หลักสูตรฝึกอบรม

หลักสูตร Excel for Beginner (พื้นฐานสำคัญสำหรับทุกสายงาน)

ก่อนที่จะตัดสินใจเรียนหลักสูตร Excel ใดๆ ขอแนะนำให้เริ่มต้นจากหลักสูตรนี้ก่อน เพื่อเป็นการปรับพื้นฐานและมุมมองเดิมๆ เกี่ยวกับ Excel เรียนรู้ฟังก์ชัน และเทคนิคการเขียนสูตรคำนวณ ที่สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้กับทุกสายงาน เตรียมความพร้อมที่จะก้าวไปสู่การใช้ Excel แบบมืออาชีพในหลักสูตรอื่นๆ ต่อไป

หลักสูตร Excel Advance (สำหรับทุกสายงาน)

สำหรับผู้ที่ใช้โปรแกรม Excel ในการทำงานอยู่แล้ว แต่ต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม เกี่ยวกับเทคนิคที่ซับซ้อนยิ่งขึ้น โดยเฉพาะในเรื่องของการเขียนสูตรคำนวณต่างๆ การเขียนสูตรแบบอาเรย์ (Array formula) การออกแบบฐานข้อมูล การบันทึกแมโคร และการเขียน VBA เบื้องต้น เพื่อสามารถนำไปประยุกต์ใช้กับงานจริงได้หลากหลายไม่ว่าจะเป็นงานฐานข้อมูลบุคลากร, งานบริหารคลังสินค้าคงคลัง, ตลอดจนงานขายและการตลาด ได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

การที่ต้องนำข้อมูลจากแหล่งอื่นๆ มาประมวลผลใน Excel เช่น โปรแกรมบัญชี โปรแกรมเงินเดือน หรือข้อมูลจากเครื่องรูดบัตร ฯลฯ ผู้ใช้ส่วนใหญ่มักจะ Print รายงานต่างๆ ออกมาเป็นกระดาษก่อน หรือถ้าได้ข้อมูลมาเป็นรูปแบบไฟล์ แต่ยังไม่อยู่ในรูปแบบตารางฐานข้อมูลที่จะนำไปใช้ได้ ต้องมาเสียเวลากรอกข้อมูลใหม่ หรือต้องนำไฟล์มาตัดต่อใหม่ทุกครั้ง เพื่อจะนำไปประมวลผลหรือจัดทำรายงานด้วย Excel ซึ่งเป็นการทำงานที่ซ้ำซ้อน เสียเวลา อีกทั้งยังเสี่ยงต่อความผิดพลาดในการกรอกข้อมูลได้ ทั้งๆ ที่เราสามารถ Export ข้อมูลออกมาเป็น Text file หรือ Excel file (ซึ่งมีรูปแบบแน่นอน) แล้วมาทำการแปลง (Convert) ให้เป็นรูปแบบที่จะนำไปใช้ได้ทันที ทำให้ลดเวลาในการทำงาน ลดความซ้ำซ้อน และลดความผิดพลาดได้

สำหรับผู้ที่อยู่ในสายงาน HR (งานด้านบุคลากร) หลักสูตรนี้ถือว่าเป็นหลักสูตรที่ "ไม่เรียนไม่ได้" เป็นการฝึกปฏิบัติและเรียนรู้การใช้ Excel ในด้านที่เกี่ยวข้องกับงาน HR โดยเฉพาะ เช่น งานค่าจ้างค่าตอบแทน งานประเมินผลการปฏิบัติงาน งานฝึกอบรมและพัฒนา งานบริหารสวัสดิการ และการตั้งเงื่อนไขการคำนวณต่างๆ ฯลฯ เป็นต้น

หลักสูตรต่อยอดสำหรับผู้ที่ทำงานสาย HR เรียนรู้การออกแบบระบบงานฐานข้อมูล การประยุกต์ใช้สูตรและฟังก์ชันที่ซับซ้อน การเชื่อมโยงข้อมูลจากหลายๆ ตาราง และการสรุปข้อมูลจากฐานข้อมูลตามเงื่อนไขต่างๆ โดยฝึกปฏิบัติและเรียนรู้จากระบบงานจริง เช่น ระบบบันทึกประวัติการฝึกอบรม ระบบบันทึกประวัติการเบิกสวัสดิการ ฯลฯ เป็นต้น

