การสร้างรายงานสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ (HRIS Report)

หลักสูตร Excel for HR Part-III :
การสร้างรายงานสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ (HRIS Report)

*** เพื่อจะเรียนรู้หลักสูตรนี้ได้ดียิ่งขึ้น ผู้เข้าอบรมต้องผ่านหลักสูตร Excel for Beginner หรือ Excel for HR มาแล้วทั้งสองหลักสูตร หรือมีทักษะการใช้ Excel ในระดับที่ดี เคยใช้ฟังก์ชัน SUMIFS, COUNTIFS, VLOOKUP, INDEX, MATCH, IF, OFFSET, การตั้งชื่อแบบ Dynamic Range Name และเข้าใจการใช้ Excel ในการทำงานเลียนแบบฐานข้อมูล (Database)

หลักการและเหตุผล

งานหรือโครงการใดๆ แม้จะเป็นงานหรือโครงการที่ดี แต่ถ้าไม่สามารถนำเสนอให้ผู้บริหารรับทราบและเข้าใจได้ งานหรือโครงการนั้นๆ ก็จะด้อยค่าลงไปทันที

ในงานบริหารทรัพยากรมนุษย์ (HR) ก็เช่นกัน ในหลายครั้งพบว่า การเสนอรายงานให้กับผู้บริหาร มักจะไม่ได้นำมาซึ่งความสำเร็จภายในครั้งเดียว เพราะผู้บริหารดูรายงานแล้วไม่เข้าใจ ข้อมูลในการนำเสนอไม่ครอบคลุม หรือบางทีก็อัดแน่นไปด้วยตัวเลข ซึ่งยิ่งดูยิ่งลายตา หรือมีปริมาณเอกสารที่เป็นข้อมูลประกอบเป็นจำนวนมาก

ในยุคเทคโนโลยีสารสนเทศ มีเครื่องมือที่จะช่วยให้การจัดทำรายงานต่างๆ มีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่ผู้มีหน้าที่ในการจัดทำรายงาน ยังขาดทักษะในการใช้เครื่องมือเหล่านั้นให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

การจัดทำรายงานสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ หรือ HRIS Report ในลักษณะที่เป็น One Sheet Report เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหารนั้น เราสามารถใช้โปรแกรมไมโครซอฟต์เอ็กเซล (MS Excel) ซึ่งมีอยู่ในคอมพิวเตอร์แทบจะทุกเครื่อง เข้ามาช่วยในการประมวลผลข้อมูลต่างๆ ที่เราเก็บรวบรวมไว้แล้ว มาจัดทำเป็นรายงานสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพและโดนใจผู้บริหาร สามารถนำข้อมูลเชิงวิเคราะห์เหล่านั้น ไปใช้ประโยชน์ในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ในระดับนโยบายได้

MS Excel เป็นโปรแกรมที่มีความสามารถสูง ช่วยให้การทำงานแบบธรรมดาๆ กลายเป็นงานแบบอัตโนมัติได้ โดยอาศัยการใช้สูตร และการเลือกใช้ฟังก์ชันในการคำนวณ เพื่อออกแบบรายงานแม่แบบ (Master Report) ที่สามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบข้อมูลในการนำเสนอ เพียงเปลี่ยนเงื่อนไขตามต้องการ ไม่ต้องเสียเวลาในการจัดทำรายงานใหม่ในทุกๆ ครั้ง ซึ่งเสียเวลานานโดยใช่เหตุ...

หลักสูตรนี้เหมาะสำหรับ

    • นักบริหารงานทรัพยากรมนุษย์ทุกท่าน

    • ผู้จัดการแผนกสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์

    • ผู้จัดการแผนกฝึกอบรม

    • ผู้ปฏิบัติงานด้าน HR ที่จะต้องทำรายงานเพื่อเสนอผู้บังคับบัญชา

หัวข้อการอบรม (Workshop)

    • ความจำเป็นของการจัดทำรายงานสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์

    • หลักการออกแบบระบบฐานข้อมูล ในงานทรัพยากรมนุษย์

    • เทคนิคการรวบรวม และการจัดเก็บข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ

    • ตัวอย่าง : ประเภทของรายงานที่จำเป็นในงานทรัพยากรมนุษย์

      • รายงานข้อมูลพนักงาน (Employee Data) อัตรากำลังพล แยกตามระดับ/เพศ/อายุ/วุฒิการศึกษา ฯลฯ

      • รายงานอัตราการเข้า-ออกงาน (Turn Over Rate)

      • รายงานค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับพนักงาน (Labor Cost) ค่าตอบแทนและสวัสดิการ

      • รายงานค่าล่วงเวลา (Overtime Report)

      • รายการการฝึกอบรมและพัฒนาบุคลากร

      • รายการข้อมูลการหยุด-การลาของพนักงาน และการวิเคราะห์ข้อมูล

      • ฯลฯ

    • การสร้างรายงานแม่แบบ (Master Report) และเทคนิคการบันทึกข้อมูล

    • HR Dashboard รูปแบบรายงานที่แสดงภาพรวมของข้อมูล

    • การออกแบบรายงานแบบ Dynamic และการระบุเงื่อนไขในการแสดงข้อมูล

    • การจัดทำรายงานเชิงวิเคราะห์ (HR Data Analysis Report)

    • การสร้างกราฟ-แผนภูมิ ลักษณะต่างๆ และการเลือกใช้ ให้เหมาะสมกับรายงานแต่ละประเภท เช่น

      • กราฟแท่ง

      • กราฟเส้น

      • กราฟวงกลม

      • กราฟทอร์นาโด

      • กราฟใยแมงมุม

      • ฯลฯ เป็นต้น

    • เทคนิคการปรับแต่งกราฟ-แผนภูมิแต่ละประเภท

    • เทคนิคการประยุกต์สร้างกราฟแบบพิเศษ

    • เทคนิคการสร้างแผนภูมิการปฏิบัติงาน (Gantt Chart) แบบอัตโนมัติ

    • ถาม-ตอบ

    • ฯลฯ

หมายเหตุ : วิทยากรขอสงวนสิทธิ์ในการปรับลด-เพิ่ม เนื้อหาการอบรม เพื่อให้เหมาะสมกับระยะเวลา และการทักษะพื้นฐานของผู้เข้าอบรม