การหาผลรวมและการนับจำนวนแบบมีเงื่อนไข

คนที่ใช้โปรแกรม Excel คงจะทราบอยู่แล้วว่า เราสามารถ หาผลรวมของตัวเลขได้ โดยการใช้ฟังก์ชัน SUM แต่การหาผลรวมตัวเลข โดยใช้ฟังก์ชัน SUM นั้น จะเป็นการหาผลรวมของตัวเลขทั้งหมด ในช่วงข้อมูลที่อ้างถึง เช่น จากตัวอย่างในรูป ผลรวมของตัวเลขในช่วง B2:B31 จะเท่ากับ 12,850

แต่ในงานจริงๆ เรามักจะไม่ค่อยได้เจอ โจทย์ที่มีลักษณะง่ายๆ ที่อาศัยแค่ฟังก์ชัน SUM เพียงอย่างเดียว แล้วแก้ปัญหาได้ แต่มักจะมีเงื่อนไขอื่นๆ ตามมาด้วย เช่น หายอดขายรวม เฉพาะ พื้นที่ภาคเหนือ หรือ หายอดขายรวม เฉพาะ พนักงานขายคนนั้นๆ ฯลฯ เป็นต้น

เคยมีคนส่งคำถามมา มีลักษณะคล้ายดังรูปด้านซ้าย กล่าวคือ ผู้ถามต้องการหาผลรวมของจำนวนเงิน แยกเป็นรายกลุ่ม 1, 2, 3, 4 และ 5 ตามลำดับ และให้นับว่าในแต่ละกลุ่ม มีจำนวนรายการ กลุ่มละกี่รายการ กรณีนี้เป็น การหาผลรวมแบบมีเงื่อนไข (SUMIF) และการนับจำนวนแบบมีเงื่อนไข (COUNTIF)

ในกรณีแบบนี้ ถ้าเราไม่รู้จักการใช้ฟังก์ชันของเอ็กเซลเข้ามาช่วย ก็คงต้องมานั่งดูทีละบรรทัด แล้วก็ค่อยๆ รวมตัวเลขไปทีละกลุ่ม ซึ่งถ้าข้อมูลมีไม่มาก ก็คงพอจะมานั่งนับกันได้ทีละบรรทัด แต่ถ้าข้อมูลมีเป็นร้อยเป็นพันล่ะ คงไม่ต้องทำอะไรกันแล้วครับ

โครงสร้างฟังก์ชัน

การหาผลรวมแบบมีเงื่อนไข

SUMIF( ช่วงของเงื่อนไข, เงื่อนไข, ช่วงของผลรวม )

การนับจำนวนแบบมีเงื่อนไข

COUNTIF( ช่วงของเงื่อนไข, เงื่อนไข )

เพื่อให้ง่ายในการเขียนสูตร ผมจึงทำเป็นตารางสรุป ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2