การสร้างแบบฟอร์มทางราชการด้วย Excel

หลักการและเหตุผล

งานประจำในแต่ละเดือนของทุกองค์กรก็คือ การยื่นแบบฟอร์ม นำส่งเงินสมทบประกันสังคม (สปส.1-10) แบบฟอร์มแสดงรายการภาษีเงินได้ (ภงด.1) ซึ่งแบบฟอร์มดังกล่าว สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ เพราะอ้างอิงมาจากรายได้ประจำเดือนของพนักงาน ดังนั้น เมื่อกรอกข้อมูลการจ่ายค่าจ้างแล้ว ก็สามารถดึงข้อมูลไปออกแบบฟอร์มทั้งสองได้ทันที ทั้งในส่วนใบปะหน้าและใบแนบ ขณะเดียวกัน เมื่อครบปีภาษี ก็สามารถออกเป็น ภงด.1ก และพิมพ์หนังสือรับรองการหักภาษี (50ทวิ) ให้กับพนักงานได้อีกด้วย

หรือในบางเดือนอาจมีพนักงาน เข้าใหม่-ลาออก ต้องมีการยื่นแบบฟอร์ม สปส.1-03 หรือ สปส.6-09 ด้วย ถ้ามีการเก็บฐานข้อมูลวันเข้า-ออก ของพนักงานไว้ ก็สามารถสร้างเงื่อนไขดึงข้อมูลมาออกฟอร์มดังกล่าวนี้ได้อีกด้วย ดังนั้น การกรอกข้อมูลเพียงครั้งเดียว แต่สามารถส่งออกไปยังแบบฟอร์มได้หลายฟอร์ม จึงสะดวกในการใช้งาน ลดเวลาทำงาน ลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน และลดความผิพลาดของข้อมูลได้อีกด้วย

ยังมีงานอื่นๆ อีกจำนวนมาก ที่สามารถจะประยุกต์เทคนิคเดียวกันนี้ ไปสร้างระบบให้เป็นอัตโนมัติ เช่น การออกแบบระบบใบแจ้งหนี้ (Invoice) หรือบันทึกการซื้อของ ที่สามารถนำไปออก แบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภพ.30) รายงานภาษีซื้อ-ภาษีขาย ได้ในคราวเดียวกัน ฉะนั้น องค์กรขนาดเล็กหรือผู้รับจ้างทำบัญชี ที่ต้องยื่นแบบฟอร์มแทนลูกค้าจำนวนมาก แต่ไม่มีโปรแกรมสำเร็จรูปที่มีฟังก์ชันครบ ต้องทำงานแบบ Manual เป็นส่วนใหญ่ จึงไม่ควรพลาดหลักสูตรนี้

สิ่งที่ผู้เรียนจะได้เรียนรู้ จากการเข้าอบรมหลักสูตรนี้ ได้แก่

• • เทคนิคการออกแบบแบบฟอร์ม ที่เหมาะกับการกรอกข้อมูลผ่านหน้าจอ

  • เทคนิคการออกแบบระบบงาน การเชื่อมโยง Input-Output ให้เป็นแบบอัตโนมัติ

  • เทคนิคการออกแบบตารางฐานข้อมูล (Database) การนำเข้าข้อมูล การตรวจสอบความถูกต้อง

  • เทคนิคการระบุช่วงข้อมูลแบบ Dynamic เพื่อการอ้างอิงอัตโนมัติ เมื่อจำนวนข้อมูลเพิ่มขึ้นทุกเดือน

  • การกำหนดรูปแบบเซล เพื่อการแสดงผลที่ถูกต้อง

  • การเชื่อมโยงตารางฐานข้อมูล จากหลายๆ ตาราง ที่แยกเก็บตามประเภทข้อมูล

  • การใช้ Macro และการปรับ Code VBA เพื่อควบคุมการทำงานที่เป็นอัตโนมัติ

  • การสร้างเงื่อนไขในการดึงข้อมูลมาแสดงในแบบฟอร์ม ตามประเภท ตามเดือน ตามปี ตามรหัสพนักงาน ฯลฯ เป็นต้น

  • การสร้างสูตรและการใช้ฟังก์ชันที่เกี่ยวข้อง

  • แนวทางการนำความรู้ไปพัฒนาต่อยอด เพื่อสร้างระบบงานแบบฟอร์มอื่นๆ ได้

  • ฯลฯ เป็นต้น

ใครที่เคยคิดปรามาส Excel ว่า แค่การสร้างแบบฟอร์ม มันจะมีอะไร๊????
คงต้องมาพิสูจน์ด้วยตนเองว่า แท้จริงแล้ว "มันมีอะไร?"