Excel Knowledge

ผู้ที่มีโอกาสใช้งาน Excel ส่วนมาก ใฝ่ฝันที่จะเรียนรู้ Excel ในระดับ Advance เพราะเชื่อมั่นในศักยภาพของ Excel ว่าสามารถช่วยให้การทำงานต่างๆ มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น แต่ที่ผมมักจะตั้งคำถามกับผู้เข้าอบรมเสมอๆ ก็คือว่า “การใช้ Excel ในระดับ Advance นั้น มันต้องขนาดไหน? อย่างไรที่เรียกว่า Advance?”

• • จำเป็นต้องรู้จักและใช้งานฟังก์ชันของ Excel ได้ทุกฟังก์ชัน ใช่หรือไม่?

  • จำเป็นต้องใช้เมนูคำสั่งของ Excel ได้ทุกเมนู ใช่หรือไม่?

  • จำเป็นต้องเขียน Macro หรือ VBA ได้ ใช่หรือไม่?

บางคนอาจตอบว่า “ใช่” แต่สำหรับผมคิดว่า “ไม่ใช่เสมอไป” ผมเริ่มใช้ Excel มาตั้งแต่เวอร์ชัน 4 แต่เริ่มมาใช้งานอย่างจริงจังเมื่อ Excel รวมมาในชุด MS Office 95 (1995) ซึ่งนั่นก็หมายถึง ผมใช้ Excel มาสิบกว่าปีแล้ว สอนหลักสูตร Excel มาหลายสิบรุ่น แต่...ในขณะที่หลายคนมองว่าผม “เก่ง” นั้น คุณรู้หรือไม่ว่า...

• • ทุกวันนี้ผมยังใช้งานฟังก์ชัน Excel ได้ไม่ครบเลย (ได้สักครึ่งหนึ่งหรือเปล่าก็ไม่รู้)

  • บางเมนูคำสั่ง ผมก็แทบจะไม่เคยคลิกไปดูเลย

  • และผมคิดว่า ผมไม่ได้เกิดมาเพื่อจะเรียนรู้ Macro หรือ VBA

ในความคิดของผมนั้น ถ้าเราเขียนสูตรหรือเลือกใช้ฟังก์ชันที่เหมาะสม แล้วสามารถแก้ปัญหาในโจทย์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ก็น่าจะเพียงพอแล้ว

เคยมีเพื่อนผมบางคน ไปเรียน Excel จากสถาบันสอนคอมพิวเตอร์แห่งหนึ่ง ตั้งแต่ขั้นต้น ขั้นกลาง และขั้นสูง กว่าจะจบหลักสูตรก็หลายสิบชั่วโมง แต่สุดท้ายเอามาใช้งานจริงได้ไม่ถึง 10% ซ้ำร้ายกว่านั้นคือ ในงานจริงบางอย่าง กลับไม่สามารถใช้ความรู้ที่ร่ำเรียนมา มาแก้ปัญหาได้ เพราะลักษณะงานจริง มีความซับซ้อนมากกว่าตัวอย่างที่เรียน ซึ่งมีแต่โจทย์ตัวอย่างง่ายๆ ที่ใช้เพื่อแสดงให้เห็นว่า สูตรนั้นๆ ทำงานอย่างไรเท่านั้น

หลักสูตรโปรแกรมคอมพิวเตอร์ตามสถาบันทั่วไป มักจะมองจากตัวโปรแกรมออกไปหาผลลัพธ์ กล่าวคือ หลักสูตรจะบอกผู้เรียนว่า โปรแกรมนั้นๆ มีความสามารถอะไรบ้าง เมนูไหนใช้ทำอะไรบ้าง (มองต้นทางไปหาปลายทาง)

แต่จากประสบการณ์ของผม บอกตามตรงว่า หลักสูตรเหล่านั้น “ไร้ประโยชน์” เพราะในงานจริงนั้น ไม่มีหัวหน้างานคนไหนสั่งงานว่า “กรุณาให้ใช้เมนูนี้ ฟังก์ชันนั้น ทำอย่างนี้อย่างนั้นให้ผมด้วย” มีแต่จะบอกว่า “อยากได้รายงานสรุปเรื่องนั้นเรื่องนี้ ภายในหนึ่งชั่วโมง” ส่วนคุณจะไปทำมาด้วยวิธีไหนนั้น เขาไม่สนใจ (บอกความต้องการปลายทาง โดยเราต้องหาต้นทางเอาเอง)

ซึ่งปัญหาที่พบก็คือ คนที่ทำงานไม่สามารถตีโจทย์ไปสู่การเขียนสูตร หรือการเลือกใช้ฟังก์ชันที่เหมาะสมได้ เพราะไม่เคยเรียนรู้การวิเคราะห์โจทย์ และไม่มีสถาบันไหนสอนอีกด้วย