Excel กับงานฐานข้อมูลและทะเบียนประวัติ

หลักสูตร Excel for HR Part-II : Excel กับงานฐานข้อมูลและทะเบียนประวัติ

*** เพื่อจะเรียนรู้หลักสูตรนี้ได้ดียิ่งขึ้น ผู้เข้าอบรมต้องผ่านหลักสูตร Excel for Beginner หรือ Excel for HR Part-I มาแล้ว

หรือมีทักษะการใช้ Excel ในระดับที่ดี เคยใช้ฟังก์ชัน SUMIF, COUNTIF, VLOOKUP, INDEX, MATCH, IF และการตั้ง Range Name

หลักการและเหตุผล

ในงานบริหารทรัพยากรมนุษย์ (HR) ที่มีประสิทธิภาพ ย่อมต้องอาศัยการจัดเก็บข้อมูลที่เป็นระบบ สะดวกในการเรียกใช้และประมวลผล เพื่อให้ทันต่อการตัดสินใจของผู้บริหาร MS Excel นอกจากจะนิยมใช้เพื่อการสร้างแบบฟอร์มต่างๆ แล้ว คุณสมบัติด้านการจัดการฐานข้อมูลของ MS Excel นับว่ามีความคล่องตัวและใช้งานง่าย ไม่ด้อยไปกว่าโปรแกรมฐานข้อมูลอื่นๆ เช่น MS Access หรือ FoxPro ช่วยให้ผู้ใช้สามารถออกแบบฐานข้อมูล สำหรับใช้กับงานประจำวันได้สะดวกรวดเร็วกว่า อีกทั้งความสามารถของสูตรคำนวณและฟังก์ชันต่างๆ ยิ่งทำให้ MS Excel น่าใช้งานมากยิ่งขึ้น

ผู้เข้าอบรมในหลักสูตรนี้จะได้ทราบถึง วิธีการออกแบบฐานข้อมูล การจัดการข้อมูล การเรียกใช้ข้อมูล ตลอดจนการนำข้อมูลที่เก็บไว้มาออกรายงาน หรือมากรอกลงในแบบฟอร์มที่สร้างขึ้นได้อย่างสะดวก เพียงกรอกรหัสอ้างอิงแค่ไม่กี่ตัวอักษร ก็จะสามารถนำข้อมูลต่างๆ ทั้งข้อความและรูปภาพมาแสดงได้ทันที ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลพนักงาน ประวัติการฝึกอบรม ข้อมูลสินทรัพย์ ข้อมูลสินค้า ข้อมูลลูกค้า ฯลฯ เป็นต้น

หัวข้อการอบรม

• • การวิเคราะห์ความต้องการ เพื่อออกแบบระบบงานด้วย Excel

  • หลักการออกแบบตารางฐานข้อมูล (Database design)

    • ตารางฐานข้อมูลหลัก

    • ตารางฐานข้อมูลย่อย

    • ตารางรูปภาพ

  • หลักการออกแบบหน้าจอการแสดงผลลัพธ์ (Output)

    • ผลลัพธ์ที่แสดงออกทางหน้าจอ

    • ผลลัพธ์ที่แสดงออกทางเครื่องพิมพ์

  • หลักการออกแบบหน้าจอเพื่อการนำเข้าข้อมูล (Input)

  • ฟังก์ชั่นพื้นฐานที่เกี่ยวข้องกับงานฐานข้อมูล เช่น

  • VLOOKUP, INDEX, MATCH, IF, SUMIF, SUMPRODUCT, COUNTIF, OFFSET, ฯลฯ เป็นต้น

  • ฝึกปฏิบัติ ออกแบบ "ระบบบันทึกประวัติการฝึกอบรมของพนักงาน" (Training Record System)

  • การตั้งชื่อช่วงข้อมูล (Range name & Dynamic range name)

  • การสร้างรายการเลือก (List) และรายการเลือกแบบอัจริยะ (Dynamic List)

  • การระบุเงื่อนไขในการแสดงข้อมูล เช่น แยกเป็นรายพนักงาน, แยกเป็นรายแผนก หรือแยกเป็นรายเดือน ฯลฯ เป็นต้น

  • การแสดงข้อมูลและการเชื่อมโยงข้อมูลจากหลายๆ ตาราง

  • การแสดงรูปภาพจากฐานข้อมูล

  • การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลนำเข้า (Data Validation)

  • การจัดการกับข้อมูลที่ซ้ำกัน (Remove Duplicate)

  • การเขียนมาโคร (Macro) หรือการใช้ VBA เพื่อช่วยควบคุมการทำงานแบบอัตโนมัติ

  • การจัดรูปแบบเซลล์ตามเงื่อนไข (Conditional Formatting)

  • การประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องมือสำเร็จรูปของ Excel เช่น

    • การใช้ตาราง PivotTable และ PivotChart

    • การใช้ Slicer (เฉพาะ Excel 2010 ขึ้นไปเท่านั้น)

    • การใช้ Sparklines (เฉพาะ Excel 2010 ขึ้นไปเท่านั้น)

    • การหาผลรวมย่อย (Subtotals)

    • เทคนิคการใช้ตัวกรองอัตโนมัติ (Data filter) และตัวกรองขั้นสูง (Advance filter)

    • เทคนิคการใช้ Consolidate

  • การป้องกันการแก้ไขสูตรและข้อมูลในสมุดงาน (Data Protection)

  • ฯลฯ

หมายเหตุ

วิทยากรขอสงวนสิทธิ์ในการปรับเพิ่มหรือลดเนื้อหาการอบรม เพื่อให้สอดคล้องกับระยะเวลา และทักษะพื้นฐานของผู้เข้ารับการอบรมส่วนใหญ่

รูปแบบการอบรม

หลักสูตร 2 วัน (สำหรับ In-House), หลักสูตร 1 วัน (สำหรับ Public)

ระยะเวลาการอบรม 09:00-16:00น. โดยประมาณ

บรรยายและฝึกปฏิบัติ กับไฟล์ตัวอย่างต่างๆ ที่ออกแบบมาบนพื้นฐานงานจริงของ HR

ภายใต้การดูแลและการให้คำแนะนำอย่างใกล้ชิดของวิทยากรและทีมงาน