การสร้างแบบฟอร์มอัจฉริยะด้วย Excel

หลักสูตร "การสร้างแบบฟอร์มอัจฉริยะด้วย Excel" (Excel Smart Form)

หลักการและเหตุผล

ในอดีต เคยมีคนพยายามจะกรอกข้อมูลลงในแบบฟอร์มสำเร็จรูปของทางราชการ ด้วยการพิมพ์ผ่านโปรแกรม Excel แต่ก็พบว่าเสียเวลาและยุ่งยากในการจัดตำแหน่ง จึงเปลี่ยนมาเป็นการสร้างแบบฟอร์มใน Excel ให้เหมือนกับแบบฟอร์มทางราชการ เพราะนอกจากจะกรอกข้อมูลลงในตำแหน่งที่ต้องการได้แล้ว ยังสามารถเขียนสูตรคำนวณง่ายๆ ได้อีกด้วย

แต่วิธีการกรอกข้อมูลที่อิงกับการกรอกลงในกระดาษแบบเดิมๆ พบว่า การกรอกแบบฟอร์มด้วยคอมพิวเตอร์นั้น เสียเวลาและยุ่งยากยิ่งกว่าการกรอกด้วยมือ เช่น แค่การกรอกเลขประจำตัวประชาชน 13 หลักลงใน 13 ช่องของแบบฟอร์ม ผู้ใช้ต้องกรอกตัวเลขและกดแป้น Enter อย่างน้อย 13 รอบต่อ 1 คน และถ้ามีจำนวนข้อมูลปริมาณมากๆ ซึ่งต้องกรอกลงแบบฟอร์มจำนวนหลายๆ แผ่น ก็จะยิ่งเพิ่มความยุ่งยากมากขึ้นไปอีก เพราะเป็นการทำงานแบบเอา Input ไปใส่ใน Output โดยตรง

หลักสูตรนี้จะแนะนำแนวคิดและวิธีการที่ถูกต้อง ในการใช้คอมพิวเตอร์เพื่อการสร้างและกรอกแบบฟอร์มด้วย Excel ลดเวลา ลดความผิดพลาด และลดความซ้ำซ้อนของงาน ด้วยการใช้แม่แบบเอกสาร (Template) การทำงานแบบฐานข้อมูล (Database) การแยกส่วนนำเข้า (Input) และส่วนผลลัพธ์ (Output) เป็นหลักสูตรที่มีคนถามหากันมากที่สุดในช่วงนี้ บัดนี้พร้อมแล้วที่ให้ทุกท่านได้เข้ามาเรียนรู้ และพิเศษสุด แจกฟรี..! CD รวมแบบฟอร์มทางราชการ และแบบฟอร์มในงาน HR เป็นไฟล์ Excel ที่สุดแสนจะฉลาด ด้วยสูตรอัจฉริยะ ซึ่งหลายท่านคงเคยเห็นตัวอย่างในแบบฟอร์มนำส่งเงินสมทบประกันสังคม ที่ได้แจกจ่ายให้ใช้มาระยะหนึ่งแล้ว

ผู้เข้าอบรมจะได้เรียนรู้ความสามารถของ MS Excel ในมุมมองที่ไม่ใช่เพียงแค่สร้างแบบฟอร์มเท่านั้น แต่ยังได้เรียนรู้ถึงเทคนิคการสร้างแบบฟอร์มอัจฉริยะ แบบฟอร์มที่ฉลาด การใช้สูตรและฟังก์ชันที่เกี่ยวข้อง เพื่อพัฒนาแบบฟอร์มอัจฉริยะแจกจ่ายให้ใช้กันทั่วไปในองค์กร

หลักสูตรนี้เหมาะสำหรับ

• • ผู้บริหาร, ผู้จัดการ ยุคใหม่ ที่ต้องการใช้ไอทีให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

  • เลขานุการ, เจ้าหน้าที่ธุรการ, เจ้าหน้าที่ควบคุมเอกสาร และเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์

  • ตลอดจนผู้สนใจทั่วไป ที่ต้องการเรียนรู้ Excel แบบมืออาชีพ เพื่อลดเวลา ลดค่าใช้จ่าย และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

คุณสมบัติของผู้เข้าอบรม

• • มีความรู้และทักษะพื้นฐานในการใช้ Windows และ MS Excel (เวอร์ชั่นไหนก็ได้) บ้างพอสมควร

  • สามารถเขียนสูตร Excel โดยใช้ฟังก์ชันพื้นฐานต่างๆ ได้พอสมควร

  • หรือเคยผ่านการอบรมหลักสูตร "Excel กับงานฐานข้อมูล" มาแล้ว

หัวข้อการอบรม

• • ลักษณะแบบฟอร์มที่เป็นกระดาษ และแบบฟอร์มที่ต้องกรอกข้อมูลผ่านหน้าจอคอมพิวเตอร์

  • หลักการออกแบบ แบบฟอร์มเอกสาร

  • การแบ่งส่วนข้อมูลนำเข้า (Input) และส่วนผลลัพธ์ (Output)

  • การวิเคราะห์แบบฟอร์ม เพื่อการออกแบบฐานข้อมูล (Database)

  • การออกแบบฐานข้อมูลที่ลิงค์กับแบบฟอร์มโดยอัตโนมัติ

  • การออกแบบหน้าจอสำหรับบันทึกและนำเข้าข้อมูล (Input)

  • การสร้างสูตรอัจฉริยะ (Process) เพื่อดึงข้อมูลไปกรอกในแบบฟอร์ม

    • การทำ Multiple match เพื่อระบุรายการที่ตรงตามเงื่อนไข

    • การใช้ INDEX+SMALL หรือใช้ LOOKUP เพื่อดึงข้อมูล

  • ฟอร์มแผ่นเดียวแต่เพิ่มจำนวนหน้าได้อัตโนมัติเมื่อจำนวนข้อมูลเพิ่มขึ้น

  • การสร้างรายการเลือก (Static List & Dynamic List)

  • การตั้งชื่อช่วงข้อมูล (Range name)

    • การตั้งชื่อช่วงข้อมูลแบบคงที่ (Static range name)

    • การตั้งชื่อช่วงข้อมูลแบบไดนามิค (Dynamic range name)

  • ฝึกปฏิบัติสร้างแบบฟอร์มเอกสารและการเขียนสูตรเชื่อมโยงฐานข้อมูล

รูปแบบการอบรม

• บรรยาย, ยกตัวอย่างประกอบ และฝึกปฏิบัติจริงกับคอมพิวเตอร์ 1 คน / เครื่อง

• ภายใต้การดูแล และการให้คำแนะนำอย่างใกล้ชิดจากวิทยากรและทีมงาน

หมายเหตุ

• กรณีจัดเป็นหลักสูตร In-House Training ทางผู้จัดหรือผู้เรียน จะต้องเตรียม Computer Notebook มาด้วย

• กรณีจัดเป็นหลักสูตร In-House Training ควรจัดเป็น 2 วัน เพื่อจะได้ฝึกปฏิบัติได้เต็มที่มากยิ่งขึ้น