"สร้างแบบฟอร์มใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี และใบเสร็จรับเงิน แบบอัตโนมัติ"

📌ภาพรวมของปัญหาในงานเอกสาร

ในงานเอกสารจำพวกแบบฟอร์ม ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี และใบเสร็จรับเงิน ผู้ใช้งานส่วนใหญ่มักจะออกแบบงานแยกเป็นหลายๆ ชีทในหนึ่งไฟล์ หรือแยกเป็นหลายๆ ไฟล์ ตามเลขที่และประเภทแบบฟอร์มเอกสาร ถึงแม้ว่าในตอนทำงานอาจจะดูง่าย แค่คัดลอกแบบฟอร์ม → เปลี่ยนเลขที่เอกสาร → แก้รายละเอียด → สั่งพิมพ์ → บันทึกไฟล์ไว้ เหมือนจะง่ายและไม่ซับซ้อน แต่การใช้ข้อมูลในระยะยาวจะเกิดปัญหาตามมา เช่น 

• ต้องเปิดไฟล์หลายสิบไฟล์ หรือหลายร้อยไฟล์ เพื่อรวบรวมข้อมูล

• การสรุปยอดขายหรือยอดซื้อ ต้องคัดลอกข้อมูลทีละไฟล์หรือทีละชีท

• การสรุปข้อมูลแยกตามลูกค้าหรือตามผู้ขาย ต้องค้นหาในหลายไฟล์

• มีความเสี่ยงที่จะผิดพลาดสูง เพราะต้องรวบรวมด้วยมือ (ทำงานแบบ Manual)

• เสียเวลาส่วนใหญ่ไปกับงานรวบรวม ไม่ใช่การวิเคราะห์ข้อมูลหรือจัดทำรายงาน

แนวทางแก้ไขที่ดีกว่าคือ การออกแบบกระบวนการทำงานให้เป็นลักษณะฐานข้อมูล ใช้แบบฟอร์มแม่แบบ (Master form หรือ Master template) เพื่อกรอกข้อมูล โดยเชื่อมโยงข้อมูลสำคัญมาจากตารางฐานข้อมูล เก็บรายการในตารางเดียว ป้อนข้อมูลครั้งเดียว (แต่สามารถนำไปใช้ได้หลายจุด) ใช้ VBA เพื่อการทำงานแบบอัตโนมัติ และสามารถสร้างแม่แบบรายงาน (Report template) โดยดึงข้อมูลจากฐานข้อมูล อีกทั้งยังสามารถใช้เครื่องมือ (เช่น Pivot Table) สรุปข้อมูลตามเงื่อนไขต่างๆ ได้ทันที 

📌วัตถุประสงค์

• เพื่อให้ผู้เรียนเข้าใจการออกแบบ แบบฟอร์มเอกสารที่มีประสิทธิภาพ สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันโดยการ "กรอกข้อมูลเพียงครั้งเดียว"

• เพื่อให้ผู้เรียนสามารถเชื่อมโยงข้อมูลจากฐานข้อมูลกับแบบฟอร์มเอกสารได้

• เพื่อให้ผู้เรียนสามารถใช้สูตรและฟังก์ชัน Excel ในการสรุปข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมไปถึงการใช้ VBA เพื่อการทำงานอัตโนมัติ ลดเวลาและความผิดพลาด

• เพื่อเป็นการ Up-Skill Re-Skill ทักษะการใช้ Excel ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

📌กลุ่มเป้าหมาย

• เจ้าของธุรกิจขนาดกลางและขนาดเล็ก ที่วุ่นวายกับการทำเอกสารด้วยตนเอง ต้องการความยืดหยุ่นในการปรับแต่งเอกสารตามความต้องการ

• เจ้าของธุรกิจขนาดกลางและขนาดเล็ก ที่ต้องการวางระบบเอกสารที่เป็นอัตโนมัติ โดยไม่จำเป็นต้องซื้อหาโปรแกรมสำเร็จรูปราคาแพงๆ

• เจ้าหน้าที่ธุรการฝ่ายขาย หรือฝ่ายบัญชี ที่ต้องออกเอกสารใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี และใบเสร็จรับเงิน ด้วย Excel

• ผู้ที่รับผิดชอบงานด้านแบบฟอร์มเอกสารต่างๆ ในองค์กร

📌เนื้อหาการอบรม (หลักสูตร 1 วัน)

1. หลักการออกแบบ “ตารางฐานข้อมูล” ด้วยโปรแกรม Excel

   1. • ตารางฐานข้อมูลสินค้า

      • ตารางฐานข้อมูลลูกค้า

      • ตารางฐานข้อมูลประวัติการขายสินค้า/บริการ

      • การกำหนด Primary key เพื่ออ้างอิงข้อมูลในตาราง

      • เทคนิคการตั้งชื่อตาราง ชื่อคอลัมน์

      • การออกแบบโครงสร้างเลขที่เอกสาร (Document No.) แบบอัตโนมัติ

2. หลักการออกแบบ “แบบฟอร์มเอกสาร” ที่ใช้งานง่าย

   1. • แบบฟอร์มเดียวที่เป็นทั้ง ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี และใบเสร็จรับเงิน โดยใช้ Drop Down List หรือ Options Button

      • การเชื่อมโยงข้อมูลจากฐานข้อมูลมาแสดงในแบบฟอร์ม

      • การใช้ Checkbox เพื่อสร้างเงื่อนไขการคำนวณ (เช่น ยอดรวม ภาษี และส่วนลด)

3. สูตรและฟังก์ชัน Excel ที่จำเป็นสำหรับงานแบบฟอร์มเอกสาร

   1. • เทคนิคการตั้งชื่อ (Named Ranges) และการอ้างอิงในสูตร

      • การแปลงตารางข้อมูล (Range) ให้เป็น Table

      • ฟังก์ชัน Excel ที่เกี่ยวข้อง เช่น VLOOKUP XLOOKUP INDEX MATCH BAHTTEXT IF TODAY TEXT LEFT RIGHT ฯลฯ เป็นต้น

4. การเขียน Excel VBA เพื่อการทำงานแบบอัตโนมัติ

   1. • การเขียนโค้ดเพื่อส่งข้อมูลจากแบบฟอร์ม ไปบันทึกในฐานข้อมูลประวัติการขาย

      • การเขียนโค้ดเพื่อแจ้งเตือนและตรวจสอบข้อมูลให้ถูกต้องก่อนการบันทึก

      • การเขียนโค้ดเพื่อบันทึกแบบฟอร์มเป็นไฟล์ PDF โดยอัตโนมัติ

      • การเขียนโค้ดสำหรับพิมพ์เอกสารอัตโนมัติ การเลือกจำนวนสำเนา

      • การสร้างปุ่ม (Button) เพื่อรันคำสั่ง VBA เช่น SaveData, ClearForm, PrintForm

5. การจัดรูปแบบการพิมพ์ที่เหมาะสม และเงื่อนไขการพิมพ์

6. การป้องกันการแก้ไขสูตรในแบบฟอร์มเอกสาร

7. ตัวอย่าง การทำรายงานสรุปข้อมูลการขายตามเงื่อนไข

📌ความรู้พื้นฐานของผู้เรียนที่ควรมี

• • • มีความรู้และทักษะการใช้ Excel ได้ในระดับกลาง 

    • สามารถ(หรือเคย)เขียนสูตร Excel เบื้องต้นโดยใช้ฟังก์ชันพื้นฐานได้

    • มีประสบการณ์ในการทำงานเกี่ยวกับเอกสาร

    • ใช้ Excel เวอร์ชัน 2021 หรือสูงกว่า เพื่อประสิทธิภาพการอบรม