มีแบบฟอร์มเอกสาร Excel ที่มี "หน้าตาเหมือนกัน" โดยมีแค่บางจุดในแบบฟอร์มนั้นๆ ที่มีข้อความแตกต่างกัน เช่น แบบฟอร์มใบแจ้งหนี้ แบบฟอร์มสลิปเงินเดือน แบบฟอร์มใบสั่งซื้อ แบบฟอร์มใบเสร็จรับเงิน ฯลฯ  เป็นต้น

บางคนจะสร้างแบบฟอร์มเหล่านั้น "แยกเป็นคนละไฟล์" หรือ "แยกเป็นคนละชีท" ทำให้มีไฟล์ (หรือชีทในไฟล์นั้นๆ) เป็นจำนวนมาก ซึ่งตอนทำงานก็อาจจะไม่ยุ่งยาก แค่ Copy ไฟล์ หรือชีทงานเดิม มาเป็นไฟล์ใหม่ หรือชีทใหม่ แก้ไขเลขที่ แก้ไขรายการ สั่งปริ้น แล้วบันทึกเป็นไฟล์ใหม่ไปเรื่อยๆ

• มีไฟล์ (หรือชีทงาน) จำนวนมาก

• ถ้าต้องการแก้ไขแบบฟอร์ม ก็ต้องตามแก้ทุกไฟล์

• เสียเวลาในการสั่งปริ้น (กรณีต้องปริ้นเอกสารหลายๆ ใบ) เช่น สลิปเงินเดือน หรือใบเสร็จรับเงิน เป็นต้น

• เสียเวลาในการประมวลผลข้อมูลและจัดทำรายงาน

• ข้อมูลเดียวกัน แต่อาจจะพิมพ์ไม่เหมือนกัน สะกดไม่เหมือนกัน ในแต่ละไฟล์ หรือแต่ละชีท ทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการสรุปผล

งานลักษณะดังกล่าว สามารถออกแบบให้เป็นระบบ "ฐานข้อมูล" (Database) ได้ โดยสร้างแบบฟอร์มหลัก (Master form) เพียงฟอร์มเดียว โดยเขียนสูตรดึงข้อมูลจากฐานข้อมูลมากรอกลงในแบบฟอร์มตามเงื่อนไข เช่น ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลสินค้า ข้อมูลพนักงาน ข้อมูลการจ่ายค่าจ้างเงินเดือน ฯลฯ เป็นต้น

และยังสามารถนำข้อมูลที่กรอกลงแบบฟอร์ม ไปบันทึกเป็นฐานข้อมูล เก็บไว้เป็นประวัติ (Transaction data) เพื่อนำไปประมวลและจัดทำรายงานต่อไป

ตัวอย่างแบบฟอร์ม "สลิปเงินเดือน" ของแต่ละบริษัท หรือ "ใบแจ้งหนี้-ใบเสร็จรับเงิน" ของหอพัก อพาร์ทเมนท์ โรงเรียน คอนโด ฯลฯ ที่ต้องทำเป็นประจำทุกเดือน และมีจำนวนมาก 

แทนที่จะต้องมาเปลี่ยนเลขที่ทีละแผ่นแล้วสั่งปริ้น เราสามารถเขียน VBA ง่ายๆ เพื่อให้ทำการ "วนรอบ" (Loop) เปลี่ยนเลขที่ (หรือเปลี่ยนรหัส) แล้วสั่งปริ้น จนครบทุกรายการที่มี โดยการ "คลิก" สั่งพิมพ์เพียงครั้งเดียว

นอกจากนี้ ยังสามารถกำหนดให้ "บันทึกเป็น PDF" ไว้ด้วย หรือมีการระบุเงื่อนไข ให้เลือกปริ้นแค่บางช่วงบางตอนก็ได้ 

ด้วยวิธีการดังกล่าว จะช่วยให้คนทำงาน สามารถลดเวลา ลดความผิดพลาด เปลี่ยนงานแบบถึกๆ ให้เป็นงานแบบเทพๆ อีกทั้งยังสามารถนำข้อมูลไปใช้งานต่อ เช่น จัดทำรายงานสรุปตามเงื่อนไขต่างๆ ได้อีกด้วย