Seleccionaremos la herramienta Consultas y pulsaremos en Usar el asistente para crear una consulta:

En la ventana que se abre seleccionaremos la tabla de los profesores, y seleccionaremos los campos Apellidos, Nombre y Departamento:

Tras pulsar el botón Siguiente, definiremos la forma de ordenar los resultados:

Pulsaremos repetidamente en Siguiente para ver las posibilidades del asistente, como aplicar condiciones o cambiar el nombre al campo con un alias. Al acabar tendremos que pulsar en Finalizar, con lo que nos aparece el resultado de la consulta:

Ahora podríamos editar, copiar, eliminar, filtrar, etc. los registros como ya hemos hecho antes. Guardamos el resultado en el archivo colegio.odb, porque seguiremos trabajando con él.

ACTIVIDAD 2: Consultas completas

Evidentemente, en el ejemplo anterior han salido todos los supuestos profesores, y bastaba con mirar la tabla. ¿Por qué entonces es necesario hacer una consulta? Pues para extraer datos de varias tablas.

Indicar con números el departamento al que pertenece cada profesor no es muy efectivo, vamos a hacer una nueva consulta en la que corrijamos eso. En este caso hay que seleccionar Crear consulta en modo diseño...

En la ventana que se abre hay que añadir las tablas de las que queremos extraer información. En este caso, de las tablas Profesores y Departamentos:

Tras pulsar en el botón Cerrar, en la parte inferior seleccionaremos los campos y el orden que queremos; sólo hay que pulsar en el triángulo que aparece en cada casilla para que se despliegue una ventana de selección:

Cuando hemos acabado, guardamos la consulta con el nombre Profesores y Departamento, y cerramos la ventana. En la pantalla inicial tendremos la nueva consulta, que podremos ver haciendo doble clic sobre ella:

Si aún queremos afinar más el resultado, en la parte superior o cabecera de la tabla en lugar de Nombre, podemos hacer que aparezca Departamento. Esto se hace indicando un Alias en la consulta, así que debemos editarla. Pulsamos con el botón derecho del ratón sobre Profesores y Departamento para seleccionar Editar. Luego añadimos el alias Departamento:

Guardamos el archivo y lo enviamos al correo del profesor.

Elaborado a partir de materiales CC del Ministerio de Educación