HR ยุคเก่ามักไม่ประสบความสำเร็จ ในการสรุปรายงานนำเสนอผู้บริหาร ส่วนใหญ่มักทำรายงานแบบรูปเล่ม เนื้อหาอัดแน่นไปด้วยข้อความและตัวเลข ไม่ต่างจากวิทยานิพนธ์ ในขณะที่ผู้บริหารสนใจบทสรุปที่กระชับ มีเนื้อหาครอบคลุม และรูปแบบรายงานที่ดูแล้วเข้าใจง่าย 

การออกแบบการเก็บข้อมูลแบบฐานข้อมูล จะช่วยให้นำข้อมูล มาประมวลผลและสรุปออกมาตามเงื่อนไขต่างๆ ได้ง่ายและสะดวก ทั้งการใช้สูตรและฟังก์ชันของ Excel หรือเครื่องมือที่แสนฉลาดอย่าง PivotTable เพื่อนำข้อมูลเหล่านั้น ไปนำเสนอผ่าน กราฟ ตาราง หรืออินโฟกราฟิก ในรูปแบบ HRIS Report หรือ HR Dashboard ได้ต่อไป

หลักสูตรนี้ต่อเนื่องจาก "การประมวลผลข้อมูลและการจัดทำรายงาน HR" แต่จะเน้นที่การจัดการข้อมูลให้ถูกต้องตามประเภท (Data type) การสรุปข้อมูลด้วย PivotTable และการนำเสนอข้อมูลด้วย PivotChart และ Info graphic การใช้ Slicer (Excel 2010 ขึ้นไป) ในการคัดกรองข้อมูล เพื่อให้รายงานมีความเป็น Dynamic โดยไม่ต้องเขียนสูตรมากมาย

เรียนรู้หลักการออกแบบรายงานแบบ Dashboard และตัวอย่างการอ่านข้อมูลที่ได้ เพื่อวิเคราะห์สถานการณ์ขององค์กร ในด้านบุคลากร ทั้งในอดีต ปัจจุบัน ที่อาจส่งผลต่อการดำเนินงานในอนาคต

ประยุกต์ใช้ Excel ทำงานในแบบฐานข้อมูล โดยการออกแบบระบบงานที่มีการเชื่อมโยงข้อมูลจากหลายตาราง เรียนรู้การออกแบบฐานข้อมูล การตรวจสอบความถูกต้องของการนำเข้าข้อมูล การระบุช่วงข้อมูลแบบไดนามิค การใช้ Macro เพื่อช่วยในการทำงานแบบอัตโนมัติ การดึงข้อมูลจากฐานข้อมูลตามเงื่อนไข การสรุปและประมวลผลข้อมูล และการทำรายงานทั้งในรูปแบบตารางหรือกราฟ

ประยุกต์ใช้ Excel ทำงานในแบบฐานข้อมูล โดยการออกแบบระบบงานที่มีการเชื่อมโยงข้อมูลจากหลายตาราง เรียนรู้การออกแบบฐานข้อมูล การตรวจสอบความถูกต้องของการนำเข้าข้อมูล การระบุช่วงข้อมูลแบบไดนามิค การใช้ Macro เพื่อช่วยในการทำงานแบบอัตโนมัติ การดึงข้อมูลจากฐานข้อมูลตามเงื่อนไข การสรุปและประมวลผลข้อมูล และการทำรายงานทั้งในรูปแบบตารางหรือกราฟ

ในงานแบบฟอร์มที่เนื้อหาข้อความส่วนใหญ่เหมือนกัน แต่อาจจะแตกต่างกันบ้างในบางจุด เช่น ชื่อ นามสกุล ตำแหน่ง จำนวนเงิน หรือที่อยู่ ฯลฯ เช่น

• แบบฟอร์มใบสลิปเงินเดือน

• แบบฟอร์มจดหมายเวียน

• แบบฟอร์มจ่ายเบี้ยเลี้ยงผู้สูงอายุ

• แบบฟอร์มใบเสร็จรับเงินค่าส่วนกลาง

• ฯลฯ เป็นต้น

ซึ่งลักษณะงานดังกล่าวอาจจะมีหลายสิบ หลายร้อย หรืออาจจะมากกว่าหนึ่งพันคนขึ้นไป เราไม่จำเป็นต้องสร้างจำนวนแบบฟอร์มเท่ากับจำนวนคนทุกคน แต่เราสามารถสร้างแบบฟอร์มแค่หน้าเดียว แล้วดึงข้อมูลจากฐานข้อมูลมากรอกได้แบบอัตโนมัติ สามารถเปลี่ยนเงื่อนไขในการแสดงข้อมูล และสั่งพิมพ์แบบฟอร์มตามจำนวนคนได้ในคลิกเดียว

คุณเคยคิดแบบนี้หรือไม่? 

• ต้องการเป็น Super user ในบริษัท ที่สามารถทำงานซึ่งต้องใช้เวลานานๆ ให้เสร็จได้ภายในไม่กี่นาที เพื่อนร่วมงานก็เรียกคุณว่า "เทพ Excel"

• ต้องการสร้างหรือพัฒนาระบบงานเอกสารในปัจจุบัน ที่ส่วนใหญ่ยังเป็น Manual ให้เป็นแบบ Automatic มากขึ้น

• หรือบางคนวางแผนชีวิต อยากเป็นวิทยากร เป็นที่ปรึกษอิสระ หรือหารายได้เสริม โดยใช้ความรู้ Excel

ใช้เวลาเรียน 5 วัน (เฉพาะวันหยุด) เรียนเป็นกลุ่มเล็กๆ ตั้งแต่พื้นฐานจนถึงขั้นสูง (ออกแบบระบบงานได้) ด้วยรูปแบบการเรียนที่เข้มข้น ต้องทำการบ้านทุกครั้งที่เรียน และ "ต้องมีความขวนขวายในตนเอง" จึงเหมาะสำหรับคนที่ตั้งใจจริงเท่านั้น

พร้อมรับสิทธิพิเศษ ในการพิจารณาให้เข้าร่วมเป็นทีมงานกับผู้สอน และมีงานจ่ายให้ (สำหรับคนที่มีความพร้อม)

Excel ขึ้นชื่อในเรื่องการสร้างแบบฟอร์ม ผู้ใช้ทั่วไปจึงสร้างฟอร์มเอกสารต่างๆ ออกมามากมาย (จนล้นออฟฟิศ) แต่หลักสูตรนี้จะสอนวิธีสร้างฟอร์มแบบอัจฉริยะ (e-Form) ที่นอกจากจะอำนวยความสะดวกในการใช้งานแล้ว ยังลดปริมาณแบบฟอร์มเอกสารต่างๆ ลงได้เป็นจำนวนมาก และถ้าเชื่อมโยงกับฐานข้อมูล ก็จะยิ่งเพิ่มประสิทธิภาพของแบบฟอร์มขึ้นไปอีก สามารถประยุกต์ใช้กับงานแบบฟอร์มทั่วไป เช่น แบบฟอร์มประกันสังคม แบบฟอร์มภาษี แบบฟอร์มงานบุคคล แบบฟอร์มงานธุรการ แบบฟอร์มงานจัดซื้อ ฯลฯ เป็นต้น

หลักสูตร Excel Smart PO & Invoice หลักสูตรที่ช่วยให้คนที่ทำงานจัดซื้อ, คนที่ออกเอกสารใบแจ้งหนี้-ใบเสร็จรับเงิน, คนที่ทำใบเสนอราคา ฯลฯ ที่ไม่ได้ใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูป สามารถทำเอกสารเหล่านั้นออกมาได้ง่ายๆ ด้วย Excel โดยใช้สูตร ฟังก์ชัน และคำสั่ง VBA เล็กน้อย ก็ได้ระบบงานที่สะดวกไม่ต่างจากโปรแกรมสำเร็จรูป

ในการทำเอกสารเหล่านั้น ผู้ใช้มักจะประสบปัญหาหลายอย่างคล้ายกัน เช่น 

• ต้องรันเลขที่เอกสารเอง ทำให้มีเลขที่ซ้ำหรือข้ามไป, 

• ต้องพิมพ์รายการเองทั้งหมด ทั้งข้อมูลลูกค้า หรือข้อมูลผู้ขาย รายการสินค้า ฯลฯ ทั้งที่ควรจะแค่ใส่รหัสไม่กี่ตัว แล้วแสดงรายการที่ต้องการ 

• ไม่สะดวกในการเรียกดูข้อมูลย้อนหลัง เสียเวลาในการประมวลผลหรือทำรายงาน

• ได้ข้อมูลที่ผิดพลาด เพราะไม่มีการเก็บข้อมูลในรูปแบบฐานข้อมูล (ส่วนใหญ่เก็บเป็นแบบฟอร์ม)

แบบฟอร์มทางราชการที่องค์กรจะต้องทำประจำทุกเดือนก็คือ แบบฟอร์มนำส่งเงินสมทบประกันสังคม และแบบแสดงรายการภาษีหัก ณ ที่จ่าย ที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายเงินเดือนพนักงานในแต่ละเดือน ซึ่งได้แก่

• • แบบนำส่งเงินสมทบประกันสังคม (สปส.1-10 และใบแนบ), 

  • แบบฟอร์มแจ้งขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน (สปส.1-03)

  • แบบฟอร์มแจ้งการพ้นสภาพ (สปส.6-09)

  • แบบยื่นรายการภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย (ภงด.1 และใบแนบ), 

  • แบบยื่นรายการภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย (ภงด.1ก. และใบแนบ)

  • แบบยื่นรายการภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ภงด.3 และ ภงด.53)

  • หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50ทวิ)

ซึ่งแบบฟอร์มดังที่กล่าวมานั้น สามารถใช้ข้อมูลนำเข้า (Input) ร่วมกันได้ เพียงแต่ต้องออกแบบตารางฐานข้อมูลหลัก ให้สามารถเก็บข้อมูลได้ครบถ้วน ผู้ใช้ก็จะกรอกข้อมูลเพียงจุดเดียว แล้วดึงข้อมูลไปออกฟอร์มต่างๆ ตามเงื่อนไขที่ระบุได้โดยอัตโนมัติ

ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายขาย ฝ่ายผลิต ฝ่ายจัดซื้อ หรือฝ่ายซ่อมบำรุง ย่อมมีความต้องการ "รายงานสรุป" ในมุมมองต่างๆ เพื่อให้ทราบถึงสถานะในการปฏิบัติงานที่ผ่านมา หรือวิเคราะห์แนวโน้มในอนาคต เช่น

• ยอดซื้อ ยอดขาย ยอดผลิต ปริมาณการซ่อม จำนวนลูกค้า ฯลฯ

• ค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่สอดคล้องกับงบประมาณที่ตั้งไว้

• วิเคราะห์ปัญหาที่ผลการดำเนินการไม่เป็นไปตามแผน

• วิเคราะห์แนวโน้มที่อาจจะเกิดเป็นวิกฤติต่อการดำเนินงานของบริษัท

• ฯลฯ เป็นต้น

แต่ปัญหาที่ผ่านมามักจะพบว่า องค์กรเก็บข้อมูลไม่เป็นระบบ ไม่มีการปัดกวาดข้อมูลเสียก่อน (Data Cleansing) หรือมีข้อมูลที่ซ้ำๆ กัน แต่จัดเก็บไม่เหมือนกัน รวมไปถึงการเก็บข้อมูลที่ไม่ตรงกับประเภทข้อมูล (Data type) ทำให้การสรุปข้อมูลมีความยุ่งยาก และการนำเสนอข้อมูล(ในรูปแบบเดิมๆ) ก็ทำความเข้าใจยาก ไม่ทันต่อการตัดสินใจของผู้บริหาร

เปลี่ยนการทำงานเดิมๆ กับแบบฟอร์มกระดาษ สู่การทำงานกับแบบฟอร์มออนไลน์ ด้วย Google Form ที่สามารถสร้างแบบฟอร์ม หรือแบบสอบถาม ซึ่งแจกจ่ายไปให้กับผู้ใช้ผ่านทางอีเมล์ เว็บเพจ เว็บบอร์ด หรือทาง Social Network ต่างๆ โดยเมื่อผู้ใช้ทำการกรอกข้อมูล (ผ่านการสแกน QR Code ผ่านลิงค์จากโทรศัพท์มือถือ หรือคอมพิวเตอร์) ก็จะบันทึกเข้าฐานข้อมูลโดยตรง ซึ่งนำไปประมวลผลได้ทันทีด้วย Google sheets หรือ Excel เช่น

• แบบฟอร์มการขอใช้ห้องประชุม

• แบบฟอร์มการขอใช้รถบริษัท

• แบบฟอร์มการจดบันทึกมิเตอร์น้ำ มิเตอร์ไฟฟ้า

• แบบฟอร์มการลางานออนไลน์ (กรณีที่เงื่อนไขไม่ซับซ้อนมากนัก)

• แบบฟอร์มการขอซื้อ ขอเบิก วัสดุอุปกรณ์สำนักงาน

• ฯลฯ เป็นต้น

Google Sheets เป็นโปรแกรมประเภทสเปรดชีทเช่นเดียวกับ MS Excel ทำงานผ่าน Web Browser (เช่น Google Chrome, Microsoft Edge) มีฟังก์ชัน (Function) และเครื่องมือ (Tools) ให้ใช้งานคล้ายๆ กัน (บางเรื่องก็มีดีกว่าด้วย) และมีการอัพเดตใหม่ๆ เพิ่มเติมเสมอ 

ที่โดดเด่นก็คือ เป็นโปรแกรมที่ทำงานจากที่ไหนก็ได้ เพียงมีบัญชี Gmail และเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ก็สามารถใช้ Google Sheet ได้ “ฟรี” ทั้งการใช้ผ่านคอมพิวเตอร์ โน๊ตบุ๊ก โทรศัพท์มือถือ หรืออุปกรณ์ Android อื่นๆ ใช้งานร่วมกันได้หลายคนแบบออนไลน์ สามารถกำหนดสิทธิผู้ใช้งานได้

คนที่ทำงาน HR หรืองานธุรการสมัยใหม่ ลองพิจารณาคุณสมบัติเด่นๆ ของ Google Sheets ที่สามารถจะนำมาช่วยเพิ่มศักยภาพในการทำงานของตน ให้ง่ายและสะดวก

Data Visualization คือการแสดงข้อมูลให้เห็นเป็นภาพ เพื่อการเข้าใจข้อมูลได้ง่าย แม้ว่าในปัจจุบันจะมีโปรแกรมทางด้าน Info graphic มากมาย แต่....Excel ก็เป็นอีกโปรแกรมหนึ่งที่สามารถ สรุปและแสดงข้อมูล ในรูปแบบ Data Visualization ได้ 

ด้วยเครื่องมือพื้นฐานที่มีของ Excel ก็เพียงพอที่จะใช้นำเสนอข้อมูลให้ชัดเจน และเข้าใจได้ง่าย เช่น การจัดรูปแบบต่างๆ (Format, Custom Format, Conditional Formatting) และ กราฟ (Chart) เป็นต้น ซึ่งในหลักสูตรนี้จะสอนเทคนิคการสร้างกราฟแบบต่างๆ เพื่อจะสื่อสารข้อมูลให้กลุ่มเป้าหมายเข้าใจได้ง่าย

การนำเสนอ (Presentation) เป็นหนึ่งในทักษะที่จำเป็น ที่คนทำงานทุกคนควรจะต้องฝึกฝนให้เกิดความชำนาญ เพราะเป็นหนทางนำไปสู่ความสำเร็จ การนำผลงาน แผนงาน โครงการ และความคิดต่างๆ เสนอผู้มีอำนาจ เพื่อให้มีการรับรองหรืออนุมัติ ซึ่งนับว่าเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการทำงาน 

การใช้เครื่องมือประกอบการนำเสนอ ช่วยให้การนำเสนอนั้นมีความชัดเจน และมีความน่าสนใจยิ่งขึ้น ในอดีตเราอาจใช้การเขียนกระดาน เขียนชาร์ท หรือใช้แผ่นใส แต่ในปัจจุบันเชื่อว่าคงหนีไม่พ้นที่จะใช้ PowerPoint เป็นเครื่องมือสำคัญในการนำเสนอ แต่ผู้ใช้ส่วนใหญ่ก็ยังขาดความรู้ความเข้าใจที่ดีพอเกี่ยวกับโปรแกรมนี้