การแปลง Text file ให้เป็นตารางฐานข้อมูล เพื่อการนำไปประมวลผลด้วย Excel

หลักสูตร : การแปลง Text file ให้เป็นตารางฐานข้อมูล เพื่อการนำไปประมวลผลด้วย Excel (Convert text file to Database)

*** เพื่อจะเรียนรู้หลักสูตรนี้ได้ดียิ่งขึ้น ผู้เข้าอบรมต้องผ่านหลักสูตร Excel for Beginner หรือมีทักษะการใช้ Excel มาพอสมควร

หลักการและเหตุผล

พฤติกรรมหนึ่งของผู้ใช้งาน Excel โดยทั่วไปคือ "การทำงานที่ซ้ำซ้อน" เช่น เมื่อกรอกข้อมูลลงในโปรแกรมสำเร็จรูป เช่น โปรแกรมบัญชี โปรแกรมเงินเดือน ฯลฯ ครบถ้วนแล้ว ก็จะ Print รายงานต่างๆ ออกมาเป็นกระดาษ แล้วก็นำข้อมูลบางส่วน มากรอกลงใน Excel ใหม่อีกครั้ง เพื่อจะนำไปประมวลผลหรือจัดทำรายงาน นอกจากจะเป็นการทำงานที่ซ้ำซ้อนแล้ว ยังเสียเวลา เพราะงานบางอย่างมีปริมาณมาก กว่าจะคีย์หมดก็ใช้เวลาหลายวัน อีกทั้งยังเสี่ยงต่อความผิดพลาดในการกรอกข้อมูลซ้ำ

ในโปรแกรมสำเร็จรูปอื่นๆ มักจะมีความสามารถในการ Export ข้อมูลออกมาเป็นรูปแบบ Text file ทั้งนามสกุล .txt .csv หรือบางตัวก็ export ออกมาเป็น .xls ได้เลยก็มี แต่ผู้ใช้ส่วนใหญ่มักจะ print ข้อมูลออกมาเป็นกระดาษก่อน แล้วนำมาคีย์ใหม่ใน Excel โดยไม่เคยใช้ประโยชน์จาก export file เหล่านั้นเลย เพราะส่วนใหญ่จะติดปัญหาที่ว่า รูปแบบที่ export ออกมา ไม่ตรงกับที่ต้องการ ต้องเสียเวลาในการจัดใหม่ทุกครั้ง

ในหลักสูตรนี้ จะแนะนำวิธีการทำงานแบบใหม่ ที่ผู้ใช้ไม่ต้องเสียเวลาเป็นวันๆ เพื่อคีย์ข้อมูลใหม่ แต่ใช้เทคนิคการแปลงไฟล์ (Convert data) ซึ่งใช้เวลาไม่กี่นาที ก็ได้ข้อมูลที่ต้องการ โดยการสร้างไฟล์สำหรับ Convert data รอไว้ ผู้ใช้ก็แค่เพียงเอา text file ที่ export ออกมา มาวางในพื้นที่ที่กำหนด สูตรที่เขียนรอไว้ในไฟล์ Convert ก็จะแปลงไฟล์ เอาเฉพาะข้อมูลที่ต้องการ ให้อยู่ในรูปแบบฐานข้อมูลที่ถูกต้อง พร้อมนำไปประมวลผลด้วย PivotTable, ไปจัดทำรายงาน ไปจัดทำกราฟเพื่อการนำเสนอ หรืออื่นๆ ฯลฯ ได้ต่อไป

หลักสูตรนี้เหมาะสำหรับ

• ผู้จัดการ หรือหัวหน้าแผนก ที่มีหน้าที่ในการประมวลผลข้อมูล และการจัดทำรายงาน

• พนักงานบัญชีและการเงิน ที่ต้องทำรายงานสรุปรายรับ-รายจ่าย และการใช้งบประมาณ

• พนักงานขาย ที่ต้องทำสรุปยอดขายประจำเดือน

• ฝ่ายบุคคล ที่ต้องดึงข้อมูลจากเครื่องรูดบัตร เพื่อนำไปคำนวณเวลา เงินเดือน ป่วยสายขาดลา ฯลฯ เป็นต้น

• พนักงานทุกระดับ ที่ต้องเสียเวลาในการคีย์ข้อมูลตั้งเป็นนานๆ เพื่อผลลัพธ์แค่ได้รายงานเป็นกระดาษไม่กี่แผ่น

• และผู้สนใจทั่วไป

หัวข้อการอบรม

• • เทคนิคการรวบรวมและการจัดเก็บข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ

  • การเลือกข้อมูลที่จำเป็นจาก Text file เพื่อการนำไปประมวลผล

  • ฝึกปฏิบัติการแปลงข้อมูลจาก Text file (Data convert workshop)

  • (ผู้เรียนสามารถนำตัวอย่าง Text file จากงานจริง มาขอรับคำแนะนำจากวิทยากรได้)

    • การเก็บฟิลด์ (Filed) ข้อมูลที่จำเป็น

    • การระบุรายการ (Record) ที่ต้องการ

    • การจัดการกับประเภทข้อมูล เช่น

      • การจัดการข้อมูลตัวเลข ให้เป็นรูปแบบตัวเลข (Number format) ที่ถูกต้อง

      • การจัดการข้อมูลวันที่ ให้เป็นรูปแบบวันที่ (Date format) ที่ถูกต้อง

      • การจัดการข้อมูลเวลา ให้เป็นรูปแบบเวลา (Time format) ที่ถูกต้อง

      • การกำจัดอักขระพิเศษ (Special character) ที่ไม่ต้องการ ออกจากข้อมูล

  • การแยกข้อมูลที่อยู่ในคอลัมน์เดียวกัน ออกเป็นคนละคอลัมน์ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการประมวลผลข้อมูล

    • เทคนิคในการนำไปประยุกต์ใช้กับงานจริง

  • สูตรและฟังก์ชันที่เกี่ยวข้อง

    • การตั้งเงื่อนไขด้วยฟังก์ชัน IF และกลุ่มฟังก์ชันในการตรวจสอบข้อมูล (IS Function)

    • การทำ Data cleansing ด้วยฟังก์ชัน SUBSTITUTE

    • การตัดข้อความออกเป็นคนละคอลัมน์ ด้วยฟังก์ชัน LEFT, RIGHT, MID

    • การดึงข้อมูลมาเก็บเป็นฐานข้อมูล ด้วยฟังก์ชัน INDEX, MATCH, SMALL, LARGE

    • และฟังก์ชันอื่นๆ เช่น TEXT, ROW, COLUMN, TRIM, LEN, CLEAN ฯลฯ เป็นต้น

• ตัวอย่างการนำฐานข้อมูลไปใช้งาน (ควรไปศึกษาเพิ่มเติมในหลักสูตรที่เกี่ยวข้องด้วย)

  • • การประมวลผลข้อมูลแบบรวดเร็วด้วยเครื่องมือของ Excel เช่น Subtotal, PivotTable

    • การสร้างรายงานแม่แบบ (Master Report) แบบอัตโนมัติ

    • แนวคิดการสร้างรายงานแบบ Dashboard

    • การนำเสนอข้อมูลด้วยกราฟหรือแผนภูมิ

    • ฯลฯ เป็นต้น

หมายเหตุ : * วิทยากรขอสงวนสิทธิ์ในการปรับลด-เพิ่ม เนื้อหาการอบรม เพื่อให้เหมาะสมกับระยะเวลา และการทักษะพื้นฐานของผู้เข้าอบรม

ระยะเวลาและรูปแบบการอบรม

• หลักสูตร 1 วัน (สำหรับ Public)

  • ระยะเวลาการอบรม 09:00-16:00น. โดยประมาณ

  • ฝึกปฏิบัติจริง (Workshop) กับไฟล์ตัวอย่างจริง (ผู้เรียนต้องนำคอมพิวเตอร์ Notebook มาด้วย)

  • ภายใต้การดูแลและการให้คำแนะนำอย่างใกล้ชิดของวิทยากรและทีมงาน