การหาผลรวมและการนับจำนวนแบบมีเงื่อนไข
การหาผลรวมและการนับจำนวน แบบมีเงื่อนไข
คนที่ใช้โปรแกรม Excel คงจะทราบอยู่แล้วว่า เราสามารถ หาผลรวมของตัวเลขได้ โดยการใช้ฟังก์ชัน SUM แต่การหาผลรวมตัวเลข โดยใช้ฟังก์ชัน SUM นั้น จะเป็นการหาผลรวมของตัวเลขทั้งหมด ในช่วงข้อมูลที่อ้างถึง เช่น จากตัวอย่างในรูป ผลรวมของตัวเลขในช่วง B2:B31 จะเท่ากับ 12,850
แต่ในงานจริงๆ เรามักจะไม่ค่อยได้เจอ โจทย์ที่มีลักษณะง่ายๆ ที่อาศัยแค่ฟังก์ชัน SUM เพียงอย่างเดียว แล้วแก้ปัญหาได้ แต่มักจะมีเงื่อนไขอื่นๆ ตามมาด้วย เช่น หายอดขายรวม เฉพาะ พื้นที่ภาคเหนือ หรือ หายอดขายรวม เฉพาะ พนักงานขายคนนั้นๆ ฯลฯ เป็นต้น
เคยมีคนส่งคำถามมา มีลักษณะคล้ายดังรูปด้านซ้าย กล่าวคือ ผู้ถามต้องการหาผลรวมของจำนวนเงิน แยกเป็นรายกลุ่ม 1, 2, 3, 4 และ 5 ตามลำดับ และให้นับว่าในแต่ละกลุ่ม มีจำนวนรายการ กลุ่มละกี่รายการ กรณีนี้เป็น การหาผลรวมแบบมีเงื่อนไข (SUMIF) และการนับจำนวนแบบมีเงื่อนไข (COUNTIF)
ในกรณีแบบนี้ ถ้าเราไม่รู้จักการใช้ฟังก์ชันของเอ็กเซลเข้ามาช่วย ก็คงต้องมานั่งดูทีละบรรทัด แล้วก็ค่อยๆ รวมตัวเลขไปทีละกลุ่ม ซึ่งถ้าข้อมูลมีไม่มาก ก็คงพอจะมานั่งนับกันได้ทีละบรรทัด แต่ถ้าข้อมูลมีเป็นร้อยเป็นพันล่ะ คงไม่ต้องทำอะไรกันแล้วครับ
โครงสร้างฟังก์ชัน
การหาผลรวมแบบมีเงื่อนไข
SUMIF( ช่วงของเงื่อนไข, เงื่อนไข, ช่วงของผลรวม )
การนับจำนวนแบบมีเงื่อนไข
COUNTIF( ช่วงของเงื่อนไข, เงื่อนไข )
เพื่อให้ง่ายในการเขียนสูตร ผมจึงทำเป็นตารางสรุป ดังรูปที่ 2
รูปที่ 1
รูปที่ 2
การหาผลรวมแบบมีเงื่อนไข
เราต้องการหาผลรวมจำนวนเงิน โดยมีเงื่อนไขคือ เอาเฉพาะตัวเลขแยกเป็นรายกลุ่ม ดังนั้นที่เซล E3 เขียนสูตร
=SUMIF(A2:A31, D3, B2:B31)
โดย
A2:A31 คือช่วงของเงื่อนไข (ข้อมูลกลุ่ม)
B2:B31 คือช่วงของผลรวม (จำนวนเงิน)
และเงื่อนไขที่ต้องการ จะระบุอยู่ใน D3 (กลุ่ม)
ในเซลถัดลงมา ก็เขียนสูตรลักษณะเดียวกัน เพียงแต่เปลี่ยนเงื่อนไขจาก D3 เป็น D4, D5, D6 และ D7 ตามลำดับ
ถ้าจะทำการคัดลอกสูตรจาก E3 ลงมาก็ได้ แต่ต้องตรึงช่วงของเงื่อนไข และช่วงของผลรวมไว้ก่อน
ดังนั้นที่เซล E3 แก้ไขสูตรใหม่เป็นดังนี้
=SUMIF(A$2:A$31, D3, B$2:B$31)
จากนั้นก็ทำการคัดลอกสูตรลงมา จะได้ผลลัพธ์ดังรูปที่ 3
รูปที่ 3
การนับจำนวนแบบมีเงื่อนไข
ในคอลัมน์ F จะเป็นการนับว่า จากข้อมูลในช่วง A2:A31 นั้น มีข้อมูลกลุ่มละกี่รายการ กลุ่ม1 มีกี่รายการ, กลุ่ม2 มีกี่รายการ ตามลำดับ
ผมจะแนะนำวิธีการพิมพ์สูตรทีเดียว สามารถแสดงผลได้ทั้ง 5 บรรทัดเลย โดยที่ไม่ต้องมาทำการคัดลอกสูตร วิธีการก็คือ
ให้ทำการเลือกช่วง F3:F7 ก่อน จากนั้นพิมพ์สูตร
=COUNTIF(A$2:A$31, D3) แล้วกด Ctrl+Enter
เราก็จะได้ผลลัพธ์ออกมาทีเดียวทั้ง 5 กลุ่ม ดังรูปที่ 4
รูปที่ 4
หวังว่าคงจะเป็นประโยชน์บ้างนะครับ