การใช้ MS Excel ในงาน HR แบบมืออาชีพ

หลักสูตร Excel for HR Part-I : การใช้ MS Excel ในงาน HR แบบมืออาชีพ

หลักการและเหตุผล

การเรียนรู้ MS Excel โดยศึกษาลึกลงไปในแต่ละลักษณะงาน จะยิ่งทำให้เกิดการพัฒนาระบบงานปัจจุบันให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น โดยเฉพาะการออกแบบระบบงานที่เป็นอัตโนมัติ ซึ่งสามารถนำไปประยุกต์ได้กับหลากหลายลักษณะงาน

งานบริหารทรัพยากรมนุษย์ หรือ Human Resource Management : HR เป็นงานที่เกี่ยวข้องกับบุคลากร ตั้งแต่การวางแผนกำลังคน การสรรหาและคัดเลือก การฝึกอบรมและพัฒนาศักยภาพ การประเมินผลการปฏิบัติงาน การบริหารค่าตอบแทน และระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ (HRIS) ซึ่งทั้งหมดนี้ ในปัจจุบันสามารถใช้ไอทีเข้าไปแทรกได้ในทุกกระบวนการ ไม่ว่าจะเป็นการใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปเฉพาะงาน หรือการประยุกต์ใช้ MS Excel

หลักสูตรนี้ผู้เข้าอบรมจะได้เห็นตัวอย่างของการประยุกต์ใช้ MS Excel ในงาน HR ได้เห็นตัวอย่างของการสร้างเงื่อนไขการคำนวณ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามฟังก์ชันของงาน HR เรียนรู้การเขียนสูตรคำนวณ ที่ผู้เรียนอาจจะพูดเป็นเสียงเดียวกันว่า “Excel ทำแบบนี้ได้ด้วยเหรอ?” ฝึกปฏิบัติจริงกับตัวอย่างลักษณะต่างๆ ภายใต้การแนะนำของวิทยากรและทีมงาน

หัวข้อการอบรม

• • เรียนรู้ความสามารถโดยรวมของโปรแกรม Excel

  • ประเภทของข้อมูล (Data type)

  • การเขียนสูตร และข้อพึงพิจารณาในการเขียนสูตรคำนวณใน Excel

  • ลำดับความสำคัญในการคำนวณของ Excel

• • ฟังก์ชันพื้นฐานที่จำเป็นสำหรับการใช้ Excel ในงาน HR

    • กลุ่มฟังก์ชันการคำนวณด้านวันที่และเวลา เช่น

      • วันที่ เช่น DATE, YEAR, MONTH, DAY, WEEKDAY, TODAY

      • เวลา เช่น TIME, HOUR, MINUTE, NOW

    • กลุ่มฟังก์ชันด้านข้อความและตัวอักษร เช่น

      • ค้นหาและแทนที่ข้อความ เช่น FIND, SEARCH, SUBSTITUTE

      • ดึงอักขระบางส่วนออกจากข้อความ เช่น LEFT, RIGHT, MID

    • กลุ่มฟังก์ชันด้านคณิตศาสตร์และคำนวณ เช่น

      • หาผลรวม เช่น SUM, SUMIFS, SUBTOTAL

      • จำนวนเต็มและทศนิยม เช่น INT, CEILING, FLOOR, ROUND, ROUNDUP, ROUNDDOWN

    • กลุ่มฟังก์ชันด้านการค้นหาและอ้างอิง เช่น

      • ค้นหาข้อมูล เช่น LOOKUP, VLOOKUP, HLOOKUP, INDEX, MATCH

      • การอ้างอิงตำแหน่งข้อมูล เช่น ROW, ROWS, COLUMN, COLUMNS

    • กลุ่มฟังก์ชันด้านสถิติ เช่น

      • การนับจำนวน เช่น COUNT, COUNTA, COUNTIFS

      • การจัดลำดับ เช่น MAX, MIN, LARGE, SMALL, AVERAGE

  • ฝึกปฏิบัติ (Workshop)

    • • การสรุปข้อมูลพนักงาน การหาผลรวม และการนับจำนวน แบบมีเงื่อนไข (1 เงื่อนไข หรือมากกว่า 1 เงื่อนไข)

      • การสร้างตารางการแจ้งเตือน เมื่อครบกำหนดทดลองงาน

      • การหาอายุงานแบบอัตโนมัติ และการหาสิทธิวันลาพักผ่อนประจำปีตามอายุงาน

      • การคำนวณหาระยะเวลาทำงาน มาสาย กลับก่อน และค่าล่วงเวลา

      • การสร้างเงื่อนไขในการคำนวณ (IF-Conditional) เช่น การคิดเกรดประเมินผลงาน

      • การสร้างรายการเลือก (Drop down List)

      • การสร้างตารางฐานข้อมูลพนักงานเบื้องต้น

      • การทำแบบฟอร์มใบสลิปเงินเดือน และการเชื่อมโยงข้อมูลจากฐานข้อมูล

      • การทำจดหมายเชิญสัมภาษณ์งาน, หนังสือเตือน หรือหนังสือรับรอง ด้วย Mail Merge

      • ฯลฯ

    • แนะนำตัวอย่าง การใช้ Excel ในการบริหารค่าตอบแทนและสวัสดิการ

    • แนะนำตัวอย่าง การสร้างรายงานสรุปประจำเดือน (HRIS Monthly Report)

    • ฯลฯ

รูปแบบการฝึกอบรม

เป็นหลักสูตรที่เน้นการปฏิบัติจริงกับเครื่องคอมพิวเตอร์ 1 คนต่อ 1 เครื่อง โดยใช้ไฟล์ตัวอย่างประกอบ ที่ออกแบบมาบนพื้นฐานจากงานจริง โดยวิทยากรจะให้คำแนะนำ และอธิบายถึงที่มาที่ไปของแนวคิด ในการแก้ปัญหา หรือการเขียนสูตรคำนวณ โดยยึด “ผลลัพธ์” เป็นเป้าหมาย ไม่ใช่ยึด “ตัวโปรแกรม” และไม่คำนึงถึงว่าจะใช้เวอร์ชันอะไร ฟังก์ชันอะไร หรือวิธีการอย่างไร

หมายเหตุ

• 1. วิทยากรสงวนสิทธิ์ในการปรับเพิ่มหรือลดเนื้อหา เพื่อให้สอดคล้องกับเวลา และทักษะพื้นฐานของผู้เข้ารับการอบรม

  2. แจกฟรี ไฟล์ตัวอย่าง Excel ในงาน HR เพื่อนำไปประยุกต์ใช้ในองค์กร