Защо не можем правилно да разпределим времето си и как да се справим с него
Ако понякога ви е трудно да се фокусирате върху работата си, не сте единствени. Особено сега – в период на масов преход. Броят на търсенията в Google ′′как да остана на фокус′′ нарасна с 300 % от февруари до май 2020 г.
На този въпрос има универсален отговор - планиране на работния ден. Списъкът със задачи ви помага да се включите по-бързо в работата (започнете от първата точка), по-добре е да разпределите времето си и да приоритизирате нещата. В допълнение, планирането ви позволява да се справите с безпокойството и несигурността - с план всяка работа изглежда осъществима. Всичко това в идеалния случай трябва да ни направи по-продуктивни. Разбира се, ако до края на деня успеем да зачеркнем всичко. Но се оказва, при не всички и не винаги, това е възможно. Според услугата за планиране iDoneThis, 41% от задачите от списъците със задачи остават незавършени.
Защо не успяваме да направим всичко, което сме планирали?
Поради две когнитивни изкривявания.
Първо изкривяване: грешка в планирането. Често погрешно изчисляваме времето, което е необходимо, за да изпълним задачите, тъй като сме склонни да мислим, че можем да се справим по-бързо. Нобеловият лауреат Даниел Канеман описва тази грешка още през 1970 година. Факт е, че обикновено се фокусираме върху малките детайли от работата, вместо да разглеждаме цялата ситуация (′′погледът отвътре′′). И така губим поглед върху трудно предвидимите фактори, които могат да ни попречат да спазваме сроковете си. Например проблеми с транспорта или фактът, че върху нас може да падне неочаквана и неотложна работа.
Второ изкривяване: мотивирани разсъждения. Все повече се стремим да вземем предвид това, което е в наш интерес, и да пренебрегваме несъответстващото. Струва ни се, че тези непредсказуеми фактори, които Канеман описва, няма да бъдат пречка, защото искаме да свършим работата по-бързо и без много усилия. Вътрешно си казваме, че нищо непредвидено няма да се случи - и чувстваме нарастваща увереност.
Как да се справим с това?
1. Когато правите план за деня, спомнете си колко бързо сте се справяли преди и какво ви е пречило или ви е помогнало. Да, обстоятелствата няма да са същите като миналия път. Но така можете да направите по-точна преценка колко време отнема работата. И в този случай ще можете да не се претоварвате с ненужни задачи. За да имате по-обективни данни, можете да започнете да фиксирате информацията в удобна за вас форма (Google Sheets и/или хартиен дневник), колко часа и минути отнемат различни задачи.
2. Когато поемете ангажимент със строго определено време включен в плана, е по-добре да не правите нищо друго. Например разпределете конкретен час от деня, в който проверявате и отговаряте на съобщения и го правете само в този час от деня (между другото има проучване, което установи, че тези, които го правят, се чувстват по-щастливи и по-малко стресирани). Така че няма да загубите ефективност: за да премине към друга задача на мозъка му отнема около 23 минути и 15 секунди.
3. Намерете ′′отговорен партньор′′ - човек, на когото ще обещаете да свършите работата навреме и ще му докладвате след приключването й. Разговорите с „партньор“ ще ви позволят да подредите мислите си, а съветите могат да ви помогнат да погледнете на някои неща от неочакван ъгъл. Накрая необходимостта да докладвате на някого ще ви направи по-отговорни - ще се опитате да свършите работата, за да „не изгубите партньора си“. Тази практика е особено полезна, ако работите по проект сам. Но е важно партньорът да не е близък човек: нито приятел, нито роднина или колега. Личните взаимоотношения могат да ви попречат както да бъдете обективни, така и по-малко мотивирани да спазвате сроковете. В идеалния случай някой от вашата среда, който е в подобна ситуация.
Освен това планът трябва да отчита законите на циркадните ритми – (циклично поведение на тялото в период на 24 часа):
• Планирайте задачите, които причиняват повече стрес за сутринта. По това време естествено се увеличава хормонът на кортизола, който е отговорен за мобилизацията на организма, както откриха японски учени. Вечер, напротив, по-добре е да оставите приятни задачи.
• В интервала между обяд и 14 часа следобед може да ви е най-трудно да се фокусирате, показва малко проучване от 2009 г. Затова в този момент е по-добре да се занимавате с не особено отговорни въпроси, в които не е страшно да се направи грешка. И също така, с чиста съвест, в обедните часове, отидете на разходка или дори отделете време за лек сън (това ви позволява дистанционният режим на работа). Краткият дневен сън и леката физическа активност помагат на мозъка да работи по-добре.
• В края на деня или привечер може да планирате умствена работа. Факт е, че по това време телесната ни температура обикновено е най-висока. И това, според изследванията, пряко се свързва с това как мозъкът ни се справя с изчисленията, колко сме внимателни и колко бързо си спомняме: колкото по-топли сме, толкова по-добри са резултатите ни. Може би това е така, защото когато температурата естествено се повишава, метаболизмът се засилва - и когнитивните процеси се ускоряват.
• Вечерта, според авторите на научния материал, публикуван през 2011 г. в списание Thinking&Reasoning, можем по-добре да се справим с въпроси, които изискват творчество, креативност и мислене. Възможно е дори умората да ни помогне в това – като се отслаби контрола мозъкът по-свободно търси алтернативни начини за решаване на проблема